Pregled in ocena pogodbenih del

ContractWorks se začne pri 600 ameriških dolarjih na mesec, zaračunavajo pa letno in za to ceno prinašajo dobro oblikovano platformo za upravljanje pogodb, ki je močno osredotočena na kategorizacijo, sledenje in odobritev pogodb. Na žalost za nekatere to pomeni, da nima veliko podpore za podpisovanje pogodb, pravnih pogajanj in niti vgrajene funkcije sodelovanja. Ta ciljno usmerjena funkcija pomeni, da boste morali svoj poslovni proces previdno preslikati glede na zmožnosti programske opreme, saj to ni orodje za vse. To je predvsem tisto, kar v tem prostoru ostaja za našimi uredniki izbire urednikov izbire, Agiloft in Updraft.

Cene in načrti

Za razliko od Agilofta in večine prodajalcev v pogodbi za upravljanje pogodb, ContractWorks ne določa cen po uporabniških licencah. Izdelek začne pri svojih 12-mesečnem načrtu pri 600 USD na mesec, ki jih letno zaračunamo. Druga možnost oblikovanja cen je 750 USD na mesec za trimesečni načrt, zaračunan četrtletno. Lahko začnete s četrtletnim načrtom in se premaknete na letno naročnino, odvisno od vaših potreb. Oba načrta imata brezplačno preskusno različico in vam dajeta neomejeno število uporabnikov, shranjevanje dokumentov, podporo in usposabljanje ter brezplačno izvajanje. Dobite tudi prilagodljiva opozorila, poročila, dovoljenja, dnevnike revizij, migracijo in nastavitev dokumentov, blagovno znamko po meri in številne druge funkcije, vključno z označevanjem dokumentov in predlogo za platformo.

Edina stvar, ki jo ContractWorks določi za omejitev uporabnikov, so elektronski podpisi, za katere je podjetje v marcu 2017. uvedlo domačo funkcijo e-podpisovanja. Organizacije dobijo pet uporabnikov brezplačnega elektronskega podpisa brez dodatnih stroškov, dodatni uporabniki pa v paketu po pet elektronskih podpisov uporabnikov za 1200 dolarjev na leto. ContractWorks se ne združuje z Adobe Sign, DocuSign ali drugimi prodajalci e-podpisnikov drugih proizvajalcev, raje ga centralizira na svoji platformi kot izvorno funkcijo. ContractWorks ponuja tudi popust za neprofitne organizacije, pa tudi obsežne pakete za odvetniške družbe ali podjetja za profesionalne storitve, ki želijo ponuditi upravljanje s pogodbami prek ContractWorks kot storitev, ki jo je mogoče plačati.

Upravljanje življenjskega cikla pogodbe

ContractWorks ohranja svoj uporabniški vmesnik (UI) preprost. Izkušnja temelji na ikonah in je enostavna za krmarjenje, zgornji meni pa ima samo šest zavihkov: Dokumenti, Oznake / Predloge, Uporabniki, Poročila, Podpis in Nastavitve ter univerzalno iskalno vrstico. Obstaja pet privzetih vlog s prilagojenimi pogledi funkcij, do katerih imate dostop: Administrator, Polni dostop, Samo Prenos, Samo Pogled in Brez dostopa. Lahko pa dodate svoje lastne vloge po meri z dostopom do določenih dokumentov, map, sob itd. Za razliko od Agiloft in Onit Contract Administration ter pregled in odobritev pogodb, ko se prijavite, ne vidite nadzorne plošče po meri s pripomočki v realnem času. in poročila. ContractWorks vas odpelje naravnost v skladišče dokumentov, da začnete poslovati.

Stran Dokumenti je postavljena kot e-poštno sporočilo. Na sredini je glavna mapa s prejetimi sporočili, na levi strani struktura map po meri za urejanje dokumentov in gumbi na vrhu za prenos naročil v velikem obsegu, ustvarjanje novih map, kopiranje, nalaganje in dodajanje prilog v dokumente. Povlecite in spustite lahko tudi za premikanje dokumentov v mapo »Prejeto«, ne da bi morali uporabiti gumb za nalaganje. Funkcija priloge je uporabna za dodajanje naročila za spremembe ali dopolnitev k glavni pogodbi, vnos v mapo »Prejeto« pa bo prikazan priložen dokument.

Čeprav pogodb v ContractWorks dejansko ne morete urejati, s klikom na dokument odprete izvorni pregledovalnik PDF, ki prikazuje dinamičen vodni žig, prilagojen uporabniku kot dodatno varnostno funkcijo za ohranjanje zaupnosti pogodb. Druga odlična zaščitna funkcija je dvofaktorska avtentikacija, ki me je spodbudila, da vsakič, ko se prijavim, vnesem kodo, poslano na mojo mobilno napravo.

Najbolj edinstvene funkcije v ContractWorks se vrtijo med oznakami, predlogami in iskanjem. Oznake v sistemu so lahko katero koli polje, ki ga želite v svoji pogodbi omogočiti iskanje ali zapisovanje. Gre za izjemno prilagodljivo funkcijo kategorizacije, ki lahko vključuje besedilo, datume, številke, odstotke ali odgovor da / ne. Lahko na primer ustvarite »Samodejno obnavljanje?« ali "Zaupnost?" da hitro vklopite ali izklopite to nastavitev za pogodbo. Oznake spadajo v fleksibilnejšo kategorizacijsko strukturo, ki določa, kako ContractWorks pristopi k upravljanju pogodb.

Ko ustvarite novo oznako, lahko dodate tudi spustni meni, ki doda oznako v določen oddelek v vašem podjetju ali na večjo pogodbeno predlogo. Če torej dodate oznake pogodb o zaposlitvi, lahko v spustni meni dodate oddelek za človeške vire (HR), medtem ko lahko za pogodbo o razkritju (NDA) dodate pravni oddelek. Oznake je enostavno ustvariti na kartici Oznake / Predloge, nato pa se lahko vrnete v mapo »Prejeto« in povežete oznake z določenimi pogodbami. Uporabniški vmesnik ContractWorks je podobno redek in intuitiven kot pri Concord-u, vendar gre daleč globlje v podrobno kategorizacijo in iskanje pogodb.

Predloge so podaljšek te ideje. Skupine oznak temeljijo na vrsti pogodbe, kar strankam pomaga slediti enakih 5–10 določb najemne pogodbe, na primer hitro iskanje te vrste pogodbe v nasprotju s prodajalčevo pogodbo, partnersko pogodbo, NDA ali posojilno pogodbo. Predloge niso povezane z ustvarjanjem pogodb; so dodatna orodja za upravljanje in kategorizacijo. Oznake in predloge lahko uporabljajo samo skrbniki ali uporabniki s polnim dostopom.

Ko sem testiral platformo kot skrbnik, sem lahko v testno predlogo povlekel več oznak in označil privzeta polja, kot so začetni in končni datumi, termin in pogodbena vrednost kot obvezna polja. Nato lahko nastavim ponavljajoča se obvestila določenim uporabnikom, pa tudi samodejne posodobitve in samodejno obnavljam na podlagi ne glede na interval, ki ga nastavim. To je koristno za naročniške pogodbe, ki se podaljšajo četrtletno ali letno. Lahko naložite dokument, da povežete tudi s predlogo za pogodbo, čeprav spet ni popolna predloga za avtoring, kot bi jo našli v orodjih, kot je Agiloft. Kljub temu so oznake in predloge ContractWorks bolj prilagodljive in enostavnejše za uporabo kot tradicionalni pristopi, poleg tega pa so popolnoma iskane.

Ko naložite dokumente in dodate oznake in predloge, lahko upravljate s podpisniki in elektronskim podpisom na kartici Podpiši. Kot skrbnik lahko določite svojega podpisnika ali nastavite predlogo za podpise, povezano s posameznimi vrstami pogodb. V tem primeru lahko dokument označite z določenimi lokacijami, za katere potrebujete podpis in kdo je prejemnik, in jih shranite kot predlogo. Če ste že nastavili predlogo, lahko na zavihku Dokumenti kliknete ikono pisala, da takoj pošljete varno povezavo za podpisovanje. Vsi podpisniki dobijo izpolnjeno kopijo PDF pogodbe, ki jim je bila poslana po e-pošti, na zavihku podpis pa lahko filtrirate po dokončanih, nedokončanih ali preklicanih podpisih.

Funkcija eSigning je preprosta, naravna sposobnost podpisovanja pa bo kmalu integrirana v Salesforce in bo na voljo v aplikaciji Salesforce AppExchange, za katero bo ContractWorks dejal, da bo lahko dokument, ustvarjen v Salesforceu, poslal neposredno v ContractWorks za shranjevanje in podpis ter povlekel polja Salesforce neposredno v platformo kot oznake.

Poročila in obvestila

ContractWorks še vedno razvija svojo funkcijo poročanja, vendar je na voljo velik nabor funkcij in analitike, s katerimi je mogoče delati. Na kartici Poročila lahko upravljate poročila in z njimi povezana obvestila v koledarskem pogledu. Pri ustvarjanju novega poročila sem lahko izbiral med vsemi svojimi oznakami in predlogi kot stolpce, poleg tega pa sem lahko filtriral podatke, iz katerih sem poročal, po ključnih besedah ​​ali določeni predlogi. Nato sem poročilo izvozil v obliki datoteke PDF in Microsoft Excel.

Ko ustvarite poročilo, zavihki Koledar obvestil in Poročilo o obvestilih omogočajo konfiguriranje e-poštnih sporočil in z njimi povezanih obvestil za določene uporabnike. Vsa poročila si lahko ogledate tudi na kartici Shranjena poročila. Najpomembneje je, da vam ContractWorks omogoča revizijski dnevnik za spremljanje vseh dejavnosti po uporabniku in celotno zgodovino vsake pogodbe v sistemu. Poročila v ContractWorks so več o gibanju dokumentov po sistemu in ukrepih, ki jih uporabniki izvajajo, sledenju, ko je dokument naložen, premaknjen, preimenovan in ko so podrobnosti spremenjene, da se zagotovi sledljivost in napake pri zajemu. V tem pogledu revizijska sled, poročanje in koledar obvestil opravljajo svoje delo. Kljub temu zmogljivosti poročanja niso niti približno tako poglobljene ali okrašene z interaktivnimi grafikoni in grafi, kot so tiste v Agiloftu in Onitu, niti z meritvami trendov in priporočili, ki jih boste našli v poročilih, ki jih ustvari Coupa Contract Management Lifecycle Management.

Virtualni kabinet za pogodbe

ContractWorks je enostaven za uporabo, natančen pri razvrščanju pogodb in med najboljšimi izkušnjami, ki smo jih preizkusili za varno shranjevanje in sledenje pogodbenih dokumentov. Platforma sija tudi, ko gre za hitro iskanje po označevanju in strukturi predloge. Poleg tega njegova naravna funkcija eSigning deluje dobro. Če iščete oblikovanje pogodb, obsežnejše poročanje in globlje funkcije življenjskega cikla upravljanja pogodb (na primer avtomatizacijo delovnega toka, nadzor različic in vgrajeno sodelovanje in upravljanje opravil), je izbira uredništva Agiloft zmogljivejša in prilagodljivejša možnost. Vendar pa je za naročnike, ki se primarno ukvarjajo s usmerjanjem in upravljanjem dokumentov po ustvarjanju, z veliko varnostjo in celostno preglednostjo, ContractWorks pametno zasnovana in izvedena rešitev za tiste vidike upravljanja pogodb.