Bodite organizirani: intervju z michael naef of doodle

Na Doodle.com sem prvič naletel pred nekaj leti, ko sem sodeloval z ducatom prostovoljcev na projektu. Udeleženci so bili razpršeni po vsem svetu - Indija, Izrael, Singapur, Kalifornija, Massachusetts - in nekako smo morali najti čas, ko se bo večina izmed nas lahko srečala na spletu, da bi razpravljala o projektu. Eden od prostovoljcev je poslal povezavo na Doodle.com in od takrat so se zmenki kot časi združili.

Doodle je brezplačno spletno mesto in storitev, ki načrtuje tako preprosto kot ustvarjanje ankete. V anketo povabite ljudi in preprosto odkljukajo čase, ko so na voljo za sestanek, na podlagi številnih odločitev, ki jih ustvarjalec ankete ponuja. To so sanje o učinkovitosti.

Michael Naef (imenovan tudi Näf) je leta 2007 ustanovil Doodle in je direktor podjetja s sedežem v Zürichu. Pred kratkim sem z veseljem govoril z njim o tem, kako Doodle deluje kot orodje, ki spodbuja organizacijo in učinkovitost. Delil je tudi nekaj lastnih nasvetov, kako ostati produktiven in organiziran.

Najprej pa kratek pregled, kako deluje Doodle.com:

Jill Duffy: Jaz sem velika oboževalka Doodla in moram reči, da se mi zdi, da jo ves čas predstavljam ljudem. Je to težava, če se beseda izpusti?

Michael Naef: Po eni strani nam gre zelo dobro. Zdaj imamo vsak mesec več kot 15 milijonov uporabnikov. Torej, to je osupljiv uspeh in zelo navdušujoče za nas. Toda po drugi strani je še vedno veliko potenciala, če upoštevate, da mora skoraj vsakdo načrtovati načrtovanje na neki ali drugačni točki.

Naš najboljši komunikacijski mehanizem je orodje, storitev, ki je vgrajena prav. Na platformo pripeljete druge ljudi z razporedom, ker morate povabiti ljudi, da sodelujejo v vaši anketi, ki jo pošljete.

JD: Tako sem zagotovo izvedel. Povejte mi o napredku produktivnosti pri zapravljanju krajšega časovnega razporeda z orodjem, kot je Doodle.

MN: To je povezano z nedavno raziskavo, ki smo jo naredili. Pred nekaj leti smo naredili raziskavo, v kateri smo preučili, koliko časa ljudje potrebujejo, da organizirajo sestanke vsak teden. Ugotovili smo, da bi ljudje lahko prihranili do pol dneva vsak teden, če bi lahko vzeli ves čas, namenjen organiziranju srečanj.

Ta nova študija smo uporabili, da smo ugotovili, kaj še posebej načrtuje spletno načrtovanje v primerjavi s klasičnimi sredstvi, na primer e-pošto ali telefonski klici. Ugotovili smo, da lahko prihranite do dve tretjini časa, ki ga morate načrtovati, samo tako, da človeško koordinacijo izvlečete iz zanke in naredite celoten postopek učinkovitejšega in manj živčnega živca.

JD: Kakšno je povprečno število ljudi na katerem koli urniku srečanj?

MN: V našem primeru je povprečje nekje od pet do šest. Prav tam, kjer začnete prihraniti morda polovico časa, ki bi ga potrebovali po načrtovanju [v primerjavi z razporejanjem po e-pošti ali telefonu], in prihranite vedno več časa, ko več ljudi sodeluje. Pravzaprav vidimo veliko načrtovanja volitev za deset ljudi, 20 ljudi, do sto ljudi.

JD: Mislim, da če imate samo dve ali tri osebe, ne potrebujete orodja za urnik. V tistem trenutku je morda lažje samo govoriti z ljudmi in na ta način prihraniti čas.

MN: Pogosto je. To je zelo res. V primeru dveh ljudi imamo orodje za načrtovanje ena na ena. Imenuje se MeetMe in deluje nekoliko drugače. Proste in zasedene čase objavljate v majhnem koledarju, ki je objavljen na vašem osebnem naslovu Doodle.com.

Torej v mojem primeru gre za Doodle.com/myke. Lahko ga objavite, in če vas bodo ljudje želeli spoznati, lahko samo stopijo naprej in dajejo predloge v [vaš koledar] z veliko verjetnostjo, da boste imeli čas, ker bodo lahko videli vaše proste ure. Nato lahko zahtevo sprejmete, zavrnete ali prezrete.

Res je, da za tri osebe še vedno lahko pridete do rezultata prek e-pošte ali telefona, vendar se mi zdi, da ta metoda ni tako hitra kot uporaba orodja, kot je Doodle.

JD: Ali se ta koledar povezuje z drugimi orodji, kot sta Outlook ali Google Koledar?

MN: Da, res je. Vse, kar imamo pri Doodleu - imamo tudi orodje za razrešitev strank, imenovano BookMe, ki ga naredi korak naprej za, recimo, masažni studio ali kaj podobnega - vsi ti izdelki ponujajo integracijo koledarja. Vse temelji na isti tehnologiji na našem koncu. To je ena od prednosti. Če koledar kdaj napolnite, ne glede na to, ali gre za Outlook ali iCloud [podpora za iCloud, ki je bila nedavno predstavljena] ali Google Koledar, ko ste povezani s temi koledarji, jih lahko uporabite v vseh storitvah, ki jih ponujamo. Tako boste celoten postopek naredili bolj brezhibno in lažje.

JD: Želim za trenutek podpreti širšo sliko in govoriti o produktivnosti na splošno. Nekega dne me je novinar vprašal, ali smo obsedeni s produktivnostjo in mislim, da to še posebej velja za Američane. Od sedemdesetih let prejšnjega stoletja, odkar imamo računalnike na delovnem mestu, smo mislili, da bomo postali toliko bolj učinkoviti, da bomo morda celo dobili več časa nazaj in morda celo imeli štiridnevni delovni teden. In ugotavljam, da to sploh ni tako. Postali smo obsedeni s produktivnostjo v tem prizadevanju, da bi se bolj trudili, prinesli več rezultatov, zaslužili več denarja za podjetje - spraševal sem se o vaših razmišljanjih.

MN: To je nekakšna široka tema (smeh)! To doživljamo tudi v Evropi. Mislim, da je to vsekakor težnja v Združenih državah Amerike, toda v vseh zelo industrializiranih državah in miselnostih, kjer se ljudje trudijo, da bi bili produktivni, da bi se stvari lotili.

Tudi z gibanjem "kvantificirano jaz", kjer poskušate izmeriti vse, kar počnete, in poskušate optimizirati. Mislim, da obstaja nekaj nevarnosti, da se zanke krajšajo in krajšajo, pri posamezniku pa postanejo zelo naporne. Ljudje bi se morali zavedati, kje so njihove prednosti in kje so njihove omejitve, da vedo, kdaj upočasniti ali kdaj pospešiti, kadar je to potrebno ali redno.

Po drugi strani pa menim, da je zelo pozitiven trend, da so številna od teh bolj mučnih opravil - naj bo to načrtovanje dogodka ali iskanje leta, iskanje povezav na vlaku ali iskanje stvari po internetu - karkoli, vse te naporne naloge postanejo toliko lažje in vam pomagajo prihraniti čas. Mislim, da je izziv vložiti prihranjeni čas ne samo v večjo produktivnost, ampak tudi v večjo kakovost življenja osebno. Obstaja občutljivo ravnotežje med tem, koliko dela želite opraviti, kaj vam daje delo in koliko zasebnega življenja potrebujete. In koliko sive cone potrebujete med tema dvema in to je na koncu zelo osebna odločitev.

JD: Ugotavljam, da ima vse več ljudi raje mešano življenje, da si želijo, da bi bil njihov osebni koledar in njihov profesionalni koledar. Zagotovo veliko uporabljam Doodle za socialne namene, verjetno bolj kot za delo. Kot rečeno, povečana produktivnost tam prinaša nekaj koristi za prosti čas in manj stresa.

Vendar obstajajo drugi primeri aplikacij za produktivnost, ki ustvarijo začaran krog poskušanja, da bi bili bolj produktivni, tako da boste še naprej delali.

MN: Vedno obstajata ta dva različna stališča. Tam sta zasebno življenje in poklicno življenje, in tu je govora o ravnovesju med delom in zasebnim življenjem. To je spet osebno vprašanje: ali menite, da sta delo in življenje zelo ločeni stvari in morata biti ravnovesje med njima, ali mora biti spoj teh dveh področij vašega življenja v pravem ritmu za vas kot oseba.

JD: Povejte mi več o študiji, ki ste jo izvedli. Vas je kaj presenetilo?

MN: Nad samim rezultatom nismo bili presenečeni. Imeli smo veliko anekdotičnih dokazov, da Doodle pomaga ljudem opraviti delo in ljudem pomaga prihraniti čas, in to je bila tudi naša lastna izkušnja, ko smo uporabljali orodje. [Rezultati študije] so bili le bolj sistematičen dokaz, da je res tako.

Kar nas je resnično presenetilo, je bila razlika. Če pogledate tabelo, ki prikazuje, koliko časa se porabi, ljudje, ki načrtujejo brez orodja, porabijo 90 do 120 minut, da nekaj načrtujejo z desetimi do 15 udeleženci. Z Doodlom v tem poskusu potrebujejo le pol ure, in to bi bil velik prihranek časa, ki ga ne bi pričakoval.

JD: Bi lahko delili kakšen organizacijski nasvet ali prakso, ki jo osebno uporabljate? Ni nujno, da se nanaša na načrtovanje.

MN: Pred nekaj leti sem prebral knjigo Getting Things Done. To je bila zame zelo miselno produktivna knjiga. Nisem uporabil vseh tehnik, ki jih opisuje. Ampak ena tehnika, ki se je držim, je, da vse spravim iz glave in v uporabne sisteme in zanesljive sisteme.

Dandanes dosledno delam s koledarji in seznami opravil. Večina mi prinese vse te male naloge iz moje glave in me osvobodi glave za bolj produktivno delo. Vedeti, da imam zanesljiv sistem, ki me bo spomnil, ko je treba nekaj narediti, je tisto, kar mi je pomagalo narediti veliko več, narediti svoj delovni dan veliko bolj produktiven. Ampak to tudi sprosti moj um. Svoboden um za prosti čas in za vse, kar počnem, namesto da bi si mislil: "Ne smem pozabiti tega ali tega".

JD: Moj partner je vodja operacij, na svojem seznamu opravil pa lahko kadar koli od 100 do 150 opravil. Rekel mi je: "Najpomembnejše imam v glavi, ker skrbim za njih, ostalo pa hranim po e-pošti." Poskušal sem mu razložiti, da je to stres zanj. Kadar naloge niso na jasnem mestu, kjer jih lahko vidite, ustvarjajo stres. Ko pa se premaknete na zanesljiv sistem, ki mu lahko zaupate, veste, da bo vse prisotno, ko ga boste potrebovali.

Kljub temu se želi premakniti na nov in bolj organiziran sistem. Ocenil sem, da bo imel približno dvotedensko obdobje bolečega prehoda. Ste kaj takega doživeli? Ko ste se preselili na GTD, ste imeli kaj bolečine pri prehodu?

MN: Prehodnega obdobja nisem doživel toliko, sem pa doživel duševne ovire. Preden sem sistem uvedel v svojo delovno prakso, nisem resnično zaupal, da bo deloval na koncu ali da bi ga lahko sproti posodabljal, ali da bo res zanesljiv sistem, ki mi pomaga skozi dneve in skozi tedne. To mi je trajalo kar nekaj časa, nekaj tednov, dokler se nisem odločil, "no, samo poskusimo." In potem sem porabil en dan za nastavitev sistema. Zdaj nimam niti e-poštnih map. Običajno imam samo prazno mapo »Prejeto« in vse pomembno sem dal na svoj seznam opravkov. Začelo se je precej dobro.

Sistem sem celo poenostavil v nekaj mesecih. Danes je zame res zelo preprost sistem. Najboljši dokaz je, da večino dni, ki jih ne poznam, sestanki in drugi koledarski dogodki prihajajo naslednji dan ali dan po tem, ker je sistem dovolj dobro organiziran, da se bo vse izšlo. v redu in bom opomnil. Običajno zjutraj samo pogledam svoj koledar, da vidim, kaj se dogaja danes.

JD: Katere druge aplikacije in storitve uporabljate?

MN: Spomnite se, da je Mleko zelo pomembno, da bom svoje doze spremljal. S spletnim sistemom in Androidovo aplikacijo pišem karkoli, kar mi pride na misel med sestankom ali ob druženju. Namesto da se poskušam spomniti, to samo zapišem.

Druga je Google Koledar. Vse, kar je resnično datum in datum, je tam. Tam je veliko koledarjev, tako za moje zasebno življenje kot za delo.