Organizirajte se: bolj produktivna srečanja

Jeff Weiner, izvršni direktor LinkedIna, je pred kratkim objavil članek s svojim enim pravilom o odpravi neuporabnih sestankov: nobenih predstavitev. Jaz grem tja, kamor gre, vendar gre za absolutistično izjavo in ne morem reči, da se s tem strinjam v 100 odstotkih vseh okoliščin.

Verjamem, da je način za boljše sestanke najprej razumeti, kakšno srečanje nameravate organizirati, nato pa se organizirati in se na to ustrezno pripraviti. Z nekaj preprostimi koraki v fazi načrtovanja sestanka gre daleč na poti do bolj produktivnega za vse.

4 vrste srečanj

V mojih mislih so štiri vrste srečanj. Če še nikoli niste razmišljali o vrsti srečanja, ki ga nameravate organizirati, bi to lahko bila polovica vaše težave.

Informativno srečanje. Informativni sestanek je točno to, sestanek, ki se uporablja za širjenje informacij. Polletne seje mestne hiše so običajno informativne narave. PR-napoved je običajno tudi informativne narave. Običajno ima samo ena stranka na voljo podatke za skupno rabo. Prisotni so tam, da ga prevzamejo.

Razprava / srečanje za sodelovanje. Srečanja o možganskih idejah so primeri sestankov za razprave ali sodelovanje. Pri tovrstnem srečanju lahko ena ali več vpletenih strani sodeluje pri dnevnem redu. Informacije naj bi prihajale od več ljudi. Sodelavski sestanki so pogosto tudi sestanki za reševanje problemov.

Prijavni sestanek. Prijava je redno načrtovan sestanek, običajno okoli določenega projekta, ki lahko poteka ali ima predviden datum zaključka. Dnevni zapiski so primer prijav. Prijave so dobre, saj poskrbijo, da so vse vpletene strani na tekočem s težavami, rešitvami, spremembami, napredkom itd. Ena od prednosti rednih prijav sestankov je, da so pogosto zelo kratki.

Delovni sestanek. Delovna srečanja so mi osebno najljubša. Na delovnem sestanku opravljate delo, ki ga je treba dokončati. Tako enostavno kot to. Delovna srečanja stisnejo odlašanje v popku. Pogosto sodelujejo. En primer tega, kar je mogoče doseči na delovnem srečanju, so programerji in zainteresirane strani, ki se zberejo, da bi izvedli spremembe kode (recimo na spletnem mestu ali drugem interaktivnem izdelku), ki jih lahko obe stranki resnično natančno preverita v prisotnosti druge.

Kako narediti srečanja bolj produktivna

1. Hitro razpored. Razen v primeru vodenja tekočega ali dolgoročnega projekta sovražim sestanke, ki so načrtovani več kot dva ali tri tedne. Pogosto pred načrtovanjem sestanka potekajo pogovori med vsemi strankami, po e-pošti, telefonu ali osebno, in veliko raje imam, da so ti pogovori pred sejo sveži v mislih. Urnik predaleč in ustrezne informacije mi bodo že zdavnaj ušle iz glave.

Ko poskušate najti čas, primeren za številne ljudi, ki svojih koledarjev ne dajejo na voljo, lahko uporabite brezplačno spletno mesto z imenom Doodle, ki vam omogoča, da ustvarite anketo, v kateri lahko ljudje navedejo, kdaj so svobodni.

2. Uporabite jasno vrstico predmeta. V vabilu na sestanek je jasno, da je jasna tematika ključnega pomena za produktivnost vseh. Vsebina bi morala z nekaj besedami navesti splošni namen sestanka. Ljudje pomagajo vedeti, preden se na sestanku pojavijo ali pokličejo, kaj naj pričakujejo.

Jasno napisana vrstica lahko določene stranke tudi nakaže, kaj morajo pripraviti pred sejo.

3. Imeti dnevni red ali cilje. Vsako srečanje potrebuje dnevni red ali seznam ciljev. Glede na kompleksnost srečanja morda ne bo potrebno, da je izrecna, v tem primeru pa mora biti implicitno navedena v zadevi. Primer je "Zadeva: Nastavite postavitev za oktobrsko številko revije" - cilj je opraviti to nalogo na delovnem srečanju.

Namen prijavnega sestanka je prijava, pregled napredka in zaskrbljenost, tako da za te vrste srečanj verjetno ne boste potrebovali izrecnega dnevnega reda.

Razpravljalni sestanki resnično imajo koristi od dnevnega reda. Vsakdo bi moral prejeti dnevni red pred sejo. Priporočam, da ga vključite v polje z opombami v zahtevi za sestanek.

Ko si vodja sestanka vzame čas za pisanje dnevnega reda ali osnovnega seznama ciljev, ji tudi pomaga, da v lastni glavi utrdi namen sestanka in kako jo bo usmeril.

4. Določite vodjo sestanka. Vsako srečanje potrebuje vodjo ali sovodje. V večini primerov je vodja sestanka implicitno znan: kdo je sklical sestanek ali ima kaj za deliti, če gre za informativni sestanek. V telefonskem sestanku in video klepetu (npr. Webex) pogosto kliče oseba.

Absolutno najslabši sestanek, ki sem se ga kdaj udeležila, ni imel vodje, in približno na polovici srečanja sem ugotovil, da je več vpletenih strank mislilo, da bi moral voditi sejo. Naenkrat je bilo vneto in ponižujoče, da ne omenjam povsem neproduktivnega. V drugem nepremišljenem prizorišču sem nekoč sklical sestanek, ga načrtoval in v celoti nameraval, da bi ga vodil, samo da bi ga drugi sodelavec popolnoma prevzel - tudi dražil.

5. Izgubite tehnologijo, vendar naredite demonstracijo. Da, ta članek je namenjen zajemanju tem, povezanih s tehnologijo, in ja, pravim vam, da izgubite vsaj nekaj svoje tehnologije, da bi lahko organizirali bolj produktivne sestanke. Preden zapravite svoj čas za ustvarjanje škatle PowerPoint, se vprašajte: "Ali resnično potrebujete predstavitev?" Če je odgovor pritrdilen, ne pozabite, da je treba diapozitive uporabiti za to, da bodo ljudje vpleteni in okrepili svoje poante - ne pa jih naredili za vas. Zvezdne robčke nikogar ne navdušuje in nihče ne želi gledati videoposnetka, ko vas slišijo, da govorite ali se pogovorite z vami.

Če imate izdelek ali storitev za predstavitev, pokažite, kako deluje! Ne prikažite slik ali video posnetkov. Daj jim pravi McCoy.

Če želite vsakemu udeležencu sestanka dati določene informacije, vključno s fotografijami in videoposnetki, jim jih pošljite pred sejo, da se bodo lahko seznanili z gradivom, ki bo tako ali tako bolj produktivno za vse. Potem lahko svoj čas preživite v središču zadeve, verjetno pa tudi v veliko manj časa.