6 Načini, da sodobna tehnologija tiska lahko pomaga pri vašem podjetju

Predstavil Epson - Če ste tiskalnik preusmerili v stanje gorilnika, se boste morda želeli vrniti na nov pogled. Zahvaljujoč upravljanemu tiskanju in zelenemu tiskanju vašega podjetje bo lahko popolnoma spremenilo način, kako vaši zaposleni pristopajo k tiskanju, pa tudi, kako boste plačali za to. Tu je šest konkretnih primerov za začetek.

Upravljano tiskanje

Se spomnite, kdaj ste nazadnje morali to kartušo s tonerjem vstaviti v laserski tiskalnik v svoji pisarni? In potem, ko ste zadnjič videli še en račun za ta isti toner in se vprašali, kam vse to gre? To je le en primer, kaj lahko upravljana storitev tiskanja naredi za vas. Če izraza še nikoli niste slišali, si omislite le še en razvoj programske opreme (SaaS), razen tega je tiskanje kot storitev (PaaS). Funkcije se bodo razlikovale, vendar se lahko prijavite na takšno storitev in boste lahko izbrali tiskalnik, ki ustreza vašemu okolju, plačali naročnino in začeli tiskati. Potrebujete le papir. Naročnina bo poskrbela za oskrbo s tonerjem, težave s tiskalnikom in vse druge glavobole. Poleg tega bo večina storitev zagotovila tudi te tri dodatne ugodnosti:

• Ocenjevanje tiska: Večina organizacij nima pojma, kakšen je v resnici njihov postopek tiskanja - kdo tiska, kaj tiska in koliko tiska. To je zato, ker večina pisarn ne obsega na primer dveh ali treh standardnih pisarniških tiskalnikov na tla, temveč tudi nešteto "senčniških tiskalnikov" v obliki osebnih tiskalnih naprav, ki so jih uporabniki namestili na mize (bodisi sami bodisi za podporo nekaterih malo znan poslovni postopek). To lahko resno poveča ne samo stroške tonerja, temveč tudi stroške papirja, strojne opreme in IT-ja. Ko izberete storitev upravljanega tiskanja, poiščite tisto, ki bo na kraju samem poslala strokovnjaka, ki bo preveril število nameščenih tiskalnikov in preučil, kako se uporabljajo. Nato to znanje spremenite v priporočilo ustreznega števila in vrste tiskalnikov, ki jih vaša organizacija resnično potrebuje.
• Ravno upravljanje: Upravljane storitve tiskanja bi morale biti velike za upravljanje. Poiščite storitve, ki ne upravljajo samo z povezljivostjo in zdravjem tiskalnika, temveč tudi spremljajo stroške in porabo. Nekateri lahko posredujejo podrobnosti do posamezne uporabniške ravni. To vam ne daje le podrobnih informacij o tem, kdo tiska največ, zakaj in koliko to stane, ampak vam omogoča, da te podatke (skupaj s tistimi, ki ste jih izvedeli med ocenjevanjem tiskanja) uporabite za nenehno prilagajanje in optimizacijo postopka tiskanja, ne da bi kdaj plačali več kot naročnino.
• Nadzor stroškov s poenostavljenim tiskanjem: Najbolj očitna prednost uporabe storitve upravljanega tiskanja je uživanje poenostavljene življenjske dobe. Vse te majhne glavobole, ki so vas poslali v spremljanje ali v klic IT, zdaj upravlja ponudnik storitev. Ponudnik uporablja običajno napredno in lastniško programsko opremo za upravljanje, ki jim omogoča takšen nadzor, hkrati pa z uporabo oblaka ohranja prisotnost zunaj kraja. Toda ta ista tehnologija ima pogosto dodatne koristi, pri čemer je najbolj značilna v tem primeru, da bodo uporabniki verjetno imeli možnost tiskati na kateri koli tiskalnik v vaši naročnini, ne glede na to, kje so prek interneta. Tudi za srednje veliko osebje prodajnih cestnih bojevnikov ne samo, da prihrani denar pri pošiljanju faksov, ampak nudi dodatno prilagodljivost, da lahko dokumente hitreje in bolj zanesljivo dobijo do osebe, ki jo potrebujejo.
• Izboljšana varnost: Izvajanje upravljanega tiskanja pomeni tudi večjo varnost, kar je ključnega pomena, ko govorite o povezanem tiskanju. Upravljano tiskanje lahko pomaga pri preverjanju pristnosti in upravljanju identitete, pa tudi pri večjih praktičnih varnostnih funkcijah, kot so kode PIN ali filtriranje IP.

Trajnostni tisk

Trajnostno tiskanje zveni kot tržna beseda, ki bo prinesla malo oprijemljive koristi za vaše podjetje. Toda v praksi ne le pomaga okolju, ampak vam lahko prihrani tudi precej denarja. Ena »zelena« rešitev za tiskanje, ki bi pomagala večini podjetij, vendar vam ne pride takoj na pamet, ko razmišljate o okolju prijaznih napravah, je večfunkcijski tiskalnik ali tiskalnik vse v enem. S premikom na takšno napravo ne prihranite le na električni energiji (ena naprava v primerjavi z vsaj dvema in pogosto tremi), ampak tudi prihranite na prostoru in uporabi potrošnega materiala. Če se premaknete na takšno napravo prek upravljane storitve tiskanja (na primer zgoraj opisane), ne boste dobili samo najnovejše tehnologije tiskanja, temveč tudi najnovejšo zeleno tehniko. Kar se tiče tiskalnikov, se to razdeli na dve splošni kategoriji možnih koristi:

Zmanjšanje količine tonerja in kartuš: Večina proizvajalcev tiskalnikov z velikimi imeni je v zadnjih nekaj letih razvila nove tiskalne motorje, katerih namen je zmanjšati porabo tonerja in črnila, pa tudi zmanjšati ali celo odpraviti število uporabljenih tiskalnih kartuš. na odlagališčih. Canon in Epson imata brez kartuše, okolju prijazne tiskalne linije, medtem ko Brother, HP in Xerox vsi imajo programe za recikliranje kartuš, ki vam pomagajo enostavno odstranjevanje rabljenih kartuš, za manjši vpliv na okolje.

Uporabite pametnejšo programsko opremo: To je dejansko stranska prednost strategije tiskanja, optimizirane za oblake. Večina upravljanih ponudnikov tiskanja bo nudila tovrstne rešitve, vendar jih lahko tudi sami konfigurirate, če imate nekaj izbirnih informacij. Preprosto gre za preslikavo poslovnih procesov, ki tiskalnike vključujejo v čim več programske opreme, namesto na papir. Ali morate na primer tiskati to naročilo za računovodstvo? Ali bi bilo tiskalniku preprosto učinkovito, če ne celo bolj učinkovito, zanesljivo in varno, preprosto ustvariti datoteko, ki se prikaže v mapi za shranjevanje v oblaku, do katere ima dostop računovodstvo? Nato jo lahko preprosto odprejo v kateri koli programski opremi, ki jo uporabljajo, in od tam naprej opravljajo poslovne procese. Tovrstni premik lahko vključuje le shranjevanje v oblaku, ampak tudi druge aplikacije, vključno z upravljanjem dokumentov, upravljanjem odnosov s strankami (CRM), načrtovanjem poslovnih virov (ERP) in celo e-pošto ali programsko opremo za spletno sodelovanje. Popolnoma lahko odpravi staranje tehnologij, zlasti faksiranja in kopiranja, in vam omogoči dodajanje plasti takojšnje organizacije in varnosti podatkov, ki jih papir preprosto ne more zagotoviti. Prav tako lahko enostavno in varno vključuje mobilne naprave in oddaljene delavce, kar je običajno pri starejših napravah zelo težko.

Tiskanje morda ni več tista tehnologija IT, o kateri večino slišimo, vendar to še ne pomeni, da se je kategorija nehala uvajati. Če še vedno uporabljate pisarniške tiskalnike Behemoth, ki izhlapevajo toner in žvečijo skozi gozdove dreves, je čas, da podrobneje pogledate, kaj je danes na voljo. Sedite skupaj z ljudmi v vaši organizaciji, ki najbolj uporabljajo vaše tiskalnike in natančno preslikajte, zakaj in kako se te naprave uporabljajo. Nato se prilagodite temu, kar danes ponujajo proizvajalci tiskalnikov v povezavi z oblačnimi storitvami in poslovnimi aplikacijami, ki temeljijo na SaaS-u. Morda boste šokirani nad tem, kako učinkoviteje lahko deluje vaše podjetje, hkrati pa prihranite precej denarja.