Abacus pregled in ocena

Solidna aplikacija za sledenje stroškov zagotavlja zmožnost reševanja več nalog. Še posebej, kadar je donosnost naložbe (ROI) odvisna od skupinskih projektov in strank; v tem primeru mora na številne načine pomagati finančnemu oddelku podjetja in upravnikom uskladiti izdatke. Abacus (ki se začne pri 9 USD na uporabnika na mesec) odlično pokriva vse te podlage za podjetja, ki poslujejo v Združenih državah Amerike, s svojim trendovskim, preprostim vmesnikom. Mobilni vmesnik Abacus prihaja blizu drugega kot pri izbiri urednikov Certify in Rydoo. Čeprav orodje za povračilo stroškov Abacus ne more povsem ustrezati njihovemu mednarodnemu obsegu ali zmožnosti določanja politik in pravil, je vrhunsko kot del celovite platforme za sledenje stroškov za domača podjetja.

Cene in načrti

Abacus cene se začnejo pri 9 USD na uporabnika na mesec za svoj paket Starter, ki med drugim vključuje avtomatsko krmiljenje pravilnikov, integracije z Intuit QuickBooks in neomejeno shranjevanje podatkov. Za 12 USD na aktivnega uporabnika na mesec (zaračunava se letno) Abacus doda programirljivo usmerjanje odobritve, integracijo komercialnih kartic in dodatno podporo. Ponuja tudi načrt po meri za podjetja. "Aktivni" uporabnik pomeni, da plačate uporabnikom samo, če imajo stroške odobrene v mesecu.

Abacus ne zaračunava dodatno za zaposlenega, ki tudi močno stroši. Abacus prav tako ne zaračunava vašega računovodje, izvajanja ali stalne podpore (e-poštni naslov za Starterjev načrt; telefon in klepet v živo za Professional in Enterprise). Podjetje krije tudi plačilo pristojbin za avtomatizirano klirinško hišo (ACH) brez dodatnih stroškov.

Na 30-dnevno brezplačno preskusno shemo Starter se lahko prijavite tako, da se obrnete na podjetje. Del ponudbe storitev Abacus in vrednost je prepričanje družbe, da družba ACH neposredno povrne odobrene stroške. Trenutno Abacus sodeluje le z ameriškimi bankami, tako da mednarodne transakcije niso sklenjene. Za razliko od ExpensePath, kupec opravi ves vnos podatkov o svojih nastavitvah računa. Zaradi varnostnih razlogov je bil demo račun Abacus napolnjen z lastnimi finančnimi podatki. Ko je bil začetni račun ustanovljen, sem se kot uporabnik povabil, da se pridružim prek drugih e-poštnih naslovov.

Svež videz in občutek

Družba je mlada. Tako so spletni in mobilni vmesniki oblikovani z najnovejšimi sodobnimi videzi, občutki in mobilnimi izkušnjami, kar ga loči od konkurentov s težjimi uporabniškimi vmesniki, kot je Expensify. Spletni vmesnik močno znovi mobilni vmesnik po obliki, velikosti pisave, uporabnosti in značilnostih podrobnosti. Podobnost vmesnika olajša premik od ene do druge.

Glava nadzorne plošče Abacusove spletne skrbnice vsebuje spustne menije Expense List, Chart View in Receipt View, skupaj z poljem Search. Na skrajni desni strani je gumb za vnos novih stroškov in možnosti filtriranja, razvrščanja in izvoza. Na levi strani lahko preprosto preklopite z Admin na svoje osebne funkcije. Spodaj so povezave do glavnih zaslonov: Prejeto, V čakanju, Odobreno, Prejeto z opozorili, Prejeto brez opozoril in Odobreno - Zadnjih 6 mesecev. Ogledate si lahko tudi poročila o stroških za različna potovanja, preverite kreditne kartice, dodeljene vaši ekipi, si ogledate vse ljudi v vaši ekipi, upravljate odhodkovno politiko vašega podjetja in nastavite svoj račun in splošne nastavitve.

Mobilne aplikacije so na voljo za Android in ioS. Mobilni vmesnik je preprost in razumljiv. Ko se odzovete na povabilo upravitelja, da se registrira pri Abacusu, vas nato povabite, da prenesete aplikacijo; Prenesel sem aplikacijo Android.

Na voljo sta vam dve možnosti: Najprej lahko fotografirate potrdilo, ki ga boste pozneje uporabili. Za razliko od iOS aplikacije, aplikacija Android ne omogoča prepisa prejema v aplikaciji. Potrdilo pa lahko dobite na spletnem vmesniku, kjer boste za vas vnesli prodajalca in znesek.

Vaša druga izbira je, da podatke za vsak strošek vnesete ročno v mobilno aplikacijo. Ko vnesete ime prodajalca, bo aplikacija iskala in naštela podobno poimenovane ustanove na vašem območju (kar je lahko neprijetno, če je zadevna ustanova nova in ni na vašem območju). Stroške lahko povežete s potovanjem, ki je bilo ustvarjeno s spletnim vmesnikom.

Vsak strošek, ko je končan, je takoj predložen, ne da bi morali čakati, da ustvarite poročilo. Ko sem predložil tri stroške s pomočjo izmišljenega računa zaposlenega, so se skoraj takoj pojavile v nabiralniku mojega računa upravitelja; eden, ki je bil poslan brez potrdila, je bil ustrezno označen kot "Z opozorili." Nato sem lahko poslal sporočilo, v katerem sem povprašal o manjkajočem potrdilu, ki ga je zaposlena prejela v svojem e-poštnem sporočilu. Od tam se lahko zaposleni prijavi v spletni račun in pošlje odgovor.

Čeprav je aplikacija Android lepo oblikovana, ne ustvarja več kot ustvarjanje in pošiljanje stroškov. To je v nasprotju s storitvami, kot je Concur Expense, ki nudijo popolno funkcionalnost v svojih mobilnih aplikacijah.

Preprosto povračilo stroškov

Zaposlenim, ki redno plačujejo stroške, bo všeč Abacus. Ocenil sem, da lahko odložim odškodnine za povrnitev stroškov, ne da bi pri tem potreboval popolno poročilo s številnimi vrstami stroškov. Ta postopek se razlikuje od aplikacij, kot je ExpensePath, ki vam omogočajo samo oddajo stroškov prek poročil. Še pomembneje pa je, da večina zaposlenih tedne ne želi nositi izdatkov podjetja.

Pri Abacusu je povračilo povračil približno dva dni. Vzeti čas za izdelavo enega poročila je morda zamudno, kot če vložite en strošek naenkrat, če pa postopek odobritve sproži celotno odobritev poročila za povračilo samo za en izdelek, ali mu bodo to všeč zaposleni? Ne preveč.

Na strani enačbe sem ugotovil, da so pravila za nastavitev enostavnejša od ExpensePath. V razdelku z nastavitvami so bila navedena vsa opozorila in pravila za blokiranje, kilometrina in samodejno odštevanje, ki jih lahko uporabim, in nato nekatere. Izjemno preprosto je, da odobrite stroške, samostojno ali v skupini, in jih s komentarjem vrnete zaposlenemu. Zaposleni je o komentarju takoj obveščen po e-pošti in lahko odgovori po vrsti. Prav tako je enostavno dodelitev odobritve drugemu upravitelju.

Z računovodskega vidika sem cenil, da mi je Abacus dal več možnosti kot Certify. Samodejno sinhronizira z računovodsko programsko opremo Xero, QuickBooks in Oracle NetSuite. Všeč mi je tudi, da Abacus shranjuje podatke in dovoljuje dostop za zahtevano 7-letno obdobje IRS, kar zagotavlja popolno revizijsko sled. Ko upravitelj in Admin odobrita stroške povračila, se plačilo ACH izvrši v roku 24 ur.

Abacus izvaja tudi dodatne varnostne ukrepe za zagotovitev skrbnikovih računov stranke. Nekaj ​​dni po začetku testiranja Abacusa mi je podjetje poslalo e-poštno sporočilo, v katerem je bilo rečeno, da so bila plačila začasno ustavljena do potrditve identitete in zahtevala zadnje štiri številke naše številke socialnega zavarovanja. Ti dodatni koraki so moteči na eni ravni, na drugi pa pomirjujoči.

Stroški poslovanja (z drugimi besedami, odhodki) so druga največja postavka pod plačami za večino podjetij. Zagotoviti, da se to opravi natančno, je ključnega pomena, začeti pa bomo tako, da bo postopek oddaje manj težaven. Abacusova samonastavitev, enostavna uporaba in hitro neposredno povračilo so plus, če je stranka v redu z razkritjem občutljivih bančnih podatkov, da se to zgodi. Odlična izbira za mala in srednja podjetja brez mednarodne prisotnosti, ki iščejo hitro, brez težav sledenje stroškov in povračilo zaposlenim.