Sočasni pregled stroškov in ocena

Concur Technologies je leta 2014 pridobil SAP. Zato se njegov nabor potovalnih in stroškovnih rešitev zdaj imenuje SAP Concur, njegov izdatni izdelek za mala in srednje velika podjetja (SMB) pa se imenuje Concur Expense. Cene so v veliki meri odvisne od vaših potreb. Standardna izdaja se začne pri 8 USD na poročilo (na osnovi približno 250 transakcij na mesec). Programska oprema za sledenje in upravljanje stroškov Software-as-a-Service (SaaS) ponuja obsežen nabor funkcij za vstopno ceno, vključno z izdelavo in odobritvijo poročila o odhodkih, okrepitvijo pravil, zajemom prejemkov, integracijo osebnih in korporativnih kartic ter vnaprej določenimi poročili.

Obstajajo številne neobvezne storitve (na primer napredno poročanje in integracija s tretjimi storitvami) in Professional Edition za srednje velika podjetja. Čeprav izbire urednikov potrjujejo, izpopolnjujejo in Rydoo imajo primerne robustne nabore funkcij z veliko večjo preglednostjo cen, je Concur Expense pravična možnost za mala in srednje velika podjetja, ki rastejo v podjetju ali imajo mednarodno prisotnost v podprtih državah.

Draga skrivnost

Kot že omenjeno, so cene Concur na osnovi poročila, ki se začnejo pri 8 USD na poročilo. Najnižja pristojbina za organizacijo, da prvič kupi Concurjev izdelek SaaS, znaša približno 994 dolarjev na leto ali 82, 90 dolarja na mesec, kar ni nerazumno za izdelek, ki je tako polnopraven kot Concur Expense, še posebej če upoštevamo, da ni stroškov nastavitve. Drugi izdelki, kot so Certify, plačujejo pristojbine za namestitev pristojbine v višini 1.500 USD in višje.

Concur nam je postavil testni račun. Pod osebnimi podatki smo dodali svoj e-poštni naslov za obvestila o stroških in poročila. Concur nam je poslal e-poštno sporočilo, da ga preverimo zaradi varnosti. Pod informacijami o izdatkih smo določili našo valuto povračil in dodali sekundarnega izmišljenega upravitelja kot odobritelja naših poročil. Preverili smo tudi e-poštni naslov našega testerja, da smo lahko e-prejemke sodelujočih dobaviteljev poslali neposredno na naš račun, kjer se zbirajo in preslikajo v poročila o stroških. To je prihranilo veliko časa, saj ni bilo vnosa podatkov in papirnih potrdil, da bi jih lahko oddali s svojim poročilom o stroških.

Popolnoma predstavljeni vmesniki

Nastavitev mobilne naprave za nedavno prenovljeno aplikacijo je bila tako enostavna kot Certify ali Abacus. Mobilna aplikacija SAP Concur je na voljo za iPhone, Android, Blackberry in Windows Phone. Opomba: Čeprav je aplikacija ExpenseIt še vedno na voljo za prenos, je v glavnem namenjena obstoječim uporabnikom, ki bodo sčasoma premaknjeni na novejšo aplikacijo. Novi uporabniki se najbrž ne bi trudili s tem.

Ko smo prvič zagnali aplikacijo Concur Android, smo takoj vedeli, da gre za poslovno aplikacijo. Ustavljali so nas in povedali so, da aplikacija zahteva zaklepanje zaslona na naši napravi za ustrezno varnost.

Mobilna aplikacija ima čist vmesnik z več kategorijami, odvisno od tega, kdo ste in katere funkcije uporablja vaše podjetje. Vključujejo lahko takšne kategorije, kot so potovanja (za potovalne storitve Concur), odhodki (seznam vaših stroškov), poročila o izdatkih, odobritve, zahteve (dovoljenja) in proračuni. Če želite dodati stroške, tapnete kamero na dnu zaslona (ki je nekoliko zmedeno označena kot ExpenseIt) in posnamete fotografijo potrdila. Nato se prevede z optičnim prepoznavanjem znakov (OCR). Poskusili smo s tremi prejemki. Vse je trajalo manj kot minuto za natančno skeniranje.

Poslali smo tudi bolj zapletene prejemke iz dveh različnih hotelov. Eden od prejemkov je bil vpisan z enim od njegovih izdatkov (hotelski davek). Vendar smo uspeli popraviti odhodke, tako da smo celoten znesek obračunali. Drugi prejem je bil vpisan z zneskom 0 USD, ker ga je hotel navesti kot plačan. Tudi to je bilo ročno popravljeno.

Concur vam omogoča, da ročno ustvarite stroške ali izračunate kilometrine na enega od treh načinov: z ročnim vnašanjem naslovov, ki ste jih začeli in končali, z uporabo GPS ali z uporabo razporeda aplikacije za zajem kilometrov v določenih urah. Ta raven podrobnosti v njegovih organizacijskih zmožnostih se zrcali v najboljši konkurenci, kot je Expensify.

Ko končate, stroške premaknete v poročilo (ki ga lahko samodejno sestavite s funkcijo, imenovano Pomočnik za odhodke). Programska oprema označi kakršne koli težave. Nato poročilo predložite v odobritev. Stroški, zaračunani podjetniški kartici, bodo samodejno usklajeni s seznami prejemkov. Upravitelji, ki morajo odobriti poročila, lahko to storijo tudi iz mobilne aplikacije.

Concurjev spletni vmesnik je bil v času pisanja tega dokumenta temeljit. Nova zasnova naj bi bila vsem uporabnikom na voljo do konca leta ali v začetku leta 2019. Trenutni vmesnik ponuja tisto, kar bi pričakovali od sezonskega in polno predstavljenega izdelka. Na zgornji strani so ločeni spustni meniji za Concurjeve različne aplikacije, vključno s potovanji (če se uporabljajo), Expense in njenim App Center. V skrajnem desnem kotu je spustni meni profila uporabnika in povezava za pomoč. App Center je zelo kul stran, ki vsebuje nore inovativne aplikacije, optimizirane za Concur, da uporabnikom pomagajo pri poročanju o potovanjih in stroških. Lahko bi preživel ure pokukati v teh aplikacijah. To je le eden od primerov, ko Concur prinaša vrednost za podporo svoji ceni.

Ustvarili smo dva računa, da bi preizkusili Concurja: enega za izmišljenega zaposlenega in enega za vodjo; slednji bi lahko odobril poročila. Z vidika posameznega zaposlenega je Concur Expense omogočil, da prilagodimo nekaj nastavitev. E-poštna obvestila smo konfigurirali za pošiljanje, ko se je stanje poslanega poročila o stroških spremenilo, ko je bilo predloženo poročilo o odhodkih ali ko so na moj račun padle nove transakcije s karticami podjetja. Všeč nam je bilo, da ima možnost izbrati pooblaščenca, ki bo deloval v aplikaciji v našem imenu. Podjetje Concur hrani podatke za zahtevano sedemletno obdobje, če ne več, za izpolnjevanje revizijskih pravil stranke IRS.

Če uporabljate Concur Travel, bodo vsi podatki iz te aplikacije - hotel, letalski potni stroški, stroški korporativne kartice - neposredno v Concur. Concur-jeva pridobitev s strani SAP strankam omogoča dostop do rešitev SAP prek vnaprej izdelanih predlog za povezovanje, ustvarjenih okoli datotečnih struktur SAP. Podatke, povezane s stroški, natančno zajamejo v objavah Concur v rešitvi SAP, kar pomeni, da ima Concur trdno oporo na srednjem in večjem poslovnem trgu.

Concur Expense je tako enostaven za uporabo kot ExpensePath, vendar je nekoliko bolj vpleten kot Abacus, Certify ali Rydoo. Če si vzamete čas za nastavitev svojega profila, bodo posodobljena poročila o stroških gradnje. Aplikacija za zajem OCR za mobilne slike močno poveča kakovost slike in zmanjša količino pritiskov tipk, potrebnih za dokončanje poročila o odhodkih, izboljša pa celotno izkušnjo.

Veliko izboljšalo

Ker je bil ta izdelek nazadnje pregledan, je bila mobilna aplikacija ExpenseIt zložena s Concur Expense, zaradi česar je postopek veliko enostavnejši kot je bil. Če ga skupaj doživljamo kot končnega uporabnika, izdelek ponuja vse potrebne rešitve za sledenje stroškov in še veliko več.

Concur Expense je rešitev, ki je primernejša za mala in srednja podjetja, ki imajo vsaj 10-15 ali več zaposlenih, ki oddajajo poročila o stroških. Ko bo spletna prenova zaživela, bo verjetno nasprotovala kakovosti naših uredniških izbir Certify in Rydoo.