5 Super stvari, ki jih povezani tiskalniki lahko storijo za vaše podjetje

Predstavil Epson - Sodobna podjetja uporabljajo aplikacije v oblaku za vsakodnevno komunikacijo in opravila, od spletnega sodelovanja do načrtovanja poslovnih virov (ERP). Ne samo to, ampak današnji skrbniki in zaposleni s temi storitvami komunicirajo prek pametnih telefonov in drugih povezanih naprav včasih pogosteje kot na namizju. Če gre torej za vsakdanji poslovni proces, ki je temeljni kot tiskanje, zakaj bi vaša organizacija ostala v času analogne dobe lokalnih tiskarskih opravkov in zapletenih žic?

S spletom se lahko poveže kateri koli tiskalnik z omrežno povezavo. V tem članku se osredotočamo na brezžične tiskalnike, ki so omogočeni za tiskanje v oblaku, ki lahko prek internetne povezave sinhronizirajo računalnik, mobilno napravo ali celo vaš brskalnik s tiskalnikom, ki je povezan z oblakom. Če želite izvedeti, kako to storiti, obstaja več različnih načinov za povezavo in pošiljanje varnih datotek iz naprave na tiskalnik, ki je povezan z oblakom. Najboljši brezžični tiskalniki na trgu ponavadi uporabljajo kombinacijo Wi-Fi, komunikacije v bližini (NFC) in varnih virtualnih omrežnih povezav, vključno s storitvami, kot je Google Cloud Print, za pošiljanje in tiskanje datotek prek spleta od koder koli.

Brezšivna povezana izkušnja tiskanja podjetjem in njihovim zaposlenim ponuja številne prednosti. Spodaj izpostavljamo pet najpomembnejših načinov, kako bi lahko vaša organizacija izkoristila, če bi se odklopila od starega pisarniškega klance v korist sodobnega tiskalnika, povezanega z oblakom.

1. Udobnost

Prva stvar, ki jo boste opazili pri nastavitvi tiskalnika, povezanega z Googlovim tiskanjem v oblaku ali druge storitve v oblaku, ki jo ponujajo večji ponudniki tiskalnikov, je, da ni gonilnikov za namestitev in nastavitev. Tiskalniki so že pripravljeni na oblak, številne storitve pa prihajajo tudi z aplikacijami za Android in iOS za tiskanje neposredno iz vašega pametnega telefona ali tabličnega računalnika. S spletno povezanimi tiskalniki odpravljate tudi potrebo po ročnih posodobitvah, samodejno posodabljanje gonilnikov in strojne programske opreme brez človekovega posredovanja.

Vse datoteke, ki jih natisnete, so po spletu poslane prek storitve tiskanja v oblaku, tako da računalniku sploh ni treba neposredno komunicirati s tiskalnikom. Preprosto se prijavite v stroj ali mobilno napravo z internetno povezavo, prijavite se v račun na določeni tiskarski storitvi v oblaku in začnite tiskati.

To olajša tudi bolj priročno tiskanje vsebine in izmenjave dokumentov. Večina storitev tiskanja, ki temeljijo na oblaku, omogoča dostop do svojega tiskalnika, povezanega v oblak, z drugimi zaupanja vrednimi strankami tako preprosto, kot da z njimi delite spletni dokument, vključno z možnostjo upravljanja pravic za skupno rabo. Če zunanji uslužbenec ali stranka odhaja iz vaše pisarne in mora hitro natisniti svojo vstopnico za polet domov, potem lahko z njimi delite dostop do tiskalnika v oblaku in lahko tiskajo prav iz svojega pametnega telefona ali prenosnika.

2. Oddaljena dostopnost

Poleg tiskalnikov, pripravljenih na oblak, se lahko storitve tiskanja, ki temeljijo na oblaku, sinhronizirajo tudi z obstoječim omrežnim tiskalnikom v vašem domu ali pisarni. Ko je vaša naprava sinhronizirana s strežnikom v oblaku, ni pomembno, kje tiskate, niti če je tiskalnik oddaljen več sto ali več milj.

To je velika prednost za delavce v domu in telekomunikacijske delavce. Če med sestankom virtualno predstavite z uporabo videokonference in želite, da imajo vsi, ki sedijo za konferenčno mizo, svoje poročilo v svojih rokah, potem lahko kopije poročila natisnete iz domače pisarne neposredno na ta tiskalnik v kotiček konferenčne dvorane. Zaposleni, ki ima mizo tik ob tiskalniku, se ne razlikuje od uporabnika, ki tiska na ta stroj iz druge države.

3. Stroški in energetska učinkovitost

Povezani tisk je tudi enostaven način za centralizacijo in racionalizacijo tiskarskih dejavnosti vašega podjetja, zlasti za zagonska podjetja in mala in srednje velika podjetja (SMB). Namesto nameščanja in vzdrževanja več tiskalnikov, priključenih v omrežje po celotni postavitvi vaše pisarne, lahko uporaba povezanega tiskalnika in storitve v oblaku znatno zmanjša stroške vzdrževanja, črnila in tonerja, če vsi stroji v pisarni tiskajo na enega ali dva povezana v oblak tiskalniki (namesto da bi imeli en tiskalnik za vsak računalnik ali gručo delovnih postaj v pisarni).

Glede na velikost in tloris vaše organizacije boste morda še vedno potrebovali več tiskalnikov. Zlasti brezžični tiskalniki v oblaku vam omogočajo veliko več prilagodljivosti. Čim novejši je tiskalnik, v katerega vlagate, boljše bodo tudi njegove funkcije za varčevanje z energijo. Velika večina brezžičnih tiskalnikov je zdaj opremljena z enim ali več varčnimi ali eko-načini, ki zmanjšajo skupne stroške tiskanja in porabo energije, ko tiskalnik ne uporablja aktivno.

4. Varnost

Prvi ugovor, ki ga bo vaš IT skrbnik izrazil, ko preučuje prehod na tiskanje v oblaku, je varnost. Ljudje so seveda bolj udobni z žičnimi povezavami kot brezžična izmenjava datotek in sinhronizacija, kadar gre za zaznavanje varnosti, zlasti pri pošiljanju in tiskanju zaupnih poslovnih informacij po internetu.

V tiskanju v oblaku je to pokrito s spletnimi povezavami HTTPS, ki zavarujejo dokumente in datoteke s šifriranjem SSL od trenutka, ko so poslani, do trenutka, ko tiskajo. Datoteke tudi potem ne sedijo na strežniku. Po obdelavi in ​​dokončanju opravila se povezani dokumenti izbrišejo s strežnika tiskarske storitve v oblaku.

5. Prilagodljivost

Povezani tiskalniki omogočajo, da se tiskarske dejavnosti vašega podjetja širijo tako hitro, kot raste vaše podjetje, od zagona ali SMB do velikih podjetniških organizacij. Google celo uporablja lastno storitev tiskanja v oblaku. Ko se vaše poslovanje poveča in zaposlite več zaposlenih ali odprete nove pisarne, vam lahko naložba v tiskarsko infrastrukturo, ki temelji na oblaku, dolgoročno prihrani veliko denarja.

Nekaj ​​bolečine vam odvzame tudi širitev delovne sile. Povezani tiskalniki povzročajo skrbnikom IT-ja še en glavobol pri postavljanju namizja ali prenosnega računalnika novega zaposlenega, zagotavljanju njihove mobilne naprave s programsko opremo za upravljanje mobilnih naprav (MDM) ali seznamu perila drugih opravil, ki zagotavljajo, da so končne točke uporabnika varne in skladno s politiko podjetja. Ko je čas za nastavitev dostopa do tiskalnika tega zaposlenega, to le deluje.