Video: Excel za napredne 19 - Zaščita celic in delovnega zvezka (November 2024)
Eden najpreprostejših organizacijskih trikov, ki jih uporabljam pri delu, je ohranjanje zasebnih preglednic lastnega napredka. Nihče ne zahteva, da to storim. Nihče ne prosi, da bi videl moje preglednice. V celoti jih držim zaradi sebe, da učinkovito delam in da lahko hitro vidim, kaj sem dosegel.
V tej izdaji Get Organized bom delil nekaj preglednic, ki jih trenutno hranim, in razložil, kaj počnejo zame. Medtem ko se je vsebina preglednic nanašala posebej na moje delo, so številna načela univerzalna in prilagodljiva drugim vrstam dela.
Ideje za shranjevanje in načrtovanje
Stolpec »Organizirani« je tedenski, kar pomeni, da moram pripraviti 52 idej, ki jih bom dejansko uporabil v enem letu… kar pomeni, da bom verjetno potreboval dodatnih 50 do 100 idej, ki jih bom na koncu zavrnil (večina nas potrebuje ustvariti ogromno količin idej, da bi našli res dobre).
Da bi to naredili, hranim zelo rudimentarno preglednico z nenehnim seznamom idej na dnu in mrežo na vrhu z vsemi predvidenimi datumi objave. Preglednica mi pomaga široko razmišljati o tem, kako načrtovati teme v več tednih in mesecih. Z lahkoto spremenim vrstni red prihodnjih člankov, da postavim več časa med teme, ki se zdijo preveč podobne, ali združijo tiste, ki so logično povezane.
Ta posebna preglednica živi v Googlu Drive, ker mi je ta storitev na voljo praktično od koder koli in če imam idejo, ko sem zunaj pisarne, se lahko brez oklevanja prijavim in jo dodam.
Ker se v to razpredelnico pogosto vračam, da delo zabeležim, ko ga dokončam, redno pregledujem ideje, ki sem si jih zamislil. Veliko ljudi zapiše zapiske svojih idej, vendar se jih nikoli ne sklicuje. S tem sistemom se vsaj enkrat na teden spopadam s svojim seznamom idej.
Beleženje napredka projekta
Velik del mojega dela v PCMagu je preizkušanje programskih izdelkov in pripomočkov za fitnes ter pisanje pregledov izdelkov o njih, zato imam za to delo še eno preglednico.
(Opravičujem se zaradi majhne količine zamegljene vsebine na zgornji sliki.)
Naj na hitro razložim stolpce, ki jih vidite na zgornji sliki. Prvi stolpec, imenovan ID, je ID članka pregleda izdelka, ki je bil objavljen. Stolpec B je ime izdelka. Stolpec C, Status, ohranja stanje recenzije, tako da "objavljen 12. aprila 13" pomeni, da je bil članek objavljen 12. aprila 2013. Stolpci D do I so potrditvena polja, povezana z delom, ki ga je treba izpolniti pred pregledom izdelka se lahko premika skozi postopek urejanja in objavljanja.
Merila (stolpci DI) vključujejo zapis izdelka v bazo podatkov ("QB"), predložitev obrazca, v katerem so opisane specifikacije izdelka ("Specifikacije"), nalaganje slike izdelka ("Slika") in ustvarjanje diaprojekcije dodatnih slike ("Diaprojekcija"). Vsak izdelek potrebuje tudi oceno od ene do pet ("Ocena"), dodala sem še en stolpec za "Opombe", kjer na splošno samo navedem, ali si izdelek zasluži izbiro urednikov PCMag.
Preglednica je resnično v središču niza potrditvenih polj. Na prvi pogled mi je jasno, ali sem opravil vsa potrebna predhodna dela. Ima pa tudi druge koristi.
Na enak način, ko beležim ideje o brainstormingu za prihodnje stolpce Get Organized, se prijavim tudi na dnu svojih izdelkov preglednic Reviews, ki bi jih morda lahko zanimali. Zato imam vedno tekaški seznam svežih idej.
Služi tudi kot zelo hitra referenca, če moram poiskati datum objave ali edinstven ID izdelka za izdelke, ki sem jih pregledal (kar delam precej pogosto). Seveda, v pisarni imamo druge sisteme, ki najdejo te podatke, običajno pa sem hitreje, da jih potegnem iz te razpredelnice, ker sem jih prilagodil tako, da ustrezajo mojim potrebam.
Spremljanje, kaj se je spremenilo
Zadnja preglednica, ki jo želim deliti, je tista, ki jo uporabljam za spremljanje določenega članka, ki ga napišem: 100 najboljših aplikacij za iPhone. V članku je potrebna zapletena organizacija za upravljanje, ker vsebino pogosto posodabljam. Z drugimi besedami, vsakih nekaj tednov je nekaj od 100 najboljših aplikacij novo. Paziti moram, katere aplikacije, za katere sem dejal, da so danes najboljše, v primerjavi s tistimi, ki so jih pred pol leta.
Moja metoda je precej preprosta. Vsako aplikacijo prijavim v program Excel, ko se uvrsti na 100 najboljših seznamov. Zabeležim datum, ko je bil članek dodan, ali zadnjič, ko sem besedilo posodobil, če gre za aplikacijo, ki je še vedno dobra, vendar bistveno posodobljena od zadnjega, ko sem o njej napisala zamegljenost. Vodim tudi tekoči seznam aplikacij, ki so bile prej na seznamu, vendar so od takrat izgubile svoje mesto.
Ta preglednica mi pomaga tudi, da vidim, ali sem zadela 100 aplikacij, ker jih Excel samodejno šteje zame. Uporabljam ga tudi za razvrščanje programov na različne strani, tako da dodam obrobe, ki kažejo na prelom strani. Tudi barvno kodiranje mi omogoča, da vidim, katere aplikacije so na seznamu nove (rumena), kar je zastava med postopkom objavljanja, kar pomeni, da moram pregledati te odseke natančneje kot druge.
Naj tudi jaz priznam, da ne uporabljam vseh stolpcev, ki sem jih prvotno nastavil v tej preglednici. Takrat ali drugače sem mislil, da je kakšen podatek pomemben, da bi šele kasneje spoznal, da ga sploh ne potrebujem. Ker ta preglednica pripada samo meni, lahko zapustim območja, ki se brez posledic ne izplačajo. Lahko bi očistila preglednico in se znebila razdelkov, ki jih ne uporabljam, vendar je bolj vredno, da jih hranim in jih ne uporabljam, kot pa vlagati v to, da bo preglednica malo bolj urejena. Kaj je smisel? Nihče razen mene tega nikoli ne vidi.
Prednosti uporabe preglednic za spremljanje vašega dela
Preproste preglednice so lahko močna orodja za organizacijo vašega dela in za njihovo izdelavo vam v Excelu ni treba biti živahni. Prednosti uporabe preglednic za spremljanje vašega dela vključujejo:
- biti sposoben videti, kaj ste že storili, da ga ne boste ponovili (ali če ga morate ponoviti, lahko hitro vidite, kdaj in kako ste to storili prvič, tako da lahko to predhodno delo izkoristite)
- imajo namenjen prostor za snemanje idej in redno pregledovanje le-teh
- vodenje evidence o svojem delu, če boste kdaj potrebovali dokaze o svojem dosežku
- olajšate svoje naloge z ustvarjanjem sistema iskanja informacij, ki je popolnoma prilagojen vašim potrebam.
