Video: The Expert (Short Comedy Sketch) (Oktober 2024)
Se spomnite zaveze Thierryja Bretona, da bo do leta 2014 100-odstotno odpravil njegovo podjetniško družbo Atos? V času, ko je razglasil svojo ambicijo - to je bilo leto 2011 - so se mnogi iz tehnološkega in poslovnega sveta tako posmehovali. Njegov načrt so poimenovali smešen. Rekli so, da potrebujemo e-pošto. Na to se zanašamo. Potrebno je!
Danes hitro naprej, podnebje pa se je že spremenilo. Vedno več slišim od pisarniških delavcev, da je elektronska pošta temelj njihovega obstoja. To je toliko izguba njihovega časa kot beseda 'm': sestanki. Ko me vprašajo, zakaj je to tako breme, ljudje običajno rečejo nekaj takega: "Dobim na tone e-poštnih sporočil, ki nimajo nobene zveze z mano" ali "Polovica niti, ki jih imam, sploh niso pomembna za moje delo." Začel sem slišati enake občutke nekaj ljudi o osebnem e-poštnem sporočilu: "Dobivam devet e-poštnih sporočil članov mojega knjižnega kluba, ki potrjujejo naslednji datum knjižnega kluba! Pozdravljeni, ljudje! Bilo je v prvem e-poštnem sporočilu!"
Tu je nekaj strategij za dejansko obrezovanje ali učinkovito odrezovanje pri e-poštnih sporočilih, ki jih preprosto ne potrebujete. (Medtem ko ta članek ne pokriva grejmala, imam veliko drugih nasvetov za upravljanje e-poštnih novic in dnevnih ponudb.)
1. Prosite, da ga odstranite iz skupinskih e-poštnih sporočil, iz oči v oči
Bolj kot se zanašamo na e-pošto, bolj smo primerni, da pozabimo, da nekatere težave najbolje rešujemo s kratkim pogovorom. Ta nasvet morda zveni noro in zelo nizko tehnologijo, vendar je lahko izredno učinkovit. Če ste del običajnega skupinskega e-poštnega sporočila (recimo dnevnega poročila ali tedenske prijave projekta) in ne želite biti več, se pogovorite z osebo, ki upravlja ali začne s tem e-poštnim sporočilom, po možnosti z osebnim sporočilom, z obrazom ali po telefonu, če morate. "Živjo, " boste rekli, "Veste, da vsak dan pošiljate e-pošto o takšnih in takih? Ali naj bi bil na njem? Neprestano prejemam sporočila, ki pa se nikoli ne nanašajo neposredno na mene ali na moje delo. Ali menite, da bi me lahko odstranili?"
Najhujše, kar bi lahko storili v tej situaciji, je, da vsem odgovorite s sporočilom, ki glasi "odjavi se." To je nesramno. To kaže, da nimate nobenega socialnega takta ali mreže. In dokazuje, da ne veste, kako upravljati svojo e-pošto.
Ko pa imate pogovor iz oči v oči, spet postanete človek. Ste prijetna oseba z razumno in odkrito prošnjo. Če obstaja razlog, da sprejemate sporočila, vam bo oseba razložila, zakaj ste bili do zdaj vključeni.
2. Uporabite socialna omrežja, orodja za upravljanje projektov in pomenke
Po mojem mnenju družabna omrežja (vključno s poslovnimi omrežji, kot sta Yammer in Podio) obravnavajo sporočila o prijavi veliko bolje kot elektronska pošta. Vzemite primer moje prijateljice, ki je hrepenela po svojem knjižnem klubu. Če bi organizator postavil naslednje povabilo na sestanek knjižnega kluba na Facebooku, ne pa po e-pošti, bi se informacije za člane zdele manj obvezne . Facebook dogodki so izbirni. Do njih lahko pridete in prebavijo informacije, ko se vam zdi všeč. Ko isto vabilo na dogodek prispe po e-pošti, se ob branju takoj počuti obvezno.
V poslovnih organizacijah lahko alternativna orodja za komunikacijo močno pomagajo tudi pri zmanjšanju nezaželenih e-poštnih sporočil. Tu na PCMagu ponavadi uporabljamo program za takojšnje sporočanje, kadar imamo kaj za hitro komuniciranje in želimo enako hiter odziv. Yammer uporabljamo za upravljanje nekaterih nalog, ki delujejo na podlagi "kdor prej odgovori, prosim, ". Uporabljamo platformo za upravljanje projektov Basecamp, da na enem mestu vodimo razprave o tekočih umetniških in oblikovalskih projektih.
Zato uporabite vsa različna orodja, ki so vam na voljo, in če ste na vodstvenem položaju, spodbujajte tudi druge. S svetovanjem za rešitev z več orodji boste zmanjšali potrebna e-poštna sporočila.
3. Uporabite samodejno razvrščanje ali filtre
Najpogostejša rešitev za upravljanje neželenih e-poštnih sporočil je postavitev samodejnih pravil za razvrščanje ali filtrov, kot jih včasih imenujejo, ki neželena sporočila odložijo na določeno mesto (ponavadi mapo, včasih pa tudi smeti), preden sploh zadenejo v vašo prejeto pošto.. Vsi večji programi e-pošte imajo to funkcijo.
Poiščite e-poštno sporočilo, ki ga ne želite več, v njem določite nekaj konkretnega in popravljenega (npr. Vedno enaka ključna beseda v vrstici zadeve, pošiljatelj itd.) In nastavite pravilo, ki bo vsa ta sporočila razvrstilo v novo in ustrezno označeno. mapo za vas.
Druga možnost v programu Microsoft Outlook je, da se lahko odjavite prijazno in brez obvestila iz niti, tako da preprosto "utišate" pogovor (glejte moje nasvete za Outlook, kako to storiti), čeprav vas to zatakne, če kdo ponovno uporabi isto temo linijo pozneje, saj je to cilj za izvedbo operacije. (Z drugimi besedami, ko utišate nit, Outlook samodejno premakne v mapo »izbrisani predmeti« vsa sporočila, ki vsebujejo isto vrstico nasprotujoče e-pošte.)
Sam osebno ne uporabljam avtomatskega sortiranja zelo veliko, ker se opira na novo vedenje: redno preverjanje določenih map. V preteklosti sem vsakič, ko sem nastavil razvrščanje, takoj pozabil, da sem to storil, in nekaj dni kasneje opazil kup e-poštnih sporočil, ki so morda vsebovala nekaj pomembnega, potisnjenega na stran. Raje bi preprosto izbrisal neželena sporočila, ko jih prejemam. Če se odločite za to pot, bodite pozorni na redno obdelavo razvrščenih e-poštnih sporočil.
4. Povejte ljudem, naj ne pišejo nazaj "Hvala"
Ko sem prvič slišala kolega na nekdanjem delovnem mestu, glasno odgovorila drugemu kolegu, "Ali bi vas motilo, če ne bi odgovorila s" zahvalo "na sporočilo, ko vse, kar počne, potrjuje, da veste, da sem storil tisto, kar naj bi storil? Pomagal mi bo, da ne bom imel časa po e-pošti, " mi je razneslo pamet! Lahko to rečeš? Seveda, morda se boste odpravili kot rahlo godrnjavi, toda na vrhu je, da ne boste dobili na tone res nepotrebnih e-poštnih sporočil.
Lahko bi tudi preoblikovali, da je izrazito pasivno-agresiven - "Resnično ne bom užaljen, če se mi zahvaljujem manj pogosto po e-pošti. Že vem, da cenite moje delo", vendar tega ne priporočam!
Dodatni viri
Druga orodja, ki vam pomagajo ostati na vrhu e-pošte, vključujejo Sanebox (ki samodejno nastavi samodejno razvrščanje) ali aplikacijo Poštni nabiralnik za iOS (zelo koristno za hranjenje e-poštnih sporočil, ko ste zunaj pisarne), toda ta so bolj na splošno triaža e-pošte kot rezanje neželenih sporočil.
