Bodite organizirani: nasveti in orodja za upravljanje projekta

Lastniki malih podjetij, delujoči strokovnjaki in celo nekateri študenti pogosto igrajo vlogo vodje projektov, tudi ko so za to popolnoma usposobljeni. Vodenje projektov je velik in resen posel, z naprednimi stopnjami in certifikati, namenjenimi tej temi. Če niste certificirani premier, lahko projekt - in njegova povezana ekipa - pod vašim nadzorom odkrijete izven nadzora, zavijete izven tira in spremenite v popolnoma neurejen nered. Kako nadzirate svoj projekt, če ne veste nič o upravljanju projektov?

Prav to se mi je zgodilo pred nekaj leti na majhni organizaciji. Zahtevali so me, da vodim več prenovitev spletnih strani in ponovno zažene (zaposlil sem se kot urednik). Med člani skupine je bilo nekaj notranjih uslužbencev, pa tudi kar nekaj zunanjih izvajalcev in nekaj neplačanih prostovoljcev. In nisem vedel nič o upravljanju projektov.

Sem izredno organizirana oseba, zato sem bil v prvi vrsti odgovoren za vodenje projektov. Toda osebna organizacija ni isto kot vodenje projektov in moj prvi projekt se je začel grozno. Počutil sem se grozno zaradi tega in moje pomanjkanje samozavesti je samo poslabšalo zadeve. Seveda, znal sem zbrati informacije, sestaviti časovni razpored in jih razširjati vsem vpletenim, vendar nisem imel pojma, kaj naj še počnem.

Na koncu sem projekt razdelal in ga sprožil, vendar ni bil preprost. Toliko stvari bi si želel, da bi takrat vedel, kako organizirati in upravljati projekt.

Za vse, ki ne sumite duš, ki morajo nehote upravljati projekte, sem zbral nekaj modrosti od profesionalnih vodij projektov in delil nekaj nasvetov, ki sem se jih tudi naučil. Vsi ti nasveti so napisani v preprostem jeziku, brez PM žargona in kažejo na najboljše prakse, ki so splošne, taktične in praktične.

Poskrbite, da bo pogostost srečanj delovala za vse stranke. Pogostost srečanja (ali klica za geografsko ločene ekipe) se bo razlikovala glede na velikost projekta in kako dobro poteka. Tedenski sestanki ali klici so pogosto pravilo, zlasti ob zagonu, vendar je pogostost odvisna od velikosti in časovnice projekta in mora biti sprejemljiva in dragocena za vse strani. - Tom Thrash, vodja projektov v Aptari

Naj bodo srečanja pomembna. Imejte dnevni red, držite se dnevnega reda in zaključite predčasno. Zapravljanje časa projektne skupine je eden najhitrejših načinov, kako izgubiti zaupanje ekipe. Če gre za statusni sestanek, se prepričajte, da ostane v statusnem sestanku in ne bo postal sean zatiranja ali možganske nevihte. Povračilo že dodeljenih nekaj minut časa je hiter način sporočanja, da spoštujete ekipo in njihov čas. - Bill Sanders, generalni direktor podjetja Roebling Strauss, Inc. (digitalni projekt in svetovanje za upravljanje)

Izberite pravo orodje za sestanke. Ko so se tedenska telefonska srečanja z zunanjim izvajalcem izkazala za neproduktivna, sem v kombinacijo dodala preglednico Google Drive. Prikazala je seznam napak, ki sem jih identificirala v projektu, in oceno, kako pomembno se mi zdi, da jih je treba odpraviti. Izvajalec in jaz sva skupaj urejala ta dokument, medtem ko sta se pogovarjala po telefonu. Včasih bi si prav tam in tam odpravil manjše težave. Gostovanje "delovnih srečanj", kjer se delo opravi med samim sestankom, je odtlej postalo neprecenljiv dodatek k mojemu seznamu predlogov, kako nadaljevati projekt. Z uporabo orodij za sodelovanje v realnem času, sistemov za videokonference in staromodnih srečanj iz oči v oči so na voljo vse možnosti. -Jill Duffy

Če je "vse v redu", nadaljujte s kopanjem. Prijave so neprecenljive. Zelo pogosto se mi zdijo rezultati srečanja pri prijavi odgovor "vse je v redu." Takrat najdem nadaljnje odzive, kot so: "To je čudovito slišati, a res ni nobenih težav?" lahko izstopate in kjer dobite povratne informacije, ki jih lahko uporabite. To vprašanje, ki sledi, pogosto vodi do odgovorov: "No, da, X se je lepo gibal, ampak tam je bil ta mali Y, ki me je podrl po napačni poti." Obstaja veliko ljudi, ki se preprosto ne želijo pritoževati, zato je na vodji projekta, da kopate globlje. - Tom Thrash

Nikoli ne streljajte na glasnika. Ko gredo stvari narobe in bodo, nihče ne želi posredovati slabe vesti. Če ste znani po tem, da ste na slabe novice reagirali s čim drugim, razen s pozitivnim, "najlepša hvala, ker ste mi to opozorili. Kako zdaj to rešimo?" skoraj zagotavljate, da ne boste nikoli prej dobili slabih novic. Zgodaj, če dobite slabe novice, imate veliko več časa za rešitev težav in zmanjšanje negativnega vpliva na projekt. - Bill Sanders

Naj drugi mislijo, da imajo nadzor. Mislim, da traja nekaj začimb, toda ena stvar, ki se mi je zdela dragocena, je, da se naučim biti pod nadzorom, drugi pa pustiti, da mislijo, da vozijo. Mnogi se želijo počutiti, kot da imajo nadzor, in to je v redu, vendar mora predsednik vlade razumeti, da so na koncu odgovorni za to, kako se projekt izkaže. - Tom Thrash

Uporabnik naj določi merila kakovosti. Vsak dobavitelj ima uporabnika, naj bo to drug član skupine ali končni uporabnik. Preden lahko lastniki tega izdelka natančno ocenijo čas in vire, potrebne za njegovo dokončanje, morajo vedeti, kako bo mogoče izmeriti kakovost in popolnost dobave. Ne glede na to, ali gre v obliki popolne tehnične specifikacije ali delovnega lista s kriteriji kakovosti na eni strani, bi ga moral uporabnik določiti vnaprej. Je ena najpreprostejših razpoložljivih tehnik obvladovanja tveganj. - Bill Sanders

Orodja za vodje projektov

Poleg najosnovnejših večnamenskih poslovnih orodij, kot sta Excel in Outlook, bodo PM-ji za ad-lib morda ugotovili, da jih specializirana programska oprema za upravljanje projektov dejansko spodbuja k najboljšim praksam s pomočjo integriranih funkcij. Dodelitev odgovornosti, ocenjevanje časov dokončanja opravila in vzdrževanje komunikacije je vse lažje zapomniti, če vas orodje vodi skozi predloge. Tukaj je nekaj, ki jih lahko uporabite za velike in majhne projekte:

Asana je res upravitelj opravil, vendar podpira več uporabnikov, je izjemno prilagodljiv in se lahko zlahka podvoji kot lahka aplikacija za upravljanje projektov.

Basecamp, naš uredniški izbor, je programska oprema za upravljanje projektov, ki se uporablja v mnogih velikih organizacijah. Brezplačna različica je spretna in prilagodljiva možnost za ekipe veliko manjših sredstev - dokler ne potrebujejo povezane shrambe.

Družba je po besedah ​​podjetja "orodje za sodelovanje v oblaku", kar pomeni, da vam ponuja mesto za spletno dokumentiranje in sodelovanje v njih. Medtem ko je bil Huddle prej bolj PM aplikacija, je zdaj zasnovan za uporabo v povezavi z drugo programsko opremo za upravljanje projektov. Marketinški strokovnjaki ga običajno uporabljajo bolj kot kdo drug.

LiquidPlanner (29 dolarjev na člana na mesec) ima eno od glavnih prednosti: načrtovanje prinaša navzdol. Namesto da bi od uporabnikov zahteval, da vnesejo mehke datume, ko mislijo, da bo delo opravljeno, LiquidPlanner omogoča, da jih PM razporedi po prioritetah. To je drugačen način razmišljanja in dela, lahko pa vam to uspe.

Obstaja veliko več orodij, ki jih lahko uporabljamo ali izberemo pri upravljanju projekta, včasih pa najpreprostejši opravijo delo učinkoviteje od robustnih in polno predstavljenih. Če imate odličen nasvet za upravljanje projektov ali priporočenega programa, pustite komentar spodaj.