Pregled in ocena podjetja Evernote

O Evernoteu boste morda razmišljali kot o preprosti platformi za beleženje zapisov, vendar se je izven tega razširil na orodja za izmenjavo dokumentov in sodelovanje. To je odlično orodje za zajemanje sej možganskih neviht, shranjevanje dokumentov in vdelavo zvoka in slik v zapiske. Vendar je najbolje za majhne ekipe z omejenimi potrebami; večja podjetja, ki potrebujejo robustna orodja za sodelovanje, bodo razočarana.

Evernote Business ponuja brezplačno 30-dnevno preskusno različico, za katero je potrebna predhodna kreditna kartica. Po tem boste plačevali 12 dolarjev na uporabnika na mesec za do 25 uporabnikov; če potrebujete več kot to, se lahko obrnete na prodajo za načrt po meri. Evernote ponuja tudi brezplačni osnovni načrt, načrt Plus (34, 99 USD na leto) in načrt Premium (69, 99 USD na leto). Poslovni načrt dodaja skrbniške kontrole in upravljanje uporabnikov. Čeprav ponuja funkcije za sodelovanje, skupno rabo dokumentov in dostop do datotek brez povezave do vseh datotek v vseh svojih napravah, še vedno ne more konkurirati Zoho Docs Standard, našemu uredniku v tej kategoriji.

Uvod v Evernote za podjetja

Prijava na Evernote Business je preprosta. Najprej navedete kontaktne podatke in ustvarite geslo, nato dodate podatke za obračun in izberete plačilni načrt in na koncu pristanete na pogoje storitve Evernote. Letno lahko plačujete s kreditno kartico (120 USD na uporabnika), mesečno s kreditno kartico (12 USD na uporabnika) ali letno po računu (120 USD na uporabnika). Nato lahko povabite člane skupine enega za drugim ali v velikem obsegu ali jih shranite za pozneje; svoj profil lahko dopolnite tudi s sliko, številko mobilnega telefona in velikostjo vašega podjetja.

Vaši športni gumbi na nadzorni plošči tečejo po levi strani zaslona za dodajanje zapiskov, iskanje, odpiranje delovnega klepeta, ustvarjanje bližnjic, ogled beležk in zvezkov ter oznak. Spodaj si lahko ogledate podrobnosti računa in skrbniško konzolo. Desno od teh gumbov je seznam vaših zapiskov, ki so ločeni na osebne opombe (niso v skupni rabi) in poslovne beleške (v skupni rabi z drugimi). Seznam lahko razvrstite po datumu ustvarjanja, ob zadnjem posodobitvi ali po naslovu. Če s kazalcem miške miške miške nad opombo odkrijete gumbe za skupno rabo, nastavitev opomnikov, dodajanje bližnjic ali brisanje. Kliknite na beležko in si jo lahko ogledate na desni konzoli.

Skupna raba dokumentov in sodelovanje

Čeprav je Evernote v glavnem znan kot programska oprema za zapisovanje, ga lahko uporabljate tudi za shranjevanje in skupno rabo datotek, vendar ne na enak način kot Box for Business ali Dropbox Business. Ustvarite lahko beležke, ki so v osnovi mape, in beležke v njih, vendar jih lahko delite, če želite deliti dokumente. Za urejanje dokumentov jih morate odpreti v namizni aplikaciji Evernote; datoteke lahko predogledate samo v spletnem vmesniku. Ko uredite dokument s pomočjo namizne aplikacije in ga shranite, bo priloga posodobljena na vseh platformah in uporabnikih, zato vam je ni treba znova naložiti. Ena odlična funkcija: ko vdelate datoteko v Evernote, postane ta vsebina v celoti iskana.

Vaš račun Evernote je zdaj mogoče povezati z Google Drive; ko to omogočite, lahko preprosto vstavite Googlove datoteke v svoje beležke in beležke Evernote. Vsako urejanje Googlove datoteke se samodejno shrani, kar služi kot rešitev rešitve skupnega urejanja. Prav tako se lahko v računu za Google Drive povežete z opombami Evernote. Tako lahko na obeh platformah izkoristite funkcije, ki so vam všeč. Evernote lahko povežete tudi z Dropbox in Box za shranjevanje v oblaku in Basecamp, za upravljanje projektov.

Evernote Business ima na voljo tudi številne predloge, na primer koledar, sledilnik odhodkov, telefonski dnevnik in druge dokumente, specifične za panogo.

Uporabnike lahko povabite enega za drugim ali na veliko tako, da naslove vstavite v polje. Povabljeni morajo nato ustvariti račun ali se prijaviti v obstoječega in izpolniti profil. Nato bo uporabnik pozvan, da naloži namizno aplikacijo, ne da bi jo lahko preskočil, razen če odprete novo okno in se prijavite. To je bilo nekoliko moteče, tudi če je namizna aplikacija potrebna za dostop do nekaterih funkcij.

Čeprav Evernote ni povezan z vašo domeno, kot je Google Drive for Work, lahko svojo domeno določite v nastavitvah in vsakdo, ki ima e-poštni naslov, ki se konča na tej domeni, se bo lahko samodejno pridružil vašemu poslovnemu računu; nobeno povabilo ali odobritev ni potrebna.

Za skupno rabo posameznih zvezkov in beležk uporabljate vgrajeni delovni klepet, ki se mi je zdel nekoliko mučen. Moral sem poiskati oddelek za pomoč Evernoteja, da sem ugotovil, kako lahko delim Beležnice in drugo vsebino s celotnim osebjem. Izkazalo se je, da gre za še eno namizno funkcijo. Tam kliknete gumb za skupno rabo v prenosnem računalniku in izberete »objavi zvezek«. Nato lahko izberete dovoljenja: ogledate, uredite ali uredite in povabite.

Člani skupine lahko sodelujejo z zapiski, vendar uporabniki ne morejo hkrati urejati beležke. Če ste poskušali odpreti sporočilo, ki ga nekdo že ureja, vas opozori, vendar ga lahko še vedno izberete. V tem primeru bo Evernote ustvaril drugo kopijo datoteke, ki bi lahko postala zmedena. Drugih uporabnikov ni mogoče zakleniti iz datoteke.

En velik bonus je, da lahko dostopate do vseh svojih prenosnih računalnikov in datotek iz katere koli naprave, tudi v načinu brez povezave. To je veliko bolj priročno kot izbiranje dokumentov drug za drugim za dostop brez povezave, kot to počnete s Citrix ShareFile in Dropbox Business.

V opombah lahko ustvarite kontrolne sezname in nastavite opomnike za upravljanje manjših projektov. Evernote ima aplikacije za Android, iOS in Windows, ki ponujajo dostop do datotek brez povezave.

Evernote Business vam omogoča osnovno upravljanje dokumentov

Ko potrebujete pomoč, lahko dostopate do učnega centra Evernote, ki vsebuje vodnike za začetek, vaje in članke za odpravljanje težav. Na podporo se lahko obrnete tudi s spletnim obrazcem; ko navedete določeno ključno besedo, povezano s svojo težavo, Evernote ponuja povezave do člankov, ki lahko odgovorijo na vaše vprašanje. Po prijavi prejmete tudi Vodnik za uporabnike Evernote Business.

Uporabniška programska oprema Evernote je zelo enostavna za uporabo; njen poslovni načrt ponuja več funkcionalnosti in na žalost več zapletov. Všeč mi je, da ponuja dostop do vseh datotek brez povezave v vseh vaših napravah, vendar je za urejanje dokumentov neprimerno zanašati na namizno aplikacijo ali Google Drive. Če potrebujete to funkcijo, priporočam, da si ogledate Box Business, Google Drive for Work ali naš uredniški izbor Zoho Docs Standard.