Video: ShareFile and the New Remote Workstyle (Oktober 2024)
Natančno imenovan Citrix ShareFile ponuja upravljanje dokumentov, ki je primerno tako za podjetja kot za mala in srednje velika podjetja (SMB). Citrix ShareFile ima brezplačno 30-dnevno preskusno različico (kreditna kartica ni potrebna) in tri plačane programe. Osebni račun (16 USD na mesec, ki se zaračuna na leto) ponuja 100 GB prostora za shranjevanje z največjo velikostjo datoteke 10 GB. En korak več je račun Team (60 USD na mesec, ki se letno zaračuna za 5 računov zaposlenih; 8 USD na dodatni račun), ki ponuja 1 TB prostora za shranjevanje z največjo velikostjo datoteke 10 GB in dodaja e-podpise, urejanje mobilnih naprav, e-poštni vtičnik, integracije in integracije tretjih oseb. Končno poslovni račun (100 USD na mesec, ki se letno zaračuna za 5 računov zaposlenih; 10 USD na dodaten račun) ponuja neomejeno shranjevanje z največjo velikostjo datoteke 100 GB in dodaja varnostne funkcije, prijavo in odjavo datotek, vabila v mape in več. To je dobro orodje za osnovno skupno rabo datotek, če pa potrebujete funkcije sodelovanja, kot so komentiranje in opravila, vam bo bolj všeč naš izbor urednikov Zoho Docs Standard.
Uvod v Citrix ShareFile
Če se želite prijaviti na brezplačno preskusno različico Citrix ShareFile, morate navesti samo svoje ime in e-poštno sporočilo ter nastaviti geslo. Nato vnesete ime svojega podjetja, ki nato ustvari spletno mesto Citrix ShareFile po meri. Na vrhu nadzorne plošče je prikazana količina časa preskusa s povezavo za nadgradnjo.
Ko prvič obiščete vaše spletno mesto, si lahko ogledate funkcije, ki vam pokažejo, kako ustvarjati mape in upravljati dovoljenja, nalagati in deliti datoteke z notranjimi in zunanjimi uporabniki, zahtevati datoteko in nalagati mobilne aplikacije. Ta ogled, videoposnetke o usposabljanju in članke o podpori najdete v razdelku Pomoč. V vašem računu je 10 vodnikov za začetek. Programska oprema tudi vas poziva, da za začetek opravljate običajna opravila, kot so nalaganje in skupno rabo datotek, ustvarjanje map in podobno.
Uporabniški vmesnik Citrix ShareFile (UI) je redek, vendar ni z datumom. Tako kot Zoho Docs Standard ima tudi nekaj podobnosti s postavitvijo Google Drive, čeprav se razlikuje po svoji barvni shemi in grafiki. Na levem podoknu so povezave do datotek in map, skupne datoteke, najljubše mape in priključki, ki so povezave do drugih storitev za shranjevanje datotek, vključno z Box for Business, Dropbox Business in Google Drive for Work ali na vaš računalnik. Tik pod tem je prejeta pošta, koš za smeti in polje z datotekami za začasno shranjevanje in sprejemanje zahtevanih datotek. Lahko razširite meni "Druge možnosti", ki vam omogoča ogled dnevnika dejavnosti, povezavo do zahteve, dodajanje opomb, dodajanje URL-jev, kopiranje map in drugo. Meni na vrhu nadzorne plošče vam omogoča, da upravljate z uporabniki, delite in zahtevate dokumente, se spustite v administrativne nastavitve (stvari na visoki ravni) in Moje nastavitve (geslo, časovni pas itd.).
Skupna raba dokumentov in sodelovanje
Datoteke lahko delite na tri različne načine: iz svojega računa Citrix ShareFile, z nalaganjem datotek iz računalnika ali z vlečenjem datotek v obraz za pošiljanje. Ko datoteko delite z zunanjim uporabnikom, si jo lahko ogledajo v spletni aplikaciji Microsoft Word ali pa jo prenesejo.
Na kartici Upravljanje uporabnikov lahko ustvarite zaposlenega ali stranko. Z zaposlenimi najprej vnesete njihov e-poštni naslov, nato ime in naslov, nato pa jim nastavite geslo in nastavite omejitev pasovne širine, če želite. Nato lahko uredite osnovna dovoljenja, na primer, ali lahko uporabniki ustvarijo mape na koreninski ravni, uredijo adresar v skupni rabi in spremenijo geslo. Nastavite lahko tudi skrbniške privilegije, kot so dostop do datotek datotek drugih uporabnikov, upravljanje uporabnikov, urejanje podatkov za obračun in celo dodelitev skrbniških pravic drugih. Nato lahko uporabnike dodate v določene mape in dovolite dovoljenja za prenos in nalaganje ter nastavite obvestila. Če jih imate, lahko klonirate obstoječe uporabnike. Nato lahko pošljete pozdravno e-poštno sporočilo, ki si ga lahko predogled ali kopiranje aktivacijske povezave pošljete na e-pošto.
Dodajanje odjemalca je podoben postopek, le da jim lahko daste manj uporabniških dovoljenj in brez skrbniških pravic. Imel sem težave z dodajanjem zaposlenih in strank v mape, kar je bilo nekoliko bleščeče. Kadar koli lahko vstopite v uporabniške račune in ponovno pošljete e-poštna sporočila. Če uporabnikom omogočite, da spremenijo svoje geslo, jih to takoj pozove.
Uporabniki lahko po e-pošti zahtevajo, da nekdo naloži datoteke v svoje datotečno polje ali v mapo, ki jo določi. Ko sem prvič poslal zahtevo, je šel v mapo prejemnika neželene pošte. Ko sem poskušal naložiti datoteko, sem po nesreči pritisnil gumb za prenos, preden sem priložil datoteko, vendar nisem prejel opozorila, kar je bilo nenavadno. Prosilec prejme opozorilo po e-pošti, ko uporabnik uspešno naloži zahtevani dokument.
Citrix ShareFile ima vtičnik Microsoft Outlook, ki omogoča skupno rabo in zahtevanje datotek neposredno s e-poštne platforme. Ko ga namestite in se prijavite v račun, boste na zgornjem desnem kotu prikazali možnosti Pretvori priloge, Priloži datoteke in Zahtevaj datoteke, ko ustvarite novo sporočilo. Obstaja tudi spremljevalna namizna aplikacija Citrix ShareFile, ki jo lahko prenesete, če raje delate zunaj spletnega brskalnika. Lahko se odločite za sinhronizacijo vseh datotek Citrix ShareFile na namizju, kot lahko z Dropbox Business in Evernote Business.
Citrix ShareFile nima nalog, komentiranja ali vgrajenega spletnega urejanja. Za urejanje dokumentov v spletu mora imeti vaše podjetje plačano naročnino na Microsoft 365. Tekmovalec Zoho Docs ponuja vse te funkcije. Če želite urejati datoteko v Citrix ShareFile brez Microsoftove naročnine, jo morate "preveriti" in nato ponovno vključiti. Datoteke lahko določite za dostop brez povezave, kar je koristno, vendar lahko to storite samo naenkrat. Google Drive for Work omogoča dostop do vseh datotek brez povezave.
Za preprosto deljenje dokumentov Citrix ShareFile does Trick
Citrix ShareFile ima osnovne aplikacije za Android, BlackBerry, iOS in Windows Phone, kjer si lahko ogledate in delite datoteke in mape. Do svojega spletnega mesta Citrix ShareFile lahko dostopate tudi v mobilnem brskalniku.
Če boste na poti potrebovali pomoč, ima Citrix ShareFile zbirko znanja, ki jo lahko iščete, videoposnetke za usposabljanje, vodnik za začetek in skupnost uporabnikov. Prošnjo za pomoč lahko pošljete tudi prek spleta in si ogledate seznam znanih težav in njihovih stanj. Dostopate lahko tudi do 24-urne telefonske podpore, podpore po e-pošti, se prijavite za usposabljanje v živo in celo dobite podporo za Twitter, ponedeljek-petek, 9.00 - 17.00 EST.
Če potrebujete shrambo za svoje pomembne poslovne datoteke, vam je Citrix ShareFile pokril. Če pa iščete robustno orodje za urejanje in način upravljanja delovnega toka, boste razočarani. Boljše možnosti vključujejo Box for Business, Dropbox Business in naš uredniški izbor Zoho Docs Standard, ki ponujajo orodja za sodelovanje, kot so komentiranje in upravljanje opravil.
