Neplačani pregled in ocena

Storitev plačevanja v plači v oblaku OnPay se je pred zadnjim pregledom bistveno spremenila, zdaj pa ji dodajajo še več funkcionalnosti in prilagodljivosti. Spletno mesto je celovita rešitev za plače, ki omogoča upravljavcem, da ustvarijo celovite evidence zaposlenih in vodijo neomejene plače na mesec. Ponuja več prilagodljivih poročil in obravnava izračun in plačilo vseh davkov na plače. Nove funkcije vključujejo nadzorno ploščo za sledenje pogovorov o PTO, trezorje dokumentov, elektronske dokumente na krovu in prenovljene portale za zaposlene. Pomanjkanje namenske mobilne aplikacije pa otežuje opravljanje plačilnih nalog na daljavo, njegova uporabniška izkušnja pa ni tako dobra kot urednikova izbira Gusto.

Cene in nastavitve

OnPay je ohranil prejšnjo ceno stanovanja v višini 36 USD na mesec plus 4 USD na zaposlenega na mesec, kar je približno na sredini mest, ki smo jih pregledali. Plačilna lista za celotno storitev Patriot Software ima osnovno ceno 25 USD na mesec (10 USD, če ste pripravljeni vložiti in položiti svoje davke), plus 4 USD na zaposlenega na mesec. Po drugi strani kvadratna plača znaša 29 dolarjev na mesec, plus 5 USD na zaposlenega na mesec. Gusto začne 39 USD na mesec, plus 6 USD na zaposlenega na mesec. Plačilne liste za QuickBooks s polnimi storitvami so najcenejše, in sicer 80 USD na mesec, plus 4 USD na zaposlenega na mesec.

Namestitev je najbolj zahteven in najtežji del uporabe aplikacije za plače v majhnem podjetju. Vnesti je ne le stotine podrobnosti, ampak je tudi natančnost ključnega pomena. Delo, ki ga opravljate tukaj, ima ogromen vpliv na preživetje zaposlenih, pa tudi na njihov dostop do koristi podjetja. Poleg tega finančne agencije ne izgledajo prijazno na zamude, napake ali manjkajoča plačila.

Če vas to vznemirja ali pa se vam zdi preveč dela, lahko priskočite na pomoč, če se obrnete na OnPay in tam pustite strokovnjaka za izplačilo plač, da opravi začetni vnos podatkov - brezplačno. Dejansko bo OnPay vnesel predhodne podatke o plačah (naloga, ki je lahko zelo zamudna), podjetje pa nudi popolno garancijo za natančnost. Če je kateri koli od teh zgodovinskih podatkov vnesen napačno, OnPay prevzame popolno odgovornost.

Če se odločite za nastavitev sami, lahko izkoristite OnPayov čarovnik za nastavitev v petih korakih, predstavljen lani. Najprej morate vnesti osnovne podatke o svojem podjetju, vključno s kontaktnimi podatki, podatki o uradnikih ter usmeritvijo banke in številko računa. Če tega ne boste dokončno in natančno zaključili, ne boste mogli nadaljevati namestitve.

Postopek namestitve vas vodi skozi pet korakov. Najprej dodate razpored plačil (tedensko, dvotedensko, mesečno in podobno). Če želite, lahko ustvarite več urnikov, zaposlenim pa lahko plačujete tudi na različnih urnikih. To je bolj prilagodljivo od tistega, kar ponuja Gusto. Nato dodate delovna mesta podjetja. Po tem se premaknete na gradnjo profilov zaposlenih, kar je ena izmed bolj napornih nalog v postopku namestitve.

Tu imate dve možnosti: Celoten zapis lahko ustvarite sami ali povabite zaposlene, da vnesejo svoje - razen podrobnosti za nadomestilo, seveda. Patriot Software in drugi ponujajo podobne možnosti. Zaslon Novi zaposleni prikazuje sedem zavihkov; Če kliknete na vsakega, vas pripelje na drug zaslon za vnos podatkov, da zagotovite informacije o nadomestilih, davkih, odbitkih in pravilih o prostih dnevih. Tudi tukaj so shranjeni dokumenti zaposlenih, vključno z vsemi dokumenti, na primer obrazci W-2, ki so jih zaposleni oddali v elektronski obliki.

Najbolj sodeluje korak zaposlenega: zajema veliko temeljev. Tu določite politike za obračunavanje, na primer koliko ur morajo zaposleni delati, da zaslužijo PTO, bolniški čas ipd., Pa tudi, kakšne plačilne postavke uporabljate (vključno z rednimi urami, plačo, nadure in bonusom). OnPay podpira polja po meri tukaj in drugod na spletnem mestu - veliko jih je. Pravzaprav ponuja več tega kot konkurenti (tisti, ki sploh ponujajo).

Veliko časa boste porabili tudi za določitev odbitkov - predvsem za zdravstveno zavarovanje in pokojninske načrte, ki jih ponujate. Določite lahko tudi druge vrste odbitkov, vključno z okraski. OnPay služi kot zavarovalni posrednik, ki vam pomaga izbrati in nastaviti zavarovalne ugodnosti zaposlenih - zdravje, zobozdravstvo, življenje in invalidnost. Ekipa OnPay bo celo opravila raziskavo za vas in ustvarila ponudbe.

Nastavitve davka na plače so naslednje. Tu morate navesti nekaj podrobnosti, vključno z identifikacijsko številko delodajalca (EIN) in podatki o plačah države, vendar OnPay obravnava vse izračune in plačila, ki jih zahtevajo vaše davčne pristojnosti. To postaja standard za aplikacije za plačilo v malih podjetjih. Vsa spletna mesta, ki sem jih pregledal, ponujajo to storitev z tremi izjemami. Intuit izboljšana plačilna lista izpolni zahtevane obrazce, vendar jih prepustite vam, da jih dejansko vložite. Patriot Software ponuja osnovno različico 10 dolarjev na mesec, ki ji ta korak ni, in Workful na tem področju še ni celovit.

Ko končate čarovnika za nastavitev, ste pripravljeni zagnati plačilne liste, razen če želite podatke o svojih plačah integrirati s programom QuickBooks Online, namiznimi QuickBooks, Xero (OnPay je certificirani partner aplikacij s Xero) ali katero koli od različnih vrst aplikacij za produktivnost. Spletno mesto ponuja zmogljivo kartiranje računov, s pomočjo katerega lahko nastavite svoj plačni list na način, ki je skladen s strukturo računa vaše računovodske vloge. Vsa spletna mesta, ki smo jih pregledali, ponujajo vgrajene povezave s povezanimi aplikacijami, vendar SurePayroll vsebuje povezave do večine računovodskih rešitev.

Uporaba nadzorne plošče

Ko se dokončate, se ne morete vrniti v čarovnika za nastavitev, vendar lahko vedno uredite svoje nastavitve, tako da v spodnjem levem kotu navpičnega navigacijskega podokna kliknete ikono Nastavitve. Odpre se dolg seznam nastavitev in drugih podatkovnih zaslonov na področjih, vključno z nastavitvami računa, postavkami plačil in plačilnimi odbitki.

V zgornjem podoknu kliknete zgornji gumb, da pridete do svoje nadzorne plošče. V zgornjem vodoravnem podoknu na tem zaslonu so v barvnem interaktivnem vrstnem grafu prikazani skupni zneski za vse elemente zadnjega plačila (plače, davki na delodajalce, odbitki itd.) - ali za katero koli drugo obdobje. Povezava tukaj vas vodi do razčlenitve po plačilni vrstici, ki jo lahko odprete v Excelu ali shranite kot PDF. Gumbi, ki predstavljajo zadnja plačila in prihajajoče plače, so prikazani tudi na nadzorni plošči.

Na tej strani je tudi seznam povezav do pogosto uporabljanih zaslonov. Kliknite povezavo + Dodaj planski načrt, da vnesete ime in izberete pogostnost plačila za vsako vrsto obračuna plač, ki ga nameravate izvesti. Če želite (dva tedna, mesečno in več), lahko ustvarite več frekvenc plače. Spodaj so povezave do pogosto dostopnih zaslonov, kot so evidenca zaposlenih, nova obračun plač in vložitev davkov. Gustova nadzorna plošča zajema manj tal, vendar vključuje orodje, ki bi ga lahko uporabljal OnPay: seznam opravkov.

Odlična uporabniška izkušnja

Plače so lahko vznemirljiv in zahteven postopek, brez dodatnega bremena zmedene, neprivlačne spletne strani, ki to podpira. OnPay ponuja odlično uporabniško izkušnjo, ki ne ovira ali ovira poslovanja. Njegov uporabniški vmesnik in orodja za navigacijo so v lanskem letu doživeli nekaj večjih sprememb, spletno mesto pa je zdaj še hitrejše kot prej. Še vedno se nagiba in občasno zahteva pretirano drsenje, vendar je zelo povezano, uporabno in čisto mesto.

Navigacijo poganja šest ikon v levi navpični orodni vrstici. S klikom na ikono nadzorne plošče vas vedno vrnete na začetni zaslon. Druga navigacijska povezava odpira povezave do informacij o zaposlenih, z dodatnimi povezavami za prilagoditve ob koncu leta, novimi zaposlenimi in delovnim listom. Novo leto: OnPay zdaj razdeli delovne zaslone za izvajalce, tako da se lahko z njimi ukvarjate ločeno od zaposlenih. Nova časovna premica, ki prikazuje nedavne aktivnosti, vas opozori na morebitne spremembe v zapisu.

Za prikaz plačila kliknete tretjo ikono. OnPay ta postopek razdeli na štiri zaporedne korake. Če kliknete vsak barvni jeziček na vrhu zaslona, ​​se premaknete na naslednjega. Četrta povezava odpre seznam poročil. Te so razdeljene dokaj enakomerno med plače in ugodnosti. Vsak lahko prilagodite z več filtri, jih prikažete neposredno na zaslonu in jih odprete v Excelu ali kot PDF datoteke.

Peta povezava vas vodi do HR orodij. Ti vključujejo hrambo dokumentov (zaposleni in pogodbeni izvajalci lahko svoje dokumente o novem najemu izpolnijo prek spleta) in orodja za odmike. Zaslon Zaposleni čas izklopa prikazuje informacije o tem, kdo je zdaj zunaj urada in kdo bo kmalu. Spodaj je tabela z vnosi za vsakega zaposlenega, ki prikazuje zahtevani prosti čas (ki ga lahko odobrite ali zavrnete) in tiste zahteve v postopku ter zgodovino. OnPay zdaj ponuja možnost spletnih pogovorov med zaposlenimi in skrbnikom, da skrbijo za ta kadrovski element. In šesti zavihek v orodni vrstici vas vodi do vseh nastavitev spletnega mesta.

Vodenje plačil

OnPay se ukvarja s plačami toliko, kot to počnejo njeni konkurenti. S seznama, ki se pojavi na prvem zaslonu tega štiristopenjskega čarovnika, izberete zaposlene, ki jih želite plačati. Nato vnesete opravljene ure za vsako vrsto plačila (če so se od zadnjega plačila spremenile), vključno s PTO. Gusto zahteva dodaten zaslon za slednje. Zaslon Enter Hours je precej prilagodljiv. Podatke o zaposlenem lahko urejate; dodajte, preuredite ali odstranite plačilne postavke; in dodati ali preglasiti obstoječe številke. Prav tako lahko nastavite nove vrste plačila po meri.

Po hitrem samodejnem izračunavanju se OnPay premakne na stran za pregled plač, na kateri so prikazane bruto plače vsakega zaposlenega, odtegnjeni davki, davki delodajalcev in odbitki. Na zadnji strani tukaj je prikazano, koliko se bo odštelo od preverjalnega računa vašega podjetja in kdaj. Kliknite Odobri plačilni seznam in končali ste, razen če želite, da naložite in natisnete čeke. OnPay skrbi za izračun in oddajo vseh potrebnih davkov na plače, kar počne tudi večina konkurentov.

Mobilni dostop, portali za zaposlene

OnPay ne ponuja ločene mobilne aplikacije, temveč omogoča dostop prek mobilnega brskalnika z odzivnim oblikovanjem spletnega mesta. Navigacija je enostavna: Orodna vrstica je vedno na voljo s klikom na povezavo na vrhu zaslona. Tako različice pametnih telefonov Android in iOS deloma ponavljajo izkušnjo namizja, čeprav morajo nekateri zasloni prikazati podatke navpično in ne vodoravno, nekatere možnosti in podatki pa manjkajo. To deluje dobro za nekatere elemente spletnega mesta, kot so nadzorna plošča in nekatere strani v evidencah zaposlenih in teče plače. Toda na nekaterih zaslonih so bili besedilo in številke premajhni in lahkotni za branje. Na voljo so le tri poročila in nekaj nastavitev. Zaradi tega sem težko vodil plačo na pametnem telefonu.

Tako kot konkurenca tudi OnPay podpira portale za zaposlene. Delavci se lahko prijavijo na ločeno mesto in si ogledajo svoje trenutne in pretekle podatke o plačah; dostop do dokumentov zaposlenih; spreminjajo osebne podatke; in o komunikacijah s skrbnikom za izplačilo plač komunicirajte. To so življenjski računi - zaposleni lahko do njih dostopajo tudi po tem, ko zapustijo podjetje.

OnPay ima še nekaj pomembnih funkcij. Zdaj ponuja šest ravni dovoljenj za uporabnike, saj je nedavno dodal globalno stališče za računovodje. Poročila lahko prilagodite z več filtri in jih shranite za kasnejšo uporabo, čeprav niso obsežna ali tako prilagodljiva, kot jih najdete v Sage Payroll Essentials Plus. OnPay ponuja brezplačno pomoč pri telefoniranju, klepetu in e-pošti od ponedeljka do petka, ob koncu tedna pa je dodal nujno e-poštno podporo. Njegova spletna zbirka znanja se je od zadnjega pregleda z dodatkom 100 novih člankov močno izboljšala. Poleg tega, da ponuja veliko več napotkov, vključuje davčne informacije za vseh 50 držav.

Nekaj ​​pritožb

Poleg mobilnega dostopa je o storitvi OnPay malo negativnega. Hitro je, njegova izboljšana uporabniška izkušnja in nove funkcije naredijo postopek še bolj prijeten in razumljiv kot prej. Naredi vse, kar bi moralo narediti spletno mesto za plače, in to večinoma - preprosto in dobro. Cene so pregledne, brez dodatnih provizij, razen za dodajanje zaposlenih. Za majhna podjetja je cenovno zelo ugodna, kljub temu pa so njegova delovna zmogljivost in računovodske povezave in obdelave boljše kot večina. Njegova sposobnost vodenja neomejenih plačil - in do 100 zaposlenih brez težav - bi morala biti privlačna za naprednejši obseg malih podjetij kot njegovi konkurenti.

Kljub temu Gusto letos odpira OnPay, da bi si letos ponovno prislužil našo značko izbire urednika. Njegova uporabniška izkušnja je najboljša od tistih, ki smo jih preizkusili. Počuti se kot koheziven, dobro strukturiran sistem. Ves čas uporablja preprost jezik, na primer v naslovih poročil in predogledu plač, kar je lažje razumeti kot v OnPay-u. Gusto ponuja tudi pot nadgradnje za rastoča podjetja ali tiste, ki preprosto potrebujejo več prožnosti in podpore.

Če želite več pregledov finančnih storitev zase in za svoje majhno podjetje, si oglejte naše kroge najboljših spletnih računovodskih storitev in davčne programske opreme.