Bodite organizirani: dokumentirajte svoj potek dela

Novi zaposleni in novi obrazi v delovni sili, vključno z nedavnimi diplomanti, imajo navadno več časa na roki, ko začnejo novo službo. Izobraževanje lahko traja tedne ali mesece, kolegi sodelavci in menedžerji pa vam želijo dati nekaj prostora za dihanje, ko se boste prilagodili. Eden najdragocenejših načinov za zmanjšanje časa je dokumentiranje delovnega procesa in procesov.

Če dokumentirate svoj potek dela in procese, ne pomeni nič drugega kot natančno zapisovanje, kaj zajema vaše delo, korak za korakom. To je vse, česar se učite, ko ste novi v delovnem okolju. Vključuje tudi vse spremembe in spremembe, ki jih lahko opravite v teh procesih, ko čas mineva, ali ko odkrivate boljše ali učinkovitejše načine, kako opraviti svoje delo.

Podjetja in vladne organizacije, ki so zelo velike in uveljavljene, imajo morda že v izobilju priročnike za obratovanje in drugo dokumentacijo - vendar po mojih izkušnjah manjša podjetja in ekipe običajno nimajo ali pa so resnično zastarela.

Ko se soočate z izpadi novega delovnega mesta, dokumentirajte svoj potek dela in postopke ali posodobite prejete priročnike. Koristi so ogromne in številne.

Prednosti dokumentiranja vašega delovnega toka

Za začetek bo dokumentiranje vašega delovnega procesa okrepilo dosedanje usposabljanje na delovnem mestu. Dejansko se boste dela naučili hitreje.

Drugič, ti dokumenti so zlato za menedžerje in IT-oddelek, ki morda ne poznajo korakov in ljudi, ki sodelujejo pri vašem delu - in ki jih bodo morali vedeti, kadar bodo spremenili spremembe ali uvedli nova orodja, ter preučiti vse možne učinke. Naj iz izkušenj povem, da ne boste slišali nič drugega kot pohvalo, če lahko pošljete podroben in urejen dokument, ki vsebuje vse, kar potrebujejo. Druga možnost je, da jih spregovorite v svojem delovnem času, ko morda pozabite na korak ali napačno izgovorite ali ga preprosto narobe razumete.

Tretjič, menedžerji in kolegi se bodo oklepali vaših dokumentov, če boste kdaj potrebovali nepričakovano odsotnost. Ko vas bodo napustili na novo delovno mesto ali prestopili v drugo podjetje, bodo sodelavci, ki jih pustite za seboj, hvaležni, da bodo imeli posodobljene priročnike, ki jih bodo posredovali osebi, ki je zasedla vaše mesto.

Kako dokumentirati svoj potek dela

Dokumentacija, ki jo napišete, mora biti preprosta, lahko razumljiva in dostopna. V večini primerov priporočam ustvarjanje besedilnega dokumenta (na primer Wordovega dokumenta) z nekaj vdelanimi slikami.

Namesto da bi naredili en ogromen dokument, ki vse orisuje, ustvarite dokumente, ki zajemajo samo en postopek ali oris niz povezanih postopkov, ki jih je treba narediti po vrstnem redu. Osebno me preplavijo dokumentacije, ki so daljše od približno 11 ali 12 strani. Veliko raje vidim 4 ali 5 strani preprostih navodil, ki jih je enostavno prebrati. Navodilo "Dos in don'ts" na dnu tega članka vam bo pomagalo pri usmerjanju natančnih in temeljitih priročnikov.

Preprosto povedano, vodite si zapiske vsakič, ko se usposabljate na delovnem mestu, in jih prenesite v dokument. Ko začnete delati sami, jih dodajte v beležke ali jih prilagodite, da bodo natančneje odražale naloge, ki jih opravljate.

Če je v vašem delu "velika slika", nekaj osnutka pregleda, dajte to na začetek dokumenta. Točke, ki sestavljajo veliko sliko, so tisto, kar bi morali temeljiteje zabeležiti, bodisi v tem istem dokumentu bodisi v nekaj manjših dokumentih, če jih želite razčleniti. Na primer pri trženju z novicami je pregled lahko videti takole:

• Copywriter napiše kopijo in jo predloži vodji trženja.
• Vodja marketinga kopijo pregleda in uredi ter dobi dovoljenje od starejšega vodje marketinga.
• Vodja trženja predloži zahtevo za zagon posodobitve seznama.
• Vodja marketinga dostavi končni izvod asistentu.
• Pomočnik izdeluje glasilo in pošlje test zagotavljanja kakovosti.
• Ekipa QA pregleda novice in predloži spremembe. Pomočnik izvaja spremembe, preverja in načrtuje izdajo.

Vsak od teh elementov bi lahko imel priročnik na treh straneh, ki opisuje korake, potrebne za izvedbo dela. Kje in kako je predložen izvod? Kakšen format mora biti kopija? Kdo vodi posodobitev seznama in kaj to pomeni? Lahko pa se več teh elementov združi v enem priročniku, na primer tri naloge, ki se začnejo z "marketing managerjem…"

Kaj boste potrebovali

Če želite napisati korake, jih boste morali vsaj enkrat izučiti. Ko morate delo ponovno opraviti, uporabite svoj prvi osnutek lastnih postopkov, ki vas bo vodil skozi korake in preveril, ali so natančni in jih je enostavno razumeti.

Zaslon zajema. Vzemite posnetke zaslona vsega, kar se zdi težko razložiti v besedilu ali kar je najbolje prikazati vizualno. Najprej shranite vse posnetke zaslona v mapo in jih dodajte v dokument le, če so potrebni. Če imate preveč posnetkov zaslona, ​​se vam zdi, da bi kdo prebral vaše priročnike.

(Obstaja več načinov za zajem zaslona, ​​a najhitrejši so: v operacijskem sistemu Windows uporabite gumb PrtScn in nato prilepite funkcijo, da spustite sliko v program za urejanje slik, kjer ga lahko obrezujete in urejate; na Mac računalniku uporabite Apple + Shift + 4 in povlecite cilj okoli območja, ki ga želite streljati.)

Programska oprema za zajem zaslona. Urejevalnik slik, ki ga uporabljate, lahko vključuje orodja za označevanje posnetkov zaslona, ​​če želite dodati puščico, ki kaže na nekaj ustreznega ali poudariti določen del slike. Za 50 dolarjev bosta program za zajem zaslona Snagit in Snagit za Mac naredila skoraj vse, kar boste morda potrebovali.

Orodja za diagrame. Nekateri postopki dela in postopki so najbolje izraženi z majhnimi diagrami. Programska oprema za kartiranje misel vam lahko pomaga hitro sestaviti diagrame poteka in podobno, čeprav v Microsoftovem PowerPointu najdete tudi veliko teh istih orodij za diagramiranje, v Wordu pa na zavihku Vstavljanje bolj omejen izbor.

Ne in ne

• Ustvarite posamezne dokumente za različne postopke in postopke, ne pa za en masiven dokument, ki razloži celotno opravilo.
• Bodite temeljiti, a tudi jedrnati.
• Vključite posnetke zaslona.
• Dokumente izpolnite v nekaj tednih. Dajte si čas za razmislek o procesih in se vrnite med dokumente, da preverite, ali ste jih natančno posneli.
• Na vrh strani postavite žig datuma, ki prikazuje, kdaj je bila datoteka nazadnje posodobljena.
• Pri dokumentiranju dela uporabljajte naslove opravkov namesto imen ljudi.
• Glavne kopije hranite na skupni lokaciji, da jih bodo drugi lahko enostavno priklicali.
• Hranite lokalno varnostno kopijo datotek na namizju ali v zasebnem sistemu v oblaku (ali obojega).
• Vsako leto pregledajte in revidirajte svoje dokumente. Mislite na njih kot na žive dokumente, ki nikoli niso "končani." Vedno se razvijajo.
• Povejte svojemu šefu in sodelavcem, da ustvarjate in vzdržujete te nove zapise, saj bodo morda tudi oni dragoceni.
• Ne vključujejte grafičnih slik preprosto za prikazovanje strani. Vsi sovražijo.
• Oblikovanje besedila ne bo noro. Naj bo preprosto. Za podštevilke uporabite krepko vrsto. Uporabite oznake in oštevilčene sezname, če želite ljudem enostavno videti ustrezne informacije. Odstavki naj bodo zelo kratki.
• Ne uporabljaj imen ljudi. Ljudje se sklicujejo na njihove naslove. Sem to že rekel? Da, sem, ampak res je pomembno, zato to še enkrat povem.
• Ne bodite pretirano zaščitljivi pri svojih dokumentih. Ustvarili ste jih, da bi pomagali organizaciji, ne v vašo edino korist.
• Ne pošiljajte svojih dokumentov v datoteke PDF. Pustite jih v obliki, ki jo je mogoče urejati (glejte zgoraj).