Dropbox pregled poslovanja in ocena

Skupna raba dokumentov in sodelovanje

Uporabniki si lahko dokumente delijo na nekaj različnih načinov. Najprej bo vsaka datoteka, ki jo postavite v skupinsko mapo, samodejno na voljo vsem v istem računu Standard. Drugič, lahko delite mapo ali povezavo do dokumentov, tako kot lahko z Google Drive, ki ga lahko nastavite kot javne (lahko dostopajo vsi, ki imajo povezavo) ali pa ga omejite na več načinov. Če ne želite, da je datoteka ali mapa javna, jo lahko zaščitite z geslom, omejite samo na člane skupine in / ali določite datum poteka. Prav tako lahko nastavite dovoljenja za urejanje tako mape kot datotek.

Dokumentov znotraj Dropboxa ne morete urejati; ko kliknete gumb Odpri v datoteki, boste preusmerjeni na spletno mesto Microsoft Office 365, kjer morate bodisi nastaviti račun podjetja ali se prijaviti v obstoječega. To ni idealno, še posebej, ker Box (for Business) vključuje brezplačen dostop do Microsoftovih aplikacij za spletno pisarno. (Računi Dropbox Basic in Pro vključujejo tudi brezplačen dostop.)

Lahko pa se prijavite tudi na Dropbox Paper, ki je v beta različici, vendar je odprt za vse uporabnike Dropboxa. Z Dropbox Paper lahko ustvarite in urejate dokumente, komentirate in dodelite povezane naloge. Ko povežete svoj standardni račun z Dropbox papirjem, lahko do dokumentov Dropbox Paper dostopate s svoje nadzorne plošče Dropbox. V dokumente Dropbox Paper lahko vstavite dokumente Dropbox, vendar jih ne bo mogoče urejati. Če želite sodelovati pri dokumentih, je najbolje, da jih najprej ustvarite v Dropbox Paper.

Pomanjkanje resničnih zmogljivosti urejanja dokumentov ne ustreza naklonom Google Drive for Work, ki ima spletno urejanje in spremlja spremembe. Tudi drugi sistemi DM, kot so Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online in Zoho Docs Standard, ponujajo takšno funkcionalnost.

Če prenesete namizno aplikacijo Dropbox, potem lahko uporabite funkcijo z imenom Značka Dropbox, ki razširja nekatere funkcije Dropbox na datoteke Microsoft Excel, PowerPoint in Word. Značka se prikaže na katerem koli dokumentu, shranjenem v vašem Dropboxu, tako da lahko vidite, kdo si ogleda ali ureja datoteko, dodate komentarje, delite datoteko in si ogledate zgodovino datotek. Dropbox priporoča tudi uporabo namizne aplikacije za nalaganje celotnih map in velikih datotek, saj nalagalec spletnega mesta ima omejitev 10 GB.

Vse datoteke, ki jih označite kot priljubljene, bodo na voljo tudi brez povezave, čeprav morate to storiti eno za drugo, enako kot v Citrix ShareFile. To je lepa funkcija, čeprav Evernote for Business in Google Drive for Work omogočata dostop do vseh datotek brez povezave.

Dropbox ima poleg namizne aplikacije tudi mobilne aplikacije za Android in iOS. Družba Dropbox Business je pred kratkim dodala nekatere nove mobilne funkcije v iOS-u, ki uporabnikom omogočajo, da si v predogledu datotek ogledajo aktivnost datotek in povratne informacije ekipe. Družba namerava te funkcije kmalu dodati v Android. Vse te mobilne aplikacije se sinhronizirajo z vašim spletnim računom. Mobilne aplikacije vam omogočajo, da ustvarite datoteke in mape ter jih delite. Vključuje tudi še eno pomembno mobilno sposobnost, in sicer skeniranje dokumentov s telefonom iz obstoječega zvitka fotoaparata ali s fotografiranjem in preoblikovanjem v dokument. Dropbox je dobro opisovanje dokumenta, ki ga poskušate skenirati, naj bo to majhna kot vizitka ali polna velikost strani. Sliko poravna navzgor (tudi v primeru rahlo zmečkanega prejema, ki smo mu ga vrgli med testiranjem) in omogoča zajem do 10 strani hkrati, ki jih lahko shranite v katero koli mapo Dropbox bodisi kot PDF ali datoteka PNG. Kot pri drugih dokumentih sistema Dropbox lahko tudi njej dodate komentarje ali pa nekoga obvestite, naj jo obvesti, naj si jo ogleda.

Družba Dropbox Business je odlična pri izmenjavi ali zapisovanju dokumentov na ta način, če še vedno delate z mobilno aplikacijo. Dokumentu lahko dodate podpis, če imate nameščen Adobe Acrobat ali to lahko storite neposredno iz aplikacije. Sliko lahko tudi pripisujete datumu ali besedilu po meri.

Edina napaka je besedilo pomoči, ki vsebuje le kratek opis, kako prepoznati besedilo, in da je bil vnos večinoma neuporabnih informacij. Za več informacij smo se obrnili celo na tehnično podporo (ne da bi jih obvestili, da smo tiskani) in so preprosto zaprosili za več informacij in potem, ko smo jim jo dali, niso nikoli odgovorili. Razlog za poizvedbo je, da ima mobilna aplikacija iskalno polje, ki pomeni, da lahko iščete besedilo po skeniranem dokumentu, ki ste ga shranili v PDF. Toda iskanje besede "čokolada" v dokumentu na dveh straneh, ki se posebej nanaša na čokolado, ni dalo nič rezultatov. Kolikor lahko potem povemo, bi morali uporabniki funkcijo skeniranja mobilnih obravnavati bolj kot mehanizem zajema slike, ne pa kot orodje za optično prepoznavanje znakov (OCR). Če je v prihodnosti velik kup dokumentov, ki potrebujejo OCR, vam bo bolje, da pri enem od zmagovalcev izbire urednikov izberete okroglo aplikacijo za skeniranje mobilnih naprav, Abbyy FineScanner ali Evernote Scannable.

Druge zmožnosti so bile podobno zamolčane, kot je skupna raba. Skenirani dokument lahko nekomu pošljete po e-pošti ali ustvarite povezavo, ki jo lahko daste v skupno rabo v skoraj vsem, vendar boste v iskanju teh funkcij v vmesniku porabili nekaj mučnih minut. Ko jih najdete, pa je Dropboxovo skeniranje mobilnih telefonov dovolj spodobno orodje, čeprav bi bil polni OCR zelo iskan dodatek v prihodnjih različicah.

Vključevanje in varnost

Dropbox je že dolgo v igri za shranjevanje v oblaku in ima pomembno integracijo API-ja za integracije po meri. Podpora Dropbox je v resnici vseprisotna med najbolj priljubljenimi aplikacijami podjetij, kot so Adobe, Microsoft, Salesforce in Slack. Je tudi eden izmed najbolj dostopnih API-jev, ki podpira široko paleto dostopnih programskih jezikov. To pomeni neposredno izpolnjevanje prihodnjih poslovnih zahtev poleg današnjih potreb po procesih in sodelovanju. Poleg tega platforma Dropbox DBX ponuja integracijo z več orodji in omogoča osrednjo lokacijo za povezavo vsebine, naprav in aplikacij.

Z vidika varnosti podatkov Dropbox vzdržuje certifikate ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 in ISO 22301. Vzdržuje tudi zagotovila SOC1, SOC2 in SOC3. Skladnost z Zakonom o prenosljivosti in odgovornosti zdravstvenega zavarovanja (HIPAA) ni privzeto aktivna in zahteva sporazum o poslovnem partnerju (BAA) z vašo organizacijo, preden jo izpolni. Dnevniki revizije dejavnosti so na voljo tudi skrbnikom, kar je lahko v pomoč pri ohranjanju skladnosti s Sarbanes-Oxley Act (SOX). Dropbox dosega te regulativne uspehe in jih v veliki meri pripisuje svojim naložbam v lastniške podatkovne centre. Za razliko od Jungle Diska, na primer, ki preprosto ponuja svojo programsko rešitev poleg Amazon Web Services (AWS) ali Rackspace Managed Cloud infrastrukture za shranjevanje, je Dropbox investiral v lastne podatkovne centre. To mu omogoča bolj neposreden nadzor nad varnostjo podatkov in morebitnimi vprašanji skladnosti s predpisi kot konkurenti, ki to prepustijo tretjim osebam.

Dropbox še ni izdelal funkcije upravljanja ključev za šifriranje uporabnikov, zato je katero koli tipko pod nadzorom Dropboxa. Vendar so vzpostavili zelo strog nadzor nad tem, kateri podatki so na voljo tehnikom za odpravljanje napak in samo, kadar je to nujno potrebno. To ni popolna zasebnost, vendar so si močno prizadevali, da bi si zagotovili njihovo zaupanje. Čeprav to morda ni dovolj za uvrstitev v FedRAMP, je najverjetneje dovolj dober za številne primere.

Dropbox podpira tudi več dvofaktorskih in večfaktorskih avtentikacij (MFA), ki vključujejo uporabo SMS sporočila, ki na uporabnikovo mobilno napravo, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA ali Windows Authenticator, pošlje ločeno kodo. Dropbox uporabnikom toplo priporoča, da izkoristijo te funkcije, ker dodajo lep nivo varnosti okoli občutljivih podatkov.

Skoraj vse na enem mestu

Dropbox ponuja veliko pomoči, če naletite na težave, vključno z vodnikom PDF, samopogojeno podporo, iskalnim centrom za pomoč in podporo prek klepetanja v živo, e-pošte in telefona (ob delavnikih, od 8.00 do 20.00 ET). Za telefonsko podporo morate ustvariti pin kodo, kar lahko storite neposredno na glavni strani pomoči.

Dropbox Business s preprostim uporabniškim vmesnikom (UI), neomejenim shranjevanjem datotek in pridobivanjem datotek ter ogromnimi uporabniškimi dovoljenji pomaga vašemu timu učinkovitejše sodelovanje. Dropbox se pravzaprav pohvali, da 300.000 ekip uporablja Dropbox Business. Za urejanje datotek v spletu morate dobiti ločen račun Microsoft 365, ki lahko poveča stroške, ali pa uporabite Dropbox Paper, ki ni popolnoma integriran. Najboljšo programsko opremo za upravljanje dokumentov poiščite v izbiri urednikov Zoho Docs Standard. Dropbox Business je za vsestransko rešitev za shranjevanje v oblaku poslovnega razreda in izmenjavo datotek odlična rešitev in si povsem zasluži oznako PCMag Editor's Choice.