Potrdi pregled in oceno

Namestitev brez težav

Priprava načrta za certifikacijo za mala podjetja je samoplačniška in izvedena z brezplačnim 15-dnevnim preskusom, pri čemer vam najprej ni treba spustiti kreditne kartice. Za preizkušanje tega izdelka sem uporabil kombinacijo predhodno konfiguriranega računa Certify in računa, ki sem ga sam nastavil, da bolje razumem izkušnjo konfiguracije skrbniškega računa. Ko je bil moj račun ustvarjen, me je Certify takoj usmeril na razpoložljive vire, kjer sem našel vodnik za izvajanje samopostrežne storitve in povezavo do njegovega usposabljanja Certify Training. To so bila velika sredstva, ki so me korak za korakom lotila skozi postopek vkrcanja. Čeprav ni tako preprost kot nekaj, kot je Abacus, postopek nastavitve Certifyja kljub vsemu ne bi smel ovirati kupcev katere koli tehnične usposobljenosti.

Začel sem z ustanovitvijo oddelkov, saj mora biti v Certifyju vsak uporabnik član oddelka. Nato sem dodal zahtevane kategorije in nato določil nastavitve pravilnika, določil kilometrine (preprosto lahko poiščete najnovejše cene IRS, ki se samodejno dodajo) in dodal uporabnike. Obstaja videoposnetek o tem, kako natančno opraviti vsako od teh nalog, ki je na servisu postavila kos pogače. Mobilne aplikacije so brezplačne in so na voljo za Android, iOS, Windows Phone in celo BlackBerry iz katere koli ustrezne trgovine z aplikacijami, pa tudi na spletni strani Certify. Družba je s čarovnikom za nastavitev za nove uporabnike še olajšala nastavitev in vkrcanje. To vključuje ploščo »Kaj je naslednje«, ki uporabnike skozi postopek vkrcanja vodi, da postavijo aplikacijo Certify Mobile, konfigurirajo neposreden nakazilo, dodajo kreditne kartice in izkoristijo vadbo in vadbe v Certify Training Camp.

Nad osnovami

Podpora in viri podjetja Certify so bili najboljši in najbolj temeljiti od vseh pregledanih izdelkov, obsežnejši od podpore Concur Expense ali ExpensePath.

V razdelku za podporo sem našel več različnih sredstev za pomoč, vključno z e-poštnim naslovom za moj sysadmin, telefonsko številko za pogovor z živo tehniko (na voljo 24/5), bazo znanja in pogostimi vprašanji. Za primerjavo Abacus ponuja povezavo za iskanje s povezave za podporo.

Spletna nadzorna plošča je bila prenovljena od zadnjega pregleda izdelka in je še bolje organizirana kot prej, kar omogoča enostaven dostop do različnih funkcij. Dostopil sem do svoje potrjene denarnice, ki ima vse moje čakajoče prejemke in stroške; dodajte nove prejemke in izdatke prek mobilnega telefona, e-pošte, nalaganja in celo faksa; zaženite novo poročilo ali preverite stanje obstoječih; uporabite funkcijo ReportExecutive za samodejno sestavljanje in načrtovanje poročil; in uporabite SpendSmart za iskanje odličnih restavracij, hotelov in drugih prodajalcev.

Nabor funkcij za zaposlene podjetja Certify je bogat od običajnih zmogljivosti za sledenje stroškov, s funkcijami, kot so zajemanje prejemanja iz vaše pametne kamere, shranjevanje potrdil, geolokacijske storitve in brezplačne mobilne aplikacije. Nabor funkcij Admin vključuje značilne naloge, kot so nadzor nad usmerjanjem odobritve, več uporabniških vlog, integracija osebnih kreditnih kartic, shranjevanje potrdil v oblaku in različica SMB, ki sem jo preizkusila, združuje z računovodsko programsko opremo Intuit QuickBooks Online Plus. Za tiste, ki ne uporabljajo QuickBooks, Certify Professional načrt med drugim integrira z drugimi računovodskimi paketi, vključno z Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite in SAP, čeprav boste morali, da se te povezave uresničijo, sodelovati s Certify Integration Services. Z NetSuite lahko na primer preslikate in sinhronizirate elemente v NetSuite v podatkovna polja v Certify. Ta integracija bi lahko zagotovila večjo prepoznavnost odločitev o porabi. Certifyjev vmesnik aplikacijskega programa (API) to omogoča.

Potrdi vam omogoča, da v svoj sistem dodate neposredna povračila vlog, integracijo korporativnih kartic, povračila v tuji valuti, poročila o več valutah in poročanje v realnem času. Odštejete lahko tudi dnevne službene stroške, tako da v svojih poročilih o stroških izberete kategorijo oddaljenih poti. Certify je izboljšal svoje zmogljivosti poročanja od zadnjega pregleda z možnostjo tiskanja nadzornih plošč podjetja kot PDF datotek, pa tudi novih pogledov poročil o politiki izdatkov, posodobitev poročil o poročilu in novega stolpca obdelanega datuma, ki je bil dodan v Moja poročila o izdatkih. Druga koristna funkcija je sposobnost Certifyja, da v določeni časovni premici ustvari osnutek poročila za upravljanje, ki ga je treba pregledati.

Aplikacija shranjuje vse obstoječe podatke o strankah za zahtevanih sedem let, če pa stranka prekine Certify, po 90 dneh odstrani vse podatke. Shranjevanje v oblaku je vključeno v vse načrte za potrdilo. Zaradi dodatnega miru, Certify ponuja tudi možnost izbire, ki strankam omogoča prenos kopij mesečnih podatkov, ki stanejo 25 dolarjev na mesec.

Varnost za vse načrte Certify je celovita z uporabo certifikatov Symantec Secure Sockets Layer (SSL) in izvajanjem tedenskih testov ocenjevanja ranljivosti Verisign. Podjetje sodeluje s ControlScanom za četrtletno in letno certificiranje skladnosti s PCI in uporablja podatkovne centre Rackspace SSAE 16. Certify ima tudi na voljo aplikacijski programski vmesnik (API) za globlje integracije.

OCR Magic

Aplikacija Android je ena najboljših, kar sem jih doživela, in ena najbolj natančnih. Na glavni strani lahko fotografirate potrdilo ali ročno vnesete stroške. Ko izberete prejem, boste morali izbrati ločljivost slike med visoko, srednjo ali nizko. Prav tako lahko prejmete fotografijo, ki ste jo prej fotografirali iz galerije telefona. Ko posnamete fotografijo, jo lahko sprejmete ali zavrnete (na žalost v različici za Android ni možnosti čiščenja, ki jo ponuja aplikacija iOS). Nato vas pošljete na stran Enter Expense in gumb za samodejno izpolnjevanje bo v nekaj sekundah prebral potrdilo s svojo blagovno znamko ReceiptParse tehnologijo. Nato lahko izvedete poljubne popravke. Čarovnik za čiščenje vam omogoča pregled vseh stroškov, ki jih potrebujete zaradi kakršnega koli razloga - na primer tiste, ki presegajo dovoljene stroške - in se pozneje izognete grdim presenečenjem. Certify ima tudi neposredno integracijo z več prodajalci, kot je Uber.

Ko vnesete potrdila, se morate vrniti na glavni zaslon in jih ročno sinhronizirati s pomočjo gumba v zgornjem levem kotu.

Po vnosu vseh prejemkov ali stroškov lahko ustvarite novo poročilo, preverite, ali kateri od stroškov krši katera koli pravila, in nato predložite poročilo. Če imate več oseb, ki lahko odobrijo vaše stroške, lahko izberete posameznika, ki mu ga želite poslati. Nato ga lahko pošljete, ko opravite zaslon, v katerem vas prosimo, da ocenite nekaj krajev, ki so prikazani v poročilu o vaših izdatkih (na primer v mojem primeru sta to bila Staples in Dunkin Donuts).

Z drugimi gumbi na glavnem zaslonu lahko preverite in odgovorite na vsa poizvedba o vaših stroških, nato pa uporabite potovalno aplikacijo Certify za rezervacije letov, hotelov, najemnih avtomobilov itd.

Vse skupaj je Certify izjemno dobro zaokrožen izdelek za sledenje odhodkov, ki ustreza SMB okolju, in bo tam s podporo za podjetja, ko bo SMB pripravljen. Izdelek se odlično ukvarja s poroko s skrbnikom in financiranjem zahtev s potrebo mobilnega uporabnika po enostavnosti poročanja o stroških. Od izdelkov, ki sem jih preizkusil, je Certify povezan z Rydoo za naš izbor urednikov, saj je programska oprema za sledenje stroškov, ki jo lahko ponudimo največ za mala in srednja podjetja.