Bodite organizirani: upravljanje digitalnih družinskih dokumentov

Ljudje se obupajo znebiti papirja v življenju. Digitalni arhivi imajo tako veliko prednosti. Učinkovito jih lahko iščete. Elektronske dokumente lahko varnostno kopirate na več lokacij, tako da lahko do njih dostopate kadar koli in kjer koli. Deljenje digitalnih dokumentov z družinskimi člani, odvetniki in vsemi drugimi, ki jih potrebujejo, je veliko lažje kot fotokopiranje ali pošiljanje faksov.

Toda preden začnete skenirati listino v svoji hiši in potisniti vse mesečne račune in izjave na e-pošto, je pomembno, da razmislite, kaj si upate doseči s premikom v vse digitalni format, kot različne storitve, ki vam lahko pomagajo to bo avtomatiziralo velik del postopka. Prav tako boste želeli natančno vedeti, kaj počnejo te različne rešitve, saj vsi dajejo zelo različne rezultate. Ali boste s temi rezultati na koncu zadovoljni, je v veliki meri odvisno od vaših prvotnih ciljev.

Storitve sinhronizacije datotek (rešitev "naredi sam")

Družinske dokumente v spletu lahko preprosto shranite in upravljate z družbo Dropbox, Box, SugarSync ali katero koli drugo rešitev za shranjevanje v oblaku, vendar obstajajo prednosti in slabosti te metode.

Prednosti. Uporaba storitve za sinhronizacijo datotek je verjetno poceni (brezplačno lahko dobite 5 GB brezplačno) in izredno preprosta za nekatere vrste dokumentov ( npr . Enojne dokumente, ne pa ponavljajočih se računov ali izjav), še posebej, če že imate sinhronizacijo datotek račun nastavljen. Storitve sinhronizacije datotek ponujajo funkcije sodelovanja, tako da lahko datoteke naredite dostopne drugim v družini, odvetniku in podobno.

Slabosti. Če želite na ta račun shraniti mesečne račune in izpiske, to ne bo samodejno. Vsak mesec se boste morali prijaviti v vse svoje račune in PDF shraniti lokalno v mapo za sinhronizacijo datotek. Prav tako ne boste prejeli nobenih opomnikov, da bi izvedli to dejanje, še manj za plačilo računov. Nazadnje bi morali preveriti varnost izbrane storitve, da zagotovite, da bodo vaši dokumenti varni.

Pravzaprav obstaja težava s temi slabostmi in to je FileThis (trenutno v beta različici). FileThis se poveže z vašimi spletnimi računi in vse pomembne dokumente odloži v shrambo, s katero se povežete. Možnosti vključujejo Box, Dropbox, Google Drive, Evernote in celo svoj računalnik.

Posebne storitve: Osredotočene na finance

Obstajajo številne posebne storitve za pomoč pri upravljanju gospodinjskih dokumentov brez papirja, vendar ponavadi služijo nekoliko drugačnim namenom, zato je resnično pomembno, da razmislite, kaj v resnici morate storiti.

Manilla (brezplačna) je na primer spletni račun, ki ga lahko nastavite tako, da samodejno vodi evidenco o vseh mesečnih izpiskih in vas opominja, da plačujete račune. Ima tudi lepo funkcijo, s katero lahko spremljate programe nagrad, kot so pogosto preletni kilometri, in vas lahko spodbudi, da ukrepate na računu, preden potečejo točke. Manilla je odlična za ljudi, ki potrebujejo pomoč pri pravočasnem plačilu računov, ali za vse, ki želijo centralizirati vse te izjave ponudnikov storitev, vendar ne naredijo veliko več kot to.

Doxo je podoben Manilli, saj zbira izjave in račune, vendar omogoča tudi nalaganje drugih pomembnih gospodinjskih dokumentov, zaradi česar je bolj splošna digitalna omara. Všeč mi je, da Doxo združuje avtomatizacijo, ki jo najdete v Manilli, z načinom »Naredi sam« skeniranja in nalaganja vseh drugih dokumentov. Na žalost ima Doxo veliko manj partnerjev kot Manilla, zato se ne more povezati z nekaj večjimi ponudniki, kot so Chase Bank, Netflix, CapitalOne in nekatera druga velika imena. Doxo ima eno zanimivost, ki je Manilla ne: možnost izvoza zbranih dokumentov na drugo lokacijo, na primer račun Dropbox, tako da jih lahko varnostno kopirate.

NeatDesk in spletni shrambeni center NeatCloud (od 5, 99 USD na mesec) se osredotoča na pomoč pri skeniranju in nalaganju papirnatih dokumentov, ki jih imate v svoji hiši. Hitro in zelo dobro je identificirati zlasti davčno in finančno dokumentacijo, vse drugo pa lahko razvrstite in organizirate v račun v oblaku. Neat sicer ne ponuja nobene avtomatizacije za vnašanje ponavljajočih se dokumentov, kot to počneta Manilla in Doxo.

Posebne storitve: Osredotočeno na življenje

TheDocSafe (5, 95 USD na mesec) gre v nekoliko drugačni smeri. Potekal vas bo skozi dolg seznam družinskih in osebnih podatkov, ki jih boste morda želeli centralizirati, vključno s številnimi stvarmi, ki jih morda na papirju sploh ne boste imeli, na primer s podatki za stike v sili. Ob začetni namestitvi računa vas bo vodil po vprašanju, ki je v bistvu vprašalnik, da boste zajeli vse dokumente, ki bi jih lahko imeli: Ali imate dom? Si poročen? Imaš otroke? Imate zadnjo voljo in oporoko? Za vsako od teh vprašanj lahko vnesete odgovore in naložite ustrezne naslove, listine, potrdila in pravne dokumente.

Javont Vault je na nek način podoben, vendar je zasnovan bolj zato, da vse te podrobnosti prenesete upravičencu, ko umrete. Kljub temu deluje čudovito, ker varno centralizira veliko pomembnih družinskih ali osebnih dokumentov, medtem ko ste živi. Lahko si popisujete svoje imetje, navedete vse ID-je in gesla za prijavo v svoj spletni račun ter ljubljenim osebam pustite podrobne opombe o tem, kaj pričakujete, da bodo storili z vsemi temi podatki, ko boste umrli. Javont Vault je zaklenjen s številko socialne varnosti, tako da je omejena samo na uporabo v ZDA.

Najpomembnejši del? Vnaprej razmišljanje

Najpomembnejši korak, ki ga morate storiti pred digitalizacijo in digitalno organizacijo dokumentov o gospodinjstvu, je razmisliti, kaj želite storiti ali kakšen problem morate rešiti. Če začnete brezpapirno brez jasnega cilja ali izida v mislih, bi lahko vaša prizadevanja zapravila, saj številne razpoložljive rešitve ponujajo zelo različne storitve.