Organiziranje: uporabite mape, da razklenite namizje

Organizirati in ostati organiziran je kot izgubiti kilograme. Kratkoročne rešitve ne delujejo. Spremeniti morate življenjski slog, ki se ga lahko dolgoročno držijo vi in ​​vaši zaposleni ali poslovni partnerji.

V tej seriji bom dal nasvete, kako organizirati svoje podjetje in svoje osebne podatke. Prejšnji članek je razložil pomembnost razumevanja, kako vaše podjetje razmišlja o informacijah. Zdaj vam bom pokazal, kako uresničiti te temelje s konvencijami in strukturami poimenovanja računalniških map. Večina podjetij bo izvajala te strukture map na svojih strežnikih ali v paketu za upravljanje projektov, vendar so enako uporabni prav na vašem namizju ali v e-poštnem odjemalcu.

Kaj so mape, res?

Mape so okostje vašega podjetja. Tako kot zgradba stavbe podpirajo vse, kar se dogaja okoli njih, od kreativnega oblikovanja do preproste funkcionalnosti.

V svoji karieri sem delal v sedmih različnih uradih. Ekipe, ki so imele čiste in zdrave razloge, so bile vedno najboljše za nadaljnji uspeh in rast.

Zlasti mala podjetja morajo upoštevati to dejstvo: organizirano podjetje je tisto, ki je lahko za rast. Morda boste pomislili, da lahko v podjetju shranite veliko informacij, ker sta zdaj samo dva človeka in jih ne preslikajte v strukturo map. Na žalost, ko je čas, da najamete nove zaposlene in razvijte svoje podjetje, boste izgubili veliko časa, da bi jih poučevali o zmedenem sistemu. Zapravili boste še več časa in denarja, če boste popravili napake, čas in denar, ki bi ga porabili za rast.

Struktura vaše mape je odraz vaše poslovne strukture. Mape so ugnezdene v drugih mapah v hierarhičnem sistemu, ki se mora ujemati s hierarhičnim vrstnim redom vašega dela.

V razpravi o tem, kako vi in ​​drugi ljudje v vašem podjetju razmišljate o informacijah (ste to storili, kajne?), Ste verjetno začeli videti nekakšno hierarhijo. Priporočam, da skicirate to strukturo. Ni važno, ali ga skicirate na papirju, v kroglah ali v aplikaciji za beležke, kot je Evernote za Windows (brezplačno do 45 USD na leto, 4, 5 zvezdice) ali uporabljate programsko opremo za preslikavo miselnih vzorcev. Pisno besedilo vam bo pomagalo ugotoviti, ali obstajajo neskladnosti ali prekrivanja.

Primer strukture

Struktura vašega dizajna bo edinstvena, a ker vam ogromno pomaga videti primer, vam pokažem osnovno, ki jo uporabljam na namizju.

Kot pisatelj predvsem delam na pregledih izdelkov. Ko razmišljam o pregledih, imam v mislih tri kategorije: 1) ideje za izdelke za pregled, 2) članke, ki so v teku, in 3) ocene, ki so končani. V kategoriji "končano" se ponavadi spomnim pregledov po datumu njihove objave, ki jih poenostavim na mesec in leto, ker jih v enem mesecu nikoli ni preveč, da bi jih izgubil iz vida. V kategoriji "ideje" so stvari nekako tekoče. Nekatere ideje vključujejo več izdelkov, druge pa se nanašajo na eno stvar. Toda to, da so tekoče, še ne pomeni, da ne morem imeti sistema, ki bi jih organiziral. Znotraj kategorije "v teku" mislim na ime izdelka, ki ga pregledam. Zdaj, kako se to prevede v mape?

Ta sistem deluje, ker mi je pomembno, da vidim posnetek idej in stvari v teku. Prav imajo ime mape, zato jih vidim takoj, ko odprem svojo mapo »PREGLED«. Ni mi treba videti vseh imen izdelkov, ki sem jih končal v pregledu, zato jih vstavim v mape glede na datum njihove objave. Vsa imena map so skladna. Ko se status projekta spremeni od nedokončane do končane, ga povlečem v ustrezno mapo in njegova konvencija o poimenovanju je enaka vsem ostalim mapam, ki so z njim. Na primer, lahko v mapo z rimskimi številkami, kot je ii, povlečem do ravni c in d, ne da bi jo bilo treba preimenovati in se bo prilegala prav sistemu.

Namigi in triki

Številke. Opazite, kako se mesečne mape začnejo s štirimi števkami. Prvi dve števki sta za leto, druga pa za mesec. Rada vidim tudi imena mesecev, zato jih po koncu podčrtanja postavim na koncu. Sem velik zagovornik uporabe štirimestnih ali šestmestnih številk za datume iz nekaj razlogov. Najprej se osebno spominjam, kdaj so se stvari zgodile, zato enostavno najdem stvari, če jih lahko poiščem po datumu. Drugič, mape se vedno prikažejo po vrstnem redu po datumu, ko jih razvrstim po imenu, ker po abecednem redu 1101 pride, preden pride 1102 pred 1103 itd.

Uporaba datumov postane izredno uporabna, ko morate arhivirati, o čemer bom govoril v prihodnjem članku o upravljanju e-pošte.

Oznake. V svojem primeru uporabljam vse velike tiskane črke za mape, ki se začnejo z "IDEAS_", ker želim, da se "ideje" združijo, ko razvrščam po imenu. To mislim kot oznake. Za preglede v teku se ne trudim z oznako. Mapo samo poimenujem po imenu izdelka. Če bi imel naenkrat več kot 20 pregledov izdelkov, bi verjetno spremenil konvencijo o poimenovanju mape in dodal oznako, da bi vse nedokončane stvari ostale skupaj. "IN-PROGRESS_" bi bil verjetno predolg, a morda bi šlo za nekaj tako preprostega, kot bi "IN_".

Izkazalo se je, da "IN_" zlasti ne bi deloval, in evo, zakaj: Ko sem skiciral celotne strukture map, sem drugje uporabil besedo "in", da bi pomenil nekaj zelo specifičnega. Vidite, kako pomembno je najprej izrisati celotno stvar?

Edinstven. Eden od razlogov za uporabo oznak in številk je, da pomaga ohraniti edinstvena imena datotek. Nikoli ne želite, da dve datoteki ali mape poimenujeta isto stvar, ker če jih slučajno povlečete in spustite na isto mesto, lahko ena prebrisuje drugo. In seveda zmedeno.

Posebni liki. Podčrtaji so moj najboljši prijatelj v konvencijah o poimenovanju map. So čisti in omogočajo enostavno branje besedila. Nekateri v imenih mape uporabljajo presledke in vezaje - odvisno od vas. Ne glede na to, kaj izberete, vedno bodite pozorni na to, kako znaki vplivajo na abecedno razvrščanje imen. Včasih uporabim podčrtaj na začetku imena mape, kadar želim, da se ta mapa prikaže na vrhu, na primer "_DONE". Nato lahko preprosto povlečem vse, kar je končano, v zgornjo mapo. Če bi ga želel na dnu, bi ga lahko poimenoval "z_DONE."

Barva. Mac OS je fantastičen, saj vam hitro omogočajo barvne mape s kodo z desnim klikom. To lahko storite v računalniku, vendar je neroden. Ko sem se ukvarjal z zelo sodelovalnimi oblikovalskimi projekti, sem se zanašal na barvno kodiranje - kolegica in jaz sem mape na skupnem strežniku označila kot rumeno, ko je bila vsebina nova in še ne polirana, oranžna po tem, ko so datoteke prestale prvo fazo oblikovanja, in tako naprej skozi vijolično, kar je pomenilo, da je bilo delo opravljeno.

Ne glede na sistem, ki ga uporabljate, se ga držite! Doslednost je ključnega pomena za organizacijo. Ne pozabite, da je za to, da ostanete v formi, potrebne dolgoročne spremembe življenjskega sloga in ne hitri popravki. Kolikor je mogoče in kolikor je smiselno, poskusite uporabiti enaka osnovna načela v vseh projektih, skupinah in oddelkih v celotnem poslu.

Odpeljite se

Naslednji korak je zapomniti:

1. Pred izvedbo skicirajte svojo mapo.

2. Organizirajte informacije hierarhično in razmišljajte, kaj boste morali videti in vedeti v posnetku, ko pogledate v mapo.

3. V imenih mape uporabite črke, številke in posebne znake, da bodo prikazani v inteligentnem vrstnem redu.

4. Pri ustvarjanju novih map bodite dosledni konvencijam o poimenovanju.