Pregled in ocena Expensebota

Zaposleni si želijo, da bi bil postopek programske opreme za sledenje stroškov tako preprost, da jim ni treba prebrati priročnika. Vendar pa si administratorji in računovodje želijo natančnega nadzora nad poslovnimi politikami in delom odobritve. Za večino tehnologij v tej situaciji bi lahko rekli "Nikoli se ne bo srečal", toda pri ExpenseBot (ki se začne pri 9 USD na mesec), ki morda ne bo ustrezal. Aplikacija za obračun stroškov ne preplača zaposlenih pri izbiri, vendar računovodskim osebjem ponuja edinstvene možnosti prilagajanja. Le rahlo klinken izvozni postopek in pomanjkanje samopostrežnega nakupovalnega postopka ohranjata za nami naše urednike izbire urednikov Certify Now in Expensify.

Cene in funkcije

Naročnina na ExpenseBot stane 9 USD na mesec na aktivnega uporabnika, najmanj 99 USD na mesec. Obstajajo nerazkriti popusti za letno pogodbo ali podjetja z več kot 1000 uporabniki. Ne morete eksperimentirati, če želite izvedeti, ali je ExpenseBot prava programska oprema za vas, saj nima brezplačne različice ali brezplačne preskusne različice. Za začetek je potreben pogovor po e-pošti s podjetjem; ni samoposlugovanje.

Zaposleni ne bodo našli nobene čudovite funkcije gee-gaws, in večina od njih bo hvaležna. Podatke o izdatkih vnesete v ExpenseBot prek spletnega brskalnika, prek mobilne aplikacije, s tem, da potrdilo posredujete na namenski e-poštni ID ali neposredno prek transakcije s kreditno kartico (z uporabo registriranega podjetja ali osebne kreditne kartice). Vsak zajame ustrezne računovodske podatke, kot so ime prodajalca, kategorija odhodkov in datum transakcije, preden stroške dodelite poročilu. Stroške lahko označite kot plačljive, tako da lahko stroške prenesete na stranko.

Kot pri vseh teh aplikacijah se tudi večina ljudi najprej obrne na mobilno aplikacijo, da zajame potrdila. Če ne na prodajnem mestu, potem na koncu vsakega dne, medtem ko še vedno najdete zmečkan papir v žepu in se spomnite, za kaj je šlo. Aplikacija za mobilne naprave je dokaj enostavna in vsebuje kategorije za poročila, stroške, prejemke in nastavitve. Medtem ko drugi (na primer Expensify) poskušajo dati vsa orodja na dosegu roke, ExpenseBot ne naloži vsega v aplikacijo.

Ni razloga, da bi se pritoževali nad njegovimi možnostmi skeniranja prejemkov. ExpenseBot je natančno razčlenil več prejemkov, vključno s pisanimi nasveti in si zapomnil prej uporabljene kategorije in imena prodajalcev. Postopek je nezahteven in minimalizira sprejemanje odločitev. Če povežete osebno ali podjetniško kreditno kartico, po tem, ko ExpenseBot pregleda in prepisuje potrdilo, poskuša račun preusmeriti na transakcije s kreditnimi karticami.

Stroške vožnje lahko oddate ročno. Če vtipkate začetni in končni naslov, ExpenseBot pokliče Google Zemljevide, da ugotovi dejansko razdaljo (funkcijo, ki jo deli ExpensePoint). To je vsekakor priročno za enosmerno potovanje, čeprav bi bilo lepše, če bi lahko rekli: "Zdaj podvojite izračun kilometrine, saj sem srečal nekoga v središču mesta in se nato vrnil v pisarno." Boljši odgovor je morda na poti: Do konca leta, pravijo v podjetju, bo ExpenseBot imel GPS in koledarsko integracijo. Če imate načrtovan sestanek, bo napisal: "Odhajate do stranke-53 km stran; ga želite dodati v svoje poročilo?"

Ena nenavadnost: Vsak zaposleni lahko imenuje pooblaščenca, ki posamezniku omogoča oblikovanje stroškov in poročil. Če imate dovolj sreče, da imate osebje za podporo pisarni, ki bo lahko upravljalo vaše stroške, je to velika korist.

Preprosto ne pomeni enostavnega

ExpenseBot lahko uporablja načelo "ohrani preprosto neumno" (KISS) za zaposlene, vendar pa administratorjem in računovodjem daje veliko prilagodljive moči. Odobritve lahko zavrnejo en sam strošek in odobrijo preostanek poročila, tako da vam postavka v vrednosti 5 USD, o kateri se sprašujete, ne bo treba povrniti za preostalih 2.500 USD, ki ste jih porabili za potovanje v San Francisco. Stroške lahko odobrite po e-pošti, zato vodje oddelka ni treba porabiti veliko časa za spletno stranko. ExpenseBot preverja morebitne podvojene stroške in ponuja tudi njihovo združitev. ("Dva obiska Starbucks-a v istem dnevu za isti znesek? Ste pili veliko kave ali to predložili dvakrat?")

ExpenseBot prihaja z vnaprej konfiguriranimi osnovnimi računovodskimi kategorijami in seveda lahko dodate še več. Vsako kategorijo odhodkov je mogoče vezati na glavno knjigo ali kodo računa, zahtevati časovna obdobja ali sezname udeležencev in podpirati polja po meri (na primer "Številka trgovine"). Stvari lahko organizirate tudi logično, tako da se cene letalskih vozovnic in letalske prtljage spremljajo v povezavi, vendar ločeno, z lastnimi pravili in pravili.

Upravljanje s politikami vam omogoča nadzor, koliko porabi uporabnik v določeni kategoriji, na primer mesečni limit na stroške domačega interneta v višini 40 USD. Nadzorujete, ali lahko uporabniki predložijo odhodke, ki presegajo pravilnik (in odobrijo opozorilo) ali preprečite, da bi poročilo vložilo s kršitvijo. Prilagoditve segajo v poročila, ne samo na stroške; na primer, veriga hitre prehrane lahko zahteva številko trgovine v vsakem poročilu.

To je samo vzorec. ExpenseBot podpira več odobrenih profilov, oddelkov in uporabniških profilov (šefi dobijo drugačno obravnavo), stroške staranja ("Poročilo morate predložiti v 30 dneh", kar je samo navadna sredina) in cel kup valut.

Na žalost je ExpenseBot zaradi svoje moči prilagajanja šibek za integracijo s tretjimi računovodskimi sistemi. Upravljanje poročil o odhodkih je diskreten postopek, vendar je treba njegove rezultate zapisati v drugih sistemih, običajno vsaj v računovodskem sistemu in včasih še več. Z ExpenseBot pa se lahko z Intuit QuickBooks vključite le, ko je čas, da zaposlenemu dejansko povrnete stroške. Še bolj nesrečno, če podjetje v primerjavi z drugimi izdelki, ki sem jih pregledal, priznava, da njegova integracija QuickBooks "zahteva uporabo spletnega konektorja Intuit in malo natančnosti za nastavitev." Edina druga možnost je, da podatke izvozite v obliko CSV in jih nato odprete z drugo aplikacijo, kot je Microsoft Excel.

V nasprotju s konkurenti ExpenseBota, kot je Expensifyjeva integracija ne samo QuickBooksov, ampak tudi Xero, NetSuite in Intacct. Z vsemi temi zmogljivostmi dobite od podjetja veliko oprijema. Pravzaprav se ji ne morete izogniti; ExpenseBot osebno sodeluje z vsako stranko, da stvari postavi.

V času tega pisanja je ExpenseBot kombinacija "Oh kako kul" in "Zakaj tega ne stori?" Dobra izbira je za vse, ki želijo uporabnikom preprosto stvari, brez zmanjšanja upravnega nadzora. Toda pomanjkanje vmesnika za samooskrbo, podpora samo integraciji QuickBooks in cena, ki se ne zdi tako prijazna, kot bi morala biti, vse skupaj združijo tako, da ostanejo le zareza pod našimi orodji za izbor urednikov Certify Now in Expensify.. Če pa vas negativi takoj ne odganjajo, vas prosim, da razmislite o ExpenseBot za vaše podjetje. Resnično je lepo razmerje preprostosti in moči.