Bodite organizirani: 15 nasvetov za produktivnost strokovnjakov

Vsebina

• Organizirajte se: 15 nasvetov za produktivnost strokovnjakov
• Intervjuji 3 in 4
• Nasveti za produktivnost 1–15

Ena od slabih lastnosti organizirane osebe je, da se ponavadi zapremo v svoje lastne organizacijske navade in tehnike, pri čemer napačnost togosti zmotimo. V stolpcu Get Organized v tem tednu sem se odločil, da bom posegel daleč čez svoje meje, tako da sem intervjuval štiri ljudi, ki razvijajo aplikacije za produktivnost, in jih povprašal o njihovih nasvetih in trikih, kako ostati organiziran in učinkovit.

Ti izvršni direktorji, ustanovitelji in razvijalci svoj delovni čas preživijo v razmišljanju o tem, kaj morajo dezorganizirani ljudje narediti, da postanejo bolj organizirani. Svojo programsko opremo gradijo na podlagi preizkusnih podatkov, osebnih opazovanj in povratnih informacij ogromne skupnosti uporabnikov.

V teh štirih intervjujih boste našli razmisleke o tem, kaj pomeni biti organiziran in produktiven, pa tudi nekaj konkretnih nasvetov in trikov, ki jih ti strokovnjaki uporabljajo sami.

Amir Salihefendić, ustanovitelj Doist-a

Amir Salihefendic je ustanovitelj podjetja Doist, ki je specializirano za programsko opremo za produktivnost. Dva vodilna programska izdelka podjetja, Todoist in Wedoist, pomagata večim ljudem pri upravljanju svojih osebnih nalog in skupnih projektov. Spodaj je odlomek iz daljšega intervjuja, ki sem ga o organizaciji in učinkovitosti opravil s Salihefendičem.

JD: Vaš izdelek Todoist želi pomagati ljudem, da prevzamejo nadzor nad nalogami, ki jih morajo opraviti. Kaj ste se pri razvoju aplikacije naučili o tem, kaj večina ljudi potrebuje pri pomoči in napotkih pri opravljanju svojih nalog?

AS: Ljudje so resnično slabi pri ustvarjanju svojih nalog. Večina ljudi ustvari naloge, ki jih je res težko opraviti. Na primer, "shujšati" ni naloga; gre za daljši projekt, ki vključuje sto nalog. Kljub temu pa bo večina ljudi kot nalogo dodala "hujšanje".

Bolje je videti, da je "shujšati" kot projekt, ki ima naloge, na primer vsak dan pojejte deset sadežev, vsak drugi dan hodite v telovadnico itd. Razumevanje zapletenosti naloge in razdeljevanje na obvladljive in uporabne koščke je res pomembno za vašo organizacijo in produktivnost. Prav tako je motivirajoče, ker lahko na poti dokončate podnaloge in se počutite, kot da se bližate cilju.

JD: Ali lahko z nami delite dva ali tri nasvete ali trike za povečanje produktivnosti?

AS: Mislim, da je e-pošta resnično morilec produktivnosti. Na dan dobim na stotine e-poštnih sporočil in to upravljam na naslednji način:

• E-pošto preverim in obdelujem samo trikrat na dan (zjutraj, opoldne in popoldne).
• Na elektronsko sporočilo odgovorim, če bo trajalo manj kot eno minuto.
• Če e-poštno sporočilo ni pomembno, arhiviram.
• E-poštno sporočilo [na katerega želim odgovoriti pozneje] prenašam kot nalogo na Todoist (prek našega vtičnika Chrome) in določim rok, da ga ne pozabim.
• Popoldne, ko je moja raven energije nizka, odgovarjam na daljša e-poštna sporočila.

JD: Bi delili sliko svojega delovnega prostora ali posnetek zaslona namizja?

Mikael Berner: Res je pomembno. Druga razsežnost, za katero menim, da menim, da podpira vašo trditev, je, da organiziranje ne pomeni, da ste disciplinirani ali da lahko ukrepate. Mislim, da je pomembna disciplina, na kateri temelji organizacija.

Prav tako menim, da se lahko fokus osredotoči na to, da je treba biti dolgotrajno (obdobja neprekinjenega dela).

Prebrali smo in ugotovili študije, ki pravijo, da povprečen človek kontekst preklopi vsake tri minute, vendar se ne vrne na nalogo 27 minut. Produktivnost veliko vpliva na spreminjanje konteksta in na način, kako berete in obdelujete informacije. Morate se odzvati na pomembne stvari, ki prihajajo. Ali ste organizirani tako, da imate telefonske številke na pravem mestu in ob pravem času? Ali pa jih je treba odskočiti, da jih najdete?

JD: Kakšne raziskave ali podatke ste razvili pri razvoju programa EasyilyDo o tem, kaj ljudje potrebujejo, da so učinkovitejši, bolj organizirani, bolj produktivni?

MB: V študijah smo ugotovili, da se nihče od nas ne zaveda, koliko časa in energije vložimo v majhne naloge, za katere sploh ne vemo, da so naloge. Štoparica ustavi, koliko časa traja ta majhna opravila in jih primerjamo s tem, koliko časa potrebuje pametni agent, da jih opravi namesto vas.

Vsi smo tehtani in niti ne vemo, da nas obremenjujejo razdeljeni programi in podatki.

JD: Ali lahko z nami delite dva ali tri svoje nasvete in trike za povečanje produktivnosti?

MB: Zanašam se na orodja, ki mi pomagajo prikazati najpomembnejše informacije. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - veliko stvari, ki omalovažujejo e-pošto - priporočam katero od teh orodij.

Najboljše pravilo in včasih odstopim od tega je: "Če boste odprli e-poštno sporočilo, bodisi naredite nekaj z njim, na primer odgovorite nanj, ali ga izbrišite ali pa ga pošljite." Ne odpirajte e-poštnega sporočila, razen če ga takrat ne morete obdelati. To je del dvominutnega pravila.

Trenutno sedim v konferenčni sobi, ki ima te Ikeine mize, vendar so steklene mize, ki jih lahko narišete s pomočjo markerjev za suho brisanje. Skupinsko delo združuje na mizi in ne pošilja enega člana skupine v odbor. Krepi timsko delo.