Bodite organizirani: najboljše prakse za Gmail

Vsebina

• Organizirajte se: najboljše prakse za Gmail
• Gmail arhivi, množična dejanja, laboratoriji

Gmail je ena izmed najbolj priljubljenih e-poštnih storitev. Ne glede na to, ali ga uporabljate za osebno komunikacijo, delo ali oboje, boste več izkoristili, če boste razumeli, kako deluje nekaj glavnih funkcij.

V tej izdaji tedenske serije Get Organized je razloženo nekaj Gmailovih podpisnih funkcij in razloženo, kako jih je najbolje uporabiti za učinkovito organiziranje e-poštnega računa, da boste lahko bolj produktivni.

Niti sporočil

Kot vedo vsi uporabniki Gmaila, se neprekinjena e-poštna izmenjava zloži v nit. Število sporočil v niti se vedno prikaže v oklepaju poleg povzetka imen na izmenjavi, če želite, število navojev.

Nit sporočila je ena izmed mojih najljubših funkcij Gmaila, ker ko šest ljudi odgovori na eno e-poštno e-poštno sporočilo, vidim samo eno neprebrano nit in ne šest neprebranih sporočil. Ponotranjim, da obstaja diskusija, ki zahteva pozornost. Če vidim šest neprebranih sporočil, imam občutek, da šest stvari zahteva mojo pozornost.

Ko odprete nit, sporočila, ki ste jih že prebrali, ostanejo strnjena, neprebrana sporočila pa se razširijo.

Najboljša praksa: Eden najboljših trikov pri upravljanju niti je ohraniti nedotaknjene, dokler ne odstopajo od teme. Ko spremenijo temo, začnite novo nit preprosto tako, da ob odgovoru spremenite vrstico zadeve. Ni vam treba zagnati povsem novega sporočila. Vsi prejemniki bodo vključeni v novo nit, zgodovina vaše komunikacije pa bo še vedno arhivirana znotraj samega sporočila, pod elipso, ki piše "prikaži obrezano vsebino", ko premaknete miško nadnjo (glejte spodaj), tako da se lahko kdorkoli sklicuje to.

Oznake

Če bi obstajala ena sama funkcija, ki pomeni Gmail, bi bile to oznake. Način za razumevanje oznak je opisati, kaj niso: mape. Oznake v Gmailu so pogosto videti kot mape in do neke mere dosegajo isti cilj. Toda nalepke so bistveno drugačne od map in njihovo napačno gledanje na mape bo resnično omejilo, kar lahko storite z Gmailom.

Naj začnem z razlago nekaj o mapah. E-poštne mape, ki so pogosto zasnovane v drevesni strukturi z možnostjo dodajanja podmap, delujejo podobno kot to počnejo mape v resničnem svetu. Stvari vložite vanje. Če imate sporočilo, ki ga želite vložiti, ga lahko vložite samo v eno mapo.

Oznake v Gmailu na prvi pogled izgledajo zelo podobno kot mape. Ko ustvarite novo etiketo, se ta prikaže na levi tirnici, podobno kot v mapah Yahoo! vidite mape (s privzetimi nastavitvami). Pošta, Hotmail in Outlook. Te Gmail etikete imajo lahko dodeljene tudi barve, zaradi česar so videti še bolj podobne mapam.

Kakšna je torej razlika?

Vsaka dana nit sporočila ima lahko več kot eno nalepko, kot so "delo", "oktober 2012" in "nujno". Gmail vam samodejno dodeli tudi dve oznaki: zvezde in "Pomembno", označene z rumeno oznako na levi strani sporočil, ki so poslana neposredno vam, torej ne listservs, s ali drugo množično pošiljanje sporočil.

Pomislite na etikete bolj kot na oznake. In vizualne nalepke, ki jih vidite na levi tirnici, si omislite te kot hiter gumb za razvrščanje vseh sporočil z določeno oznako. Upoštevajte, da je tudi vaša mapa »Prejeto« le oznaka. Ko kliknete nalepko na levi tirnici, se v iskalnem polju na vrhu samodejno prikaže novo besedilo.

To besedilo pomaga izboljšati iskanje samo za sporočila z zadevno etiketo. Ne pozabite, da je Google podjetje, ki stoji za Gmailom, Google pa je bilo to podjetje ustanovljeno kot orodje za iskanje.

Najboljša praksa: Oznake v Gmailu uporabljajte samostojno, saj ne nadomeščajo map, temveč način, kako kategorizirati ali označiti elemente in jih narediti bolj iskane.

Uporabniki energije morajo raziskati območje nastavitev, da konfigurirajo bolj napredne atribute označevanja. Na primer, lahko nastavite pravila ali filtre za preusmeritev nekaterih vrst pošte na etiketo in se ta nalepka prikaže v levem podoknu le, če vsebuje neprebrana sporočila.