Pregled in ocena odhodnih poti

ExpensePath opisuje, kaj mnogi igralci v našem {ZIFFARTICLE id = "340113"}} sledenju stroškov Cilj tega kroga je rešitev, ki je enostavna za uporabo z dobro prilagoditvijo po ceni, ki je privlačna za mala in srednje velika podjetja (SMB). Platforma ponuja mobilnim zaposlenim intuitiven uporabniški vmesnik (UI) skupaj s preprostim postopkom oddaje poročil o stroških. Na splošno ponuja ExpensePath (z osnovno ceno 9 USD na uporabnika) celoten nabor funkcij, vključno z orodjem za konec in optičnim prepoznavanjem znakov (OCR), toda ta pade nekoliko pod standard od izbire urednikov Certify in Rydoo. Njene preproste funkcije za oddajo mobilnih naprav pa lahko zadovoljijo potrebe nekaterih finančnih direktorjev, ne da bi pri tem žrtvovali natančnost.

Cene in načrti

ExpensePath brezplačno vzpostavi začetni račun in strankam nudi brezplačna preskušanja, ki običajno delujejo približno mesec dni. 30-dnevno obdobje daje razumen občutek, kako bo izdelek deloval za uporabnike, finančni oddelek in podjetje.

ExpensePath ponuja prožne cene, ki lahko delujejo dobro za manjše podjetje. Vsak mesec pregleda število uporabnikov in količino porabe (z drugimi besedami, poročila o odhodkih, ustvarjenih v mesecu), nato pa stranki zaračuna manjši od teh dveh zneskov. Cene se začnejo pri 8 do 9 USD na uporabnika na mesec in nato padejo na 5 USD na uporabnika na mesec, odvisno od števila uporabnikov; cene uporabe se prav tako razlikujejo. To omogoča, da ExpensePath neposredno konkurira nizkocenovnim rešitvam, kot je Rydoo, in se spusti pod bolj podjetniško usmerjene igralce, kot je Concur Expense.

Na primer, če ima stranka 15 uporabnikov, bi bilo običajno 135 USD za 9 USD na uporabnika. Če pa ima SMB v tem mesecu ustvarjenih 10 ali manj poročil o stroških, se jim namesto tega zaračuna 80 dolarjev, kar je pavšalni znesek za manj kot 10 poročil. Če je SMB ustvaril več kot 10, se jim zaračuna 135 USD, ne 150 USD, kar je pavšalni znesek za naslednjo stopnjo za 10 do 20 poročil. Ta model cen je odličen za stranke, saj preprečuje preplačilo na podlagi uporabe ali plačilo za uporabnike, ki poročila pošljejo le nekajkrat letno.

Rezanje na Chase

Spletna nadzorna plošča in vmesniki mobilnih aplikacij ExpensePath so dobro premišljeni in se medsebojno dopolnjujejo v različnih procesih. Niti ene niso preoblikovane in obe jasno postavljata ikone opravil v logičnem zaporedju. Oblika in vizualni občutek trenutnega spletnega mesta sta manj sodobna kot Abacus ali Rydoo, vendar še vedno pršica boljša od tistih, ki jih boste našli za Expensify; po navedbah predstavnikov podjetij naj bi bilo spletno mesto prenovljeno do konca leta 2018.

Glava v spletnem vmesniku vsebuje spustna mesta za nadzorno ploščo, poročila o izdatkih, konfiguracijo, računovodstvo in poročanje ter moje stroške. Nadzorna plošča skrbnika preprosto poda število uporabnikov (od katerih je mogoče vsakega preseči), število poročil o stroških, za katere je potrebno dejanje, in seznam akcijskih postavk. Poročila o izdatkih predvidljivo prikazujejo poročila v teku ali vsa poročila.

V spustnem meniju Konfiguracija se začne skrbnik težkega dviga. Tu obravnavate vse, od profilov podjetij do kod projektov, vključno s profili uporabnikov in skupin uporabnikov, oddelčnimi profili, univerzalnimi politikami stroškov, politikami kategorij odhodkov in politikami oddelkov.

Računovodstvo je tudi tehtno. Tukaj izberete, ali želite svoje podatke izvoziti v računske programe Intuit QuickBooks, Intacct Online ali Oracle NetSuite. Povračila in potrjena poročila lahko tudi izvozite v obliki CSV. Poleg tega ExpensePath sodeluje z računi American Express, MasterCard in Visa. Podatke s teh kartic lahko uvozite prek neposrednega bančnega vira, posameznih povezav na kartico ali nalaganja datotek. Funkcije poročanja so enake Certify in niso tako vseobsegajoče kot Concur Expense. Izdelana je, kot lahko pričakujete, v organizaciji Uporabnik, Koda projekta, Kategorija ali Trending.

Mobilne aplikacije so na voljo za iPhone in Android. Zaposleni lahko zajamejo slike prejemkov, ustvarjajo, urejajo in predložijo poročila o stroških neposredno iz svoje naprave ali iz spletnega vmesnika na svojem celotnem sistemu. Upravljavci so samodejno prek elektronske pošte obveščeni o poročilih, ki jih je treba pregledati, in jih lahko potrdijo ali zavrnejo s svojega telefona, ne da bi naložili aplikacijo za mobilne naprave.

Gredo na splet

ExpensePath je opravil začetno nastavitev na testnem računu in me je imenoval za skrbnika. Stranke ExpensePath na krovu z nastavitvijo vsakega novega računa stranke s podatki, poslanimi iz financ strank. Ko sem enkrat dodal svoj preizkuševalec, sem kot uporabnik preizkusil zmogljivosti mobilne aplikacije.

Kot skrbnik sem uporabil Universal Expense Policy, dodal novo omejitev za prodajno ekipo in spremenil starostno mejo za oddajo poročil s 30 dni na 15 dni. Všeč mi je bila prožnost nastavitev in procesov konfiguracije pravil, ker niso vsi zaposleni ustvarjeni enako.

Hands-on

Določitev enostavnosti uporabe za izdelke za sledenje stroškov je vsaj dvojen postopek. Na to sem gledal z vidika finančnega oddelka in poslovodje, pa tudi z vidika zaposlenega ali odjemalca poročil o stroških.

Prijavljen kot skrbnik sem odšel v spustni meni za konfiguracijo. V nastavitvah podjetja sem določil privzeto valuto, stopnjo samodejnega povračila, potrdil polje, ki od upraviteljev zahteva, da komentirajo odobritev ali neodobritev poročila in drugo polje, ki zahteva, da nam, ko je poročilo pripravljeno, pošljete e-poštno sporočilo. za pregled in odobritev. Všeč mi je bilo, da obstaja tudi možnost, da se za velike izdatke, kot so letalske vozovnice za potovanje, hotel in najem avtomobilov, zahteva predhodna odobritev, kar je Rydoo tudi zagotovil, vendar v Abacusu ni bil na voljo. Druge konfiguracije in naloge pregleda in odobritve poročil so šle tako gladko.

Kot uporabnik sem ugotovil, da so naše Odhodkovne politike enostavno dosegli s spustnega menija v zgornjem desnem kotu spletnega vmesnika. Tako zaposleni lažje ostanejo v skladu in predložijo poročila, ki bodo hitro odobrena, vsem pa prihranijo čas. Noben od drugih izdelkov ni imel pregleda skladnosti, kjer bi uporabniki lahko na prvi pogled videli svoje omejitve.

Na novo prenovljeno aplikacijo za mobilne naprave (prenesel sem različico Android) je bilo enostavno tudi pogajanja. Njegov začetni zaslon nam je dal možnost, da sestavimo poročila, ustvarimo vnos o izdatkih (kar aplikacija imenuje "neodprti odhodki"), poiščemo prej fotografirano potrdilo v galeriji prejemkov ali izdelamo hitri račun. Zadnje vam omogoča hitro fotografiranje potrdila; pozneje lahko ustvarite vnos in nanj priložite fotografijo. Sestavljanje poročila je bilo tako preprosto, kot da mu daste naslov, dodate stroške, ki ste jih vnesli, in nato predložite.

Brez OCR

Na strani strani ExpensePath nima zmožnosti OCR, ki bi lahko na sliki prepoznale informacije, kot so cene ali datumi; vse podatke morate vnesti ročno. Zaradi številnih konkurentov, vključno z izbirami urednikov Certify in Rydoo, je precej pomemben izpust, zato OCR zajema osrednji del postopka zajemanja stroškov. Obvestilo po e-pošti, da je poročilo pripravljeno v pregledovanju našega skrbnika, je prispelo po pričakovanjih.

Na splošno je ExpensePath SaaS-ova rešitev za sledenje stroškov po ugodnih cenah, ki bi morala veljati za večino malih in srednjih podjetij, če se ne rokujete z ročnim vnosom podatkov. Njegove funkcije za prilagoditev, ki jih je enostavno uporabljati, nudijo finančnim ljudem in zaposlenim dovolj prostora za prilagajanje parametrov, da ustrezajo posameznim situacijam in politiki podjetja, zagotavljajo skladnost in olajšajo revizije z vključenimi koristnimi kodami GL. Medtem ko izbire urednikov Certify in Rydoo ponujajo večjo funkcionalnost z nekoliko večjo obremenitvijo za vaš dolar, je ExpensePath rešitev, ki jo je vredno razmisliti.