Excel zemljevidi, oblikovalec Powerpoint, beseda poudarjanje sprememb v pisarni 365

Včasih je bilo, ko je podjetje v program dodalo veliko novih funkcij, programsko opremo izdal z novo številko in veliko fanfare. Toda v tej dobi agilnega programiranja in dostave programske opreme v oblaku so zdaj programi vedno manjši. Šele ko pogledate niz sprememb, lahko resnično vidite razliko. Primer: Microsoft Office.

Prejšnji teden je na konferenci podjetja Ignite v podjetju Microsoft napovedal številne nove posodobitve sistema Office 365 s poudarkom na varnosti in obveščevalnih podatkih. Čeprav ves čas uporabljam Office, ko sem dejansko gledal nove posodobitve v povezavi z drugimi, ki so se v zadnjih nekaj mesecih bolj tiho izvajale, sem bil presenečen nad tem, koliko se jih je spremenilo. Osnovne orise Word, Excel, PowerPoint in Outlook so bile določene že leta; zato ne govorimo o temeljnih spremembah. Obstaja pa veliko novih funkcij, ki določene naloge olajšajo.

Verjetno mi je najljubša možnost ustvarjanja zemljevidov znotraj Excela. Če želite to narediti, potrebujete le podatke, razdeljene na geografska območja (na primer prodaja po državah ali državi); ko greste ustvariti grafikon, boste kot priporočena izbira videli "napolnjene zemljevide". Prikaže se zemljevid v različnih barvah s prikazom podatkov. Zemljevidi so lahko nekoliko interaktivni in vam omogočajo, da filtrirate dele, na katere se želite osredotočiti, in uporabljate vse, od županijske do globalne ravni, z uporabo podatkov iz Bing Maps.

Ustvarjanje zemljevidov iz podatkov je bil od nekdaj izziv, zato je tipičnim uporabnikom to veliko lažje. Seveda, ko ustvarite takšen zemljevid, ga lahko kopirate in prilepite v Word ali PowerPoint. Ta naj bi bila na voljo do konca leta za namizne uporabnike Excela, pa tudi za Windows Mobile in Android, čeprav le za naročnike Office 365.

Nekatere najpreprostejše - vendar precej koristne spremembe - so se zgodile ali se bodo kmalu zgodile v programu PowerPoint. Pred nekaj meseci je Microsoft dodal možnost, imenovano Oblikovalec, s katero lahko program predlaga različne izbire oblikovanja za vašo predstavitev, prilagojeno vaši vsebini. Prva takšna funkcija omogoča, da v prvi diapozitiv vstavite katero koli sliko in nato predlaga različne predloge, ki vsebujejo vašo sliko, vendar temeljijo na približno 12.000 različnih možnostih. To je prijeten način prilagoditve predstavitve, hkrati pa ohranite profesionalnost. Z dvema slikama zdaj deluje novejša možnost. Podjetje je na razstavi objavilo funkcijo, ki vam omogoča, da na primer posnamete diapozitiv z le besedilom, na primer s točkami in jih samodejno spremenite v grafiko. Zanimiva ideja in tista, ki naj bi izboljšala videz številnih diapozitivov. Te funkcije so zdaj na voljo za uporabnike sistema Windows in kmalu prihajajo na Mac.

Druga nova funkcija, imenovana Hitri začetek, bo še lažja za tiste, ki preprosto ne vedo, kje začeti. Omogoča vam, da postavite temo, PowerPoint nato za vas ustvari osnovni oris predstavitve z uporabo informacij in slik iz spleta, ki so na voljo pod licenco Creative Commons. V demonstracijah, ki sem jih videl, to ni ustvarilo končne predstavitve, vendar je predlagalo popoln oris z nekaj osnovami, ki vam omogočajo, da v končni predstavitvi vnesete preostale podatke, ki jih želite. Lahko si predstavljam, da bo to privedlo do tega, da bo veliko učiteljev v srednjih šolah videlo zelo podobne predstavitve, lahko pa tudi primere, ko bi bil nekdo dober način, da nekoga začnemo s temo. Podobna funkcija je zdaj na voljo v Swayu - Microsoftovo samo predstavitveno orodje za spletno predstavitev (ne da sem že kdaj srečal poslovnega uporabnika, ki je uporabljal Sway) - in mora biti na voljo v namizni različici Windows PowerPoint do konca leta.

Druga novost v programu PowerPoint je Zoom, ki omogoča oblikovanje predstavitve v razdelkih in nato ustvari interaktivni diapozitiv povzetek indeksa. To vam bo pomagalo hitro preiti na želeni razdelek, ki je koristen v predstavitvi v brezplačni obliki, ko odgovarjate na vprašanja ali ko ne načrtujete, da bi skozi celotno predstavitev nadaljevali po vrstnem redu. Povečava je že v različici Windows.

Za Word in Outlook se verjetno funkcija, ki je pri Igniteju pritegnila največ pozornosti, imenuje Tap, ki omogoča hiter dostop do ustreznih vsebin drugih uporabnikov v vaši organizaciji. Tapnite, da vidite dokumente, predstavitve in preglednice, ki so bili nazadnje ustvarjeni na določeno temo, in vam omogoča, da diapozitive, slike, tabele, grafiko ali grafikone izvlečete neposredno iz drugih predstavitev in jih kopirate v dokument, ki ga ustvarjate, celo prilagajanje vsebine oblikovanju. To se začne izvajati samo za poslovne stranke, za tiste z licenco E3 ali E5.

Podobno je Microsoft napovedal MyAnalytics, del spletnega orodja Delve v programu Office 365, ki uporablja »graf znanja« za analizo vašega koledarja in e-pošte. To vam lahko pove, koliko dneva preživite na sestankih - in znotraj sestankov, koliko ste osredotočeni glede na to, ali gledate na svojo pošto - pri ravnanju z e-pošto in delu po urah. Ponovno bo to na voljo le poslovnim strankam in samo tistim, ki imajo licenco E5 višjega cenovnega razreda.

Nekaj ​​drugih funkcij, ki so se pojavile pred kratkim, je vredno omeniti in so na voljo vsem uporabnikom sistema Windows. Eno je orodje Researcher v programu Word, nov dodatek na zavihek Reference. Preprosto ga izberete in vnesete temo, Word pa vam pokaže seznam virov, ki jih lahko uporabite v svojem dokumentu, in vam nato pomaga, da jih preprosto prilepite, skupaj z ustreznim citiranjem. V pomoč bi bilo, ko sem bil študent.

Pri Outlooku je lahko največja sprememba tista, ki se imenuje usmerjena mapa »Prejeto«, ki razdeli vašo prejeto na predmete, za katere Outlook meni, da vas najbolj zanimajo, in »druge« (podobno kot Gmail ponuja). Mobilna različica Outlooka ima to funkcijo že nekaj časa; je zdaj na voljo tudi v namizni različici, čeprav jo morate nastaviti v spletni različici.

Druge spremembe, ki prihajajo po cesti, vključujejo nove funkcije, ki so na voljo za črpanje dokumentov (na napravah z zasloni na dotik in flomastre), kot je pretvorba črnila v matematiko v OneNote in program, ki izvaja osnovno linearno algebro. Vidim, kje bi to lahko bilo tudi koristno, čeprav bolj za študente kot za večino ljudi v podjetju.

Microsoft je napovedal tudi številne varnostne izboljšave, vključno z izboljšavami sistema Office 365 Advanced Threat Protection, nov graf Threat Intelligence in nove funkcije upravljanja podatkov. Te bi morale priti do konca leta za ATP, v prvem četrtletju pa za druge, na voljo pa bodo le vrhunskim podjetjem E5. Videti je lepo, vendar si želim, da je bilo več tudi za manjša podjetja.

Na splošno gre za precej velik nabor sprememb. Vendar obstaja nekaj opozoril. Za zdaj je večina posodobitev na voljo samo uporabnikom, ki imajo naročnino na Office 365, kar pomeni, da tisti, ki uporabljajo pakirano programsko opremo, niso posodobljeni. Nekatere posodobitve so namenjene samo podjetniškim strankam, čeprav lahko vidim, kje bi mala podjetja in posamezniki morda želeli tudi spremljati, kako preživijo svoj čas.

Seveda nič od tega ni pomembno, če uporabniki ne vedo, da nove funkcije obstajajo. Trenutno Microsoft mesečno objavlja nove funkcije, uporabniki Office 365 pa bi morali imeti možnost nadgraditi svojo programsko opremo. Obstaja spletna stran, ki objavlja mesečne posodobitve za uporabnike Office 365. Voditelji Microsofta so govorili o obveščanju o novih funkcijah v aplikaciji in to bi bilo veliko izboljšanje.

Office ostaja daleč prevladujoč pisarniški paket, čeprav se zdaj zdi, da se Google s preimenovanim v G Suite krepi več. Še je prostora za izboljšave - rad bi videl še nekaj funkcij v spletnih različicah, več varnostnih možnosti za manjša podjetja in izboljšano sodelovanje. Ko pa vse to dodate, pa Office ostaja vodilni z dobrim razlogom in veliko je novih stvari, ki so jim všeč, zlasti tistim od nas, ki uporabljajo tradicionalno namizno različico sistema Windows pod licenco Office 365.