Začnite novo leto prav: smb it checklist

Začeti leto prav z vidika informatike, pomeni čim več reda v kaosu. Tedni med božičem in novim letom ponavadi zamujajo v zvezi s prošnjami za pomoč pri IT, uvajanjem in drugimi nalogami upravljanja naključno. Večji del januarja sledi temu, saj se preostali del organizacije vrača s počitnic in počasi krepi zagon. Ti tedni so koristni za vodje IT, ki potrebujejo čas, da postavijo svoje hiše, da bi zagotovili trdne tehnološke temelje za preostali del leta. Sledi šest ključnih korakov, ki naj bi jih vodji IT izvedli čim prej v letu 2016.

1. Načrtujte, da se najem strojne opreme osveži

Upajmo, da ste vzdrževali natančen dnevnik revizije strojne opreme, ki zajema vso vašo infrastrukturo na kraju samem, vključno z ne samo osebnimi računalniki in prenosnimi računalniki, temveč tudi z mrežno strojno opremo, tiskalniki in to stalno razširjajočo se kategorijo mobilnih naprav. Kdo ima kaj; kje se nahaja; osnovne podatke o identifikaciji, kot so serijske številke, in kar je najpomembneje, datumi za osvežitev zakupa. Zapomnite si, katera strojna oprema bo letos osvežujoča in kdaj, in to ne pozabite upoštevati v svojih načrtih projektov. Pozorno bodite pozorni na to, katere mobilne naprave uporabljajo vaši zaposleni, saj vse več ljudi uporablja osebne mobilne naprave za delo (kar lahko povzroči nepotrebno breme plačila in varnostna tveganja).

2. Naredite temeljito revizijo licenc za programsko opremo

Če ste lani upoštevali ustrezne postopke, bi morali že opraviti revizijo programske opreme. Če pa tega niste storili, tega koraka zdaj zagotovo ne želite preskočiti.

Tako kot pri reviziji strojne opreme boste tudi pri svojih portfeljih programske opreme ugotovili, da se uporabniki odločajo osebno. Podobno kot zaposleni, ki za delo uporabljajo osebne naprave, tudi mnogi uporabljajo lastne storitve v oblaku. To se lahko zgodi, ker se en uporabnik odloči, da se bo prijavil za določeno storitev, ali celo celotna ekipa razporedi storitev v oblaku tik med seboj.

Pogosto se te storitve plačujejo s ponavljajočimi se stroški, dodeljenimi osebnim ali podjetniškim kreditnim karticam, računovodstvo pa lahko težko ugotovi, kdo plačuje za kaj. To je slaba novica zanje, a lahko vas tudi ugasne v času IT-proračuna, zato zdaj čim bolj prednjačite. Ta trend lahko povzroči tudi velike glavobole z vidika varnosti, saj številne tako imenovane storitve v oblaku uporabnike dejansko silijo v prenos modulov na strani odjemalca, ki nujno preskočijo vaš običajni postopek testiranja. Če ne veste, kaj deluje na napravah vaših uporabnikov, jih ne morete ustrezno zaščititi.

V bolj tradicionalnem smislu se prepričajte, da revizija programske opreme zajema tudi običajne podlage, kar pomeni natančno oceno, katera programska oprema je nameščena, kje se izvaja, kdo ima dostop do tistih, ki imajo licence in kdaj te licence potečejo. Bodite posebno pozorni na varnostno programsko opremo - tri primere so antivirusna, virtualna zasebna omrežja (VPN) in šifriranje.

3. Trpite skozi to varnostno revizijo

Seveda so revizije varnosti IT le malo bolj prijetne od obiska IRS, dobra novica pa je, da so absolutno kritične in visoko specializirane. To pomeni, da imate odličen primer za najem svetovalca, ki se bo zatekel v ta postopek. Ne glede na to, ali to počnete vi ali nek zunanji strokovnjak, se prepričajte, da je podrobno opisano naslednje:

Dodajanje revizij - postopek vnesite v podatke o reviziji strojne in programske opreme.

Analiza zaščite identitete - kako preprečujete dostop do korporativnih informacijskih virov in podatkov tako v lokalnem kot v oblaku.

Analiza varnosti v oblaku - Ločeno analizirajte vse svoje operacije v oblaku, naj gre le za nekaj koncertov shranjevanja zunaj mesta ali popolno aplikacijo Software-as-a-Service (SaaS), ki izvaja ključni poslovni postopek.

Analiza varstva podatkov in obnove po nesrečah - Kako so se lansko leto lotili rešitve in ali so se letos morali spoprijeti s šibkimi točkami ali nepredvidenimi scenariji?

Celovita revizijska analiza - tega ne morete dati nobenemu svetovalcu; s poročilom o varnostni presoji ocenite raven varnosti svojih IT operacij in ugotovite, ne le kje je treba izboljšati, temveč tudi kje lahko prihranite denar z različnimi varnostnimi rešitvami ali taktikami.

4. Spoznajte svoje poslovne procese

V majhnem podjetju je to mogoče storiti v nekaj sejah ena na ena. V srednjem podjetju boste verjetno zaslužili nekaj kosil. Ime igre tukaj je "Kako v resnici deluje?" Ideja je najprej ugotoviti, kateri so ključni procesi v vašem podjetju, zaradi katerih deluje (kar pomeni, da omogočajo denar in delovanje) in kdo vodi ali je lastnik teh procesov. Potem se z njimi seznanite s podrobnostmi, kako se bodo ti procesi odvijali; kaj je resnično pomembno, da se zgodijo; katera orodja se danes uporabljajo za to delo; in kar bi ti ljudje radi videli, bi si želeli, da bi se zgodilo, ali pa bi se na splošno radi zbrali.

Samo s temi podatki lahko resnično dodate vrednost. Vaša strokovnost ni v tem, da veste le, kaj se dogaja v tehnologiji; je zmožen kreativno uporabiti tehnologijo, da bi hitreje, ceneje ali bolj konkurenčno izvedli te procese pridobivanja denarja. Šele ko resnično veste, kako stvari delujejo, lahko to delo učinkovito, celo enostavno. Zato si vzemite nekaj časa stran od zaslona in spoznajte svoje sodelavce. Presenečeni boste, kako veseli so teh pogovorov in koliko se lahko zaradi tega poveča vaša notranja zaloga.

5. Pogovorite se s trženjem

IT in trženje sta običajno površinska interakcija, ki nimata veliko skupnega, razen površinske interakcije. Tehnologija pa z razcvetom trženja socialnih medijev igra vse pomembnejšo vlogo v celotnem marketinškem načrtu vašega podjetja. Torej, če klepetate z začetkom leta, lahko preostanek leta izplačate velike dividende. Ključne stvari, o katerih bo Marketing verjetno želel razpravljati, so:

Upravljanje prisotnosti na spletu in v družabnih medijih - Mnogi marketinški oddelki nimajo pojma o stopnji sofisticiranosti, ki jim je na voljo pri upravljanju spletnih marketinških kampanj; Če dodate svoje strokovno znanje tukaj, lahko takoj ustvarite celoletni tehnološki načrt za obe strani.

Zbiranje in shranjevanje podatkov - marketinški ljudje navadno zahtevajo vse z namenom, da bi ugotovili, kako jih pozneje uporabiti. To bi bilo v redu, če to "vse" ne bi vključevalo tudi morebitnih petabajtov spleta, podatkov o transakcijah in sledenju strankam. Če razumete, kaj se danes zbirajo in kaj nameravajo zbrati jutri, vam lahko narekuje strategijo shranjevanja za celo leto.

Analiza podatkov - Če so skrbniki baz podatkov (DBA) do zdaj odgovarjali na vprašanja poslovne inteligence (BI), se nastavite za spremembe. Z izrazitim nastopom pri zbiranju podatkov bo prišlo do enakega povečanja rudarjenja kot pri podatkih. Verjetno je nalaganje tega na ramena enega ali dveh preobremenjenih DBA-jev. Namesto tega preverite, ali lahko orodja za samopostrežno poslovno inteligenco (BI) (na primer Microsoft Power BI ali Tableau Desktop) pomagajo vaši organizaciji. Pogovorite se z oddelki za trženje, finance in drugimi podatki, ki intenzivno uporabljajo podatke, o tem, kakšne vpoglede iščejo, in nato preverite, ali lahko uporabite orodja, s katerimi boste sami iskali te nuggete.

6. Pojdi na načrtovanje

Če ste upoštevali že opisane korake, imate zdaj natančno predstavo o tem, kakšno tehnologijo uporablja vaše podjetje, kako se uporablja in koliko stane. Prav tako imaš dober pogled na luknje, ki perforirajo to situacijo - kjer preveč plačuješ; kjer so možna varnostna tveganja; kaj bo treba letos posodobiti ali osvežiti, in še več.

S temi ugotovitvami začnete načrtovati svoje leto IT. Ugotoviti morate, koliko projektov vaš oddelek lahko obravnava poleg tistih, ki se morajo zgoditi (na primer podaljševanje licenc, nova uvrstitev strojne opreme zaradi osveževanja zakupa in podobno). Šele ko preslikate te neobvezne projekte, lahko začnete načrtovanje dodane vrednosti.

Ko pa pridete do te faze, morate upoštevati nekaj ključnih korakov:

Spoznali ste se z vodilnimi procesi v prvi vrsti; se zdaj sestajajo z zgornjim vodstvom. Naročniki so vam dali vpogled v to, kako stvari delujejo in kje lahko pomagate, samo perspektivno vodstvo pa vam lahko da veliko perspektivo. Za učinkovito načrtovanje tehnologije potrebujete obe perspektivi.

Delajte na "prodaji" projektov, preden porabite čas za ocenjevanje in testiranje. Ugotoviti, katera orodja bodo najbolje delovala v vaši organizaciji, je lahko dolgočasna in zamudna naloga. Ne nadaljujte s tem, dokler ne boste prejeli odkupa tako s strani prve interesne skupine kot tudi od višjega vodstva. Z drugimi besedami, prodajte svojo projektno idejo ljudem, ki bodo imeli koristi, preden za njih porabite pomembne človeške ure.

Pri prodaji svojih projektov se ne osredotočajte le na prihranke stroškov. Mnogi IT managerji privzeto iščejo cenejše rešitve ne glede na to, katera orodja se danes uporabljajo. Včasih je to dobro - zlasti za stvari, kot so mobilni klici in podatkovni načrti. Toda za programsko opremo v oblaku in storitve v oblaku je osredotočanje na povečano funkcionalnost boljše. Za zainteresirane strani postavite predstavitve predlaganih rešitev, da jim bodo omogočili, da vidijo, kaj lahko njihov načrt naredi zanje, in dobili boste veliko več pozornosti kot celo z najbolj domišljijsko proračunsko preglednico.

Ne pretiravajte. Ko boste deležni pozornosti vodstva in odkupa zainteresiranih strani v procesu, se lahko hitro znebite z zagonom in navdušenjem. To lahko privede do preveč obetavnih, kar posledično vodi v neuspeh projekta in Advilsko odvisnost. Bodite zelo previdni pri načrtovanju projektov. Zagotovite varnostni pas ne samo glede na čas, ampak tudi na proračun, če boste morali najeti zunanjo pomoč, da boste pravočasno zaključili nekaj. Ne pozabite, da se mora tudi IT odzivati ​​v nepredvidenih situacijah, zato je ključnega pomena, da se boste lahko uporabili za jutri, medtem ko se danes še vedno učinkovito spopadate.