10 Pomembne točke pri prehodu na njihovo telefonsko storitev

V bistvu ni pomembno, kaj vaše podjetje trenutno uporablja za telefonski sistem, ker boste v nekem trenutku morali najti nekaj, kar bo pripomoglo k vašemu rastočemu poslu. Naprednejši ponudnik oblačnega telefona in zasebne centrale (PBX) bo ponudil čudovitejše funkcije in pot do enotne komunikacije kot storitve (UCaaS). Omogočil bo tudi boljšo uspešnost vse večjega števila uporabnikov, večjo varnost in temeljitejše zmogljivosti za obračunavanje in poročanje o klicih, tako da boste imeli veliko boljšo predstavo o tem, za kaj trošite in kam.

Kot smo razpravljali v stolpcu prejšnji teden, je treba najprej pomisliti, ali želite telefonski sistem v oblaku ali v svoji zgradbi. Več razlogov je, da izberete enega od drugega, na splošno pa imajo telefonski sistemi v oblaku nižji strošek in so veliko bolj prilagodljivi, če se potrebe komunikacije vašega podjetja nenadoma spremenijo ali če želijo uporabniki sprejeti novo, robni nabor funkcij. Kljub temu imajo notranji telefonski sistemi nižji skupni stroški lastništva (TCO) in potencialno boljšo varnost.

Toda to je šele začetek. Čeprav se morda le prijavite pri ponudniku Voice over-IP (VoIP) in se lotite vseh funkcij, ki jih ponuja, je verjetno bolje, da se odločite, kaj želite, da bo telefonski sistem deloval, kako naj bo ta interakcija z vašim obstoječe posle in katere funkcije so po vašem mnenju potrebne. Če želite to narediti, se boste morali sesti ne samo s svojim starejšim vodstvenim timom, ampak tudi s poslovnimi vodje podjetja, da natančno ugotovite, kako se uporablja vaš trenutni telefonski sistem. To je edini varen način za odkrivanje funkcij, ki jih morajo vaši delavci nujno obdržati in kje je prostor za izboljšave in novo tehnologijo.

Glede na to je naslednjih 10 razlogov in točk znanja, ki jih morate upoštevati pri izbiri katerega koli novega telefonskega sistema:

Ali imate obstoječ telefonski sistem? V nasprotnem primeru bi moralo biti združljivo vse, kar izberete naslednje, če želite le, da bi prehod z navadne stare telefonske storitve (POTS) na VoIP postal razumen. Delujoč sistem telefonije je ključni del večine podjetij in malo je verjetno, da bo vaša organizacija pozdravila teden odmorov, medtem ko boste urejali stvari in vrnili klice iz otroškega telefona doma.

Koliko ljudi bo zdaj uporabljalo telefonski sistem in koliko mislite, da boste rasli v naslednjih petih letih? Če ne nameravate omejiti svoje rasti z omejevanjem dostopa do telefona za svoje osebje, mora biti vaš sistem telefona prilagodljiv. Načrti za rast bodo vplivali na številne druge vidike, od vaše omrežne arhitekture do končne izbire ponudnika ali prodajalca centrale. Na srečo je večina sistemov IP PBX precej prilagodljivih.

Ali morate podpirati analogne telefone? Morda se boste želeli izogniti temu, da bi Ethernet vrata za VoIP telefon v javnih prostorih postavili kot varnostni ukrep, vendar boste morda še vedno želeli, da obiskovalcem omogočite klicanje. Prav tako morda ne boste želeli postaviti VoIP telefona v nekaterih okoljih, na primer na zunanjem montažnem območju ali na proizvodnem dnu.

Ali morate poslati fakse? Presenetljivo ni, da vsak VoIP sistem podpira faks. Nekateri bodo potrebovali adapter, nekateri bodo potrebovali prehod faksa ali faksni strežnik, nekateri pa preprosto ignorirajo faksiranje. V teh primerih si za pomoč oglejte te spletne storitve faksa in nato lahko sodelujete s programskimi vmesniki (API-ji) ponudnika VoIP ponudnika, da integrirate faks storitev tretje osebe v svojo VoIP tkanino za klice.

Storitve v oblaku lahko padejo. Celo milijarda dolarjev, kot je Amazon Web Services (AWS), se ponavadi zniža nekajkrat letno. Če je za vaše podjetje nujna absolutna zanesljivost klicev, bo vaša PBX, bodisi lokalna ali v oblaku, potrebovala povezavo z javnim komutacijskim telefonskim omrežjem (PSTN). (Kaj je PSTN? Pomislite Ma Bell.) To omrežje presega pet devetih zanesljivosti, ki jih ponujajo oblačna podjetja, vendar če imate takšno povezavo pripravljeno kot možnost, so potrebne nekatere zmogljivosti vaše PBX, še posebej, če je v oblaku. Prepričajte se, da je ta vrsta odvečne povezave podprta in natančno veste, kako je podprta, da se izognete potencialno grdim presenečenjem.

Kakšne napredne funkcije želite za svoje podjetje? Vsi sistemi danes lahko kličejo in sprejemajo glasovne klice ter čakajo na veliko ljudi, ki lahko ugotovijo, da glasba ne bo ugodna. Večina VoIP sistemov bo omogočala uporabo mobilnih telefonov, ki so aplikacije, ki se izvajajo na namiznem računalniku ali morda na mobilnem telefonu. Druge funkcije lahko vključujejo videokonference, klice za sodelovanje, vroče mize ali hotel. Če jih potrebujete, preverite, ali so na voljo. Morda boste želeli tudi takojšnje sporočanje (IM), poročanje po meri ali izvoz podatkov ali večje varnostne zmogljivosti, kot so pregledovanje, šifriranje in snemanje.

Ali je vaše podjetje tako organizirano, da boste imeli nekje v mešanici receptorja ali telefonskega operaterja? Če je tako, boste potrebovali možnost podpiranja neke vrste konzole operaterjev in konfigurirali boste določena dovoljenja in delovne tokove za to osebo.

1. Ali ima vaše prodajno ali podporno osebje velik obseg klicev ali imate vodenje klicnega centra pri svojem delovanju? Oboje ne bo zahtevalo samo optimizacije omrežja, ampak verjetno programsko podporo. Prodajno in podporno osebje se bo moralo vključiti v upravljanje odnosov s strankami (CRM) in aplikacije za pomoč uporabnikom, medtem ko klicni center običajno zahteva od vašega ponudnika glasov posebno programsko opremo, ki ni splošna odjemalca UCaaS.

Ali je vaše omrežje nadušno? Glasovni klici potrebujejo ločeno omrežje ali pa potrebujejo virtualni LAN (VLAN) s podporo kakovosti (QoS), tako da glasovni klici ostanejo razumljivi. Poleg tega potrebujete prehod za VoIP-klice, ki jih ne bodo obremenili Windows Update ali prenosi YouTube. Majhne organizacije se običajno lahko obrnejo na skupno omrežje in pravilno konfigurirano VLAN, vendar več kot to zahteva ločeno omrežje. In to omrežje mora biti dovolj hitro, kar pomeni, da če ne poganjate Gigabit Ethernet, potem niste dovolj hitri.

Je pomemben odstotek vaše delovne sile mobilni ali telekomunikacijski? Čeprav so povezani, so to dejansko ločeni premisleki, zaradi katerih boste morali razmisliti o izboljšanju infrastrukture za oddaljeni dostop, vključevanju različnih mobilnih naprav v svoj upravljavski okvir in varnostnih premislekih za cestne bojevnike, ki lahko vključujejo stvari, kot sta šifriranje klicev ali klicanje samo klicev prek storitve virtualnega zasebnega omrežja (VPN).

Opazili boste, da o teh dejavnikih nisem razpravljal v smislu centrale, ki se nahaja v prostorih ali v oblaku, ker se večina enakih pomislekov igra tako ali tako. Velja pa opozoriti, da lahko nekateri dejavniki, na primer potreba po analognih telefonih ali močna uporaba faksa, odpravijo številne možnosti. PCMag je v svojem testiranju sistemov VoIP in UCaaS ugotovil, da ponudniki telefonov v oblaku ponujajo številne ugodnosti za praktično vsako podjetje, vključno z nižjimi skupnimi stroški, globljim naborom funkcij in integriranimi komunikacijskimi kanali, ki vključujejo ne samo telefonske klice VoIP, ampak tudi video orodja za konference, pošiljanje sporočil in spletna sodelovanja. Medtem ko večina podjetij lahko privzame takšne rešitve, ki temeljijo na VoIP-u, še vedno obstajajo lokalni PBX-ji, ki se prodajajo nekaterim organizacijam, predvsem zaradi prilagojene programske opreme ali starejše programske opreme in nekaterih varnostnih zahtev. To so raziskave o vašem podjetju, ki jih boste morali izvesti, preden izberete kakršno koli izbiro.

Številne strojne rešitve IP PBX temeljijo na odprtokodni programski opremi, na primer Asterisk ali FreePBX, ki vključujejo tudi posebej izdelane naprave. Drugi, kot je 3CX, podpirajo odprte standarde, na voljo pa so tudi PBX sistemi iz nekaterih originalnih lastniških elektrarn, na primer Avaya. Čeprav so te rešitve drage in zagotovo ne ponujajo vse prilagodljivosti sistema v oblaku, še vedno poslujejo zaradi starih kupcev in tistih, ki imajo vprašanja skladnosti, ki jih ni mogoče rešiti drugače. Če želite ugotoviti, kam pade vaše podjetje, se posvetujte s svojim pravnim timom.

• Najboljši ponudniki poslovnih VoIP za leto 2019 Najboljši ponudniki poslovnih VoIP za leto 2019
• 9 korakov za optimizacijo omrežja za VoIP 9 korakov za optimizacijo omrežja za VoIP
• Velika varnostna težava VoIP-a? Je velika varnostna težava SIP VoIP? To je SIP

Še nekaj stvari, o katerih morate razmišljati: Prvič, ko gre za fizične enote, ki jih bodo uporabljali vaši zaposleni, lahko običajno izberete telefone, ki so vam všeč, ker bodo skoraj vsi telefoni VoIP delovali na strojni opremi, ki temelji na istem standardu: protokol za začetek seje (SIP) protokol. Vendar pa nekaj prodajalcev, zlasti starejših, ki se osredotočajo na poslovne stranke, še vedno uporablja svoje lastne različice SIP, zato boste morali pred nakupom preveriti, kaj podpirajo želeni telefoni.

Nazadnje, ne preskočite dela prodajne literature ponudnika, ki govori o ponudbi in podpori profesionalnih storitev. Kot smo že omenili, sta govorni promet in drugi pretočni komunikacijski kanali v primerjavi z upravljanjem naravnega omrežja, usmerjenega v podatke, različne živali. Soočeni boste s ponovnim konfiguriranjem usmerjevalnikov, stikal in verjetno pomembnim odstotkom vaših aplikacij, da ne bi samo naredili prostora za VoIP sistem, temveč tudi, da bodo vaši klici ohranili minimalno raven kakovosti zvoka. Pri odločanju med konkurenčnimi ponudniki glasov je lahko ključnega pomena zaposlovanje storitev dobro podprtega osebja (vsaj na začetni stopnji uvajanja).