Organizirajte se: 5 priročnih trikov v besedi microsoft

Moja prijateljica je izvažala vsebino iz Excela v Microsoft Word in se še naprej spopadala z različnimi možnostmi izvoza. Ne glede na to, kaj je storil, je imel Word Word dobil nepotrebne zavihke, kjer bi morali biti enotni presledki. Poklical me je in me prosil, naj pristopim in pomagam.

"Samo poiščite in zamenjajte presledke z zavihki z enojnimi presledki, " sem rekel.

"Kako to storiš?"

To je izredno preprosta funkcija, vendar je eden tistih trikov v programu Microsoft Word, ki jih, če tega še nikoli niste videli, ne bi vedel, kako to storiti ali celo kako pravilno določiti besedo v Googlovem iskanju.

Tako sem mu pokazal, kako še nekaj priročnih trikov, ki jih ves čas uporabljam v programu Microsoft Word. In z njimi jih bom delil tudi tukaj.

1. Poiščite in zamenjajte prostore zavihkov

Prostori zavihkov v programu Microsoft Word prevajajo v ^ t.

Če jih želite poiskati in zamenjati z enim samim presledkom, uporabite gumb Najdi / Zamenjaj. V prvo polje vnesite ^ t, v drugo pa en prostor. Hit "zamenjaj vse" in, voilà .

2. Poiščite in zamenjajte vrnitve odstavkov

Kdo ni prejel dokumenta z dvojnimi povratnimi točkami, kadar potrebujemo samo enega?

Vrnitve odstavkov ali vrnitve prevoza, kot jih včasih imenujejo, so lahko v programu Microsoft Word predstavljene kot ^ p.

Če želite poiskati in zamenjati dvojne povratne zapise z enojnimi, uporabite gumb Najdi / Zamenjaj. V prvo polje vnesite ^ p ^ p, v drugo pa ^ p. Pritisnite "nadomestite vse" in končali ste.

3. Avtomatizirajte pogosto vneseno besedilo z makroni

Izpoved: Makri so se me bali dolga leta, ker nisem razumela, kaj so, in zdelo se je, da se moram naučiti kodo, da jih bom lahko uporabljala. Ni res. Makroni so vaši prijatelji. Želel bi si, da bi imeli drugačno ime, kot je tipka Besedilo, ki je pogosto vtipkano, ker to resnično so.

Veliko ljudi uporablja makrone za ploščo, izjavo o zavrnitvi odgovornosti ali pravno besedilo, ki se zahteva v vseh dokumentih določene narave. Uporabljam jih za avtomatizacijo izjemno osnovnega besedila, ki ga moram vnašati znova in znova, vključno z nekaterimi kodami HTML, ki jih pri PCMag uporabljamo pri objavljanju člankov na spletu.

Pri prvi nastavitvi makra je potrebnih nekaj korakov, vendar se splača porabiti čas, ki ga boste nato shranili.

Spodaj je opisano, kako to storiti (navodila so natisnjena pod dvominutnim videoposnetkom, ki prikazuje tudi uporabo makrov):

Različica sistema Windows 2010: Na zavihku Pogled pritisnite tipko Makroi na skrajni desni strani in izberite Posnetek makra.

Word: Različica Mac 2011: V zgornjem meniju pojdite na Orodja> Makro> Snemanje novega makra.

V polje Ime makra vnesite ime makra - in upoštevajte, da imena ne morejo imeti vezajev ali drugih posebnih znakov, temveč samo črke in številke (kar je neumno, vendar obstaja). Nato lahko makru dodelite tipko ali bližnjico na tipkovnici, vendar ni obvezna. Makro lahko vedno zaženete iz menija, če želite. Dodelitev bližnjice na tipkovnici je lahko težavna, saj morate poznati vse druge obstoječe bližnjice na tipkovnici, da slučajno ne boste preglasili ene, ki jo morda potrebujete. Če želite, dodajte opis, vendar ni obvezen.

Ko kliknete V redu, Word zapiše vse, kar vnesete in naredite. Vnesite besedilo, ki ga želite avtomatizirati, in ga oblikujte po želji ali posnemite dejanje, ki ga želite zajeti, nato pa se vrnite na gumb Makro in pritisnite Stop snemanju.

Zdaj preizkusite svoj makro, tako da se vrnete na gumb Makro in izberete Prikaži makra in nato izberete »zaženi« za tistega, ki ste ga ustvarili; ali samo pritisnite tipko ali bližnjico na tipkovnici. Videti bi morali, da se vaše besedilo čarobno pojavlja v enem naletu.

4. Počisti oblikovanje prilepljenega besedila

Ali kopirate in prilepite besedilo iz spletnih virov, drugih dokumentov, e-poštnega sporočila itd. In piskate, ko pokaže na stran rdeče barve z 18-kratno pisavo na Verdanu? Odstranjevanje oblikovanja, ki nehote prihaja z lepljenim besedilom, je velika bolečina v vratu. V Wordu lahko spremenite nastavitev, tako da se oblikovanje nikoli ne prenese iz drugih besedil.

V programu Microsoft Word za Windows zaženite tako, da odprete Datoteka in izberete Možnosti. Poiščite Wordove možnosti in kliknite Napredno. Nekje na tem množičnem seznamu (vem, da je dolg) je vnos, ki se imenuje lepljenje iz drugih programov. Izberite Samo besedilo in kliknite V redu. Poskusite se preizkusiti tako, da prilepite nekaj besedila iz spletnega dokumenta in si oglejte, kako bo ustrezalo vašemu obstoječemu oblikovanju tega dokumenta.

Drug način, da trajno ne spremenite nastavitev: Poiščite ikono na lepenki, ki se prikaže, ko prilepite besedilo. Pozdravljeni. "Obdrži samo besedilo" in dobro si greš.

Če te ikone ne vidite (v Macu), pojdite na Nastavitve> Uredi in poiščite možnosti Izrezi in prilepi. V tem razdelku kliknite gumb Nastavitve in preverite, ali je potrditveno polje za gumbe Prikaži priloži možnosti.

5. Izbrišite črto

Strašna linija! Zadeli ste niz vezajev ali podčrtajev plus tipko Enter, Microsoft Word pa je padel v debelo črto do konca strani, ki je v življenju ne morete ugotoviti, kako odstraniti!

Trik, da se znebite te črte, je, da jo imenujete "meja", ne pa črta. Kliknite neposredno nad to črto - er, "meja." Na zavihku Domov izberite ikono obrobe (izgleda kot mreža štiri za štiri). Videti bi morali, da je izbrana spodnja meja. Preprosto ga spremenite v Brez meja in končali ste. Če želite spremeniti Wordove nastavitve, tako da se ta meja nikoli več ne pojavi, pojdite na File> Options> AutoCorrect Options. Med vnašanjem izberite samodejno obliko in poiščite »Uporabi med vnašanjem«. V tem razdelku lahko počistite polje za meje.