Kako testiramo spletne storitve faksa

Če gre verjeti Wikipediji, lahko Aleksandra Baina zaslužimo za izdelavo faksov, zahvaljujoč njegovemu izumu električnega tiskarskega telegrafa - predhodnika faks - v 1840-ih. Telefaksi, ki jih vsi poznamo in ljubimo, so prišli šele sredi šestdesetih let prejšnjega stoletja. Tudi danes je samostojna strojna oprema faksa vključena v tiskalnike vse v enem, pošiljanje in prejemanje faksov je še vedno nujno - zlasti pri obravnavi zdravnikov ali vlad. Na srečo ne potrebujete več vrtajočega, piskalnega stroja ali celo elegantnega vsestranskega, da pošljete faks več. Namesto tega se lahko zanesete na spletno storitev faksa, do katere dostopate prek osebnega računalnika ali - vse bolj - v telefonu.

Kako ocenjujemo storitve faksa

Za presojo storitev faksa uporabljamo več ključnih meril. Eden prvih vidikov je cena posamezne storitve na stran (cena na mesec, deljena s številom dovoljenih strani), saj nam ta metrika omogoča, da določimo njihovo vrednost. Upoštevajte, da večina faks storitev, ki smo jih pregledali, zagotavlja mesečno nadomestilo strani, vendar vse storitve ne obravnavajo strani enako. Na primer, več storitev faksa razlikuje med poslanimi in prejetimi stranmi in pri vsaki vrsti nastavi zgornje meje. Raje imamo storitve, ki ponujajo zbirko strani, saj ta struktura ponuja večjo prilagodljivost uporabnikom, ki bodo morda morali poslati znatno več faksov, kot jih prejmejo, ali obratno.

Če potrošnikom zmanjka strani, večina faks storitev zaračuna nadomestilo za previsoko ceno v razponu od 3 do 12 centov na stran. Za pogoste faksere je očitno ugodna nižja pristojbina za previsoko ceno. Upoštevajte, da neželeni faksi še vedno obstajajo, zato boste lahko plačali za neželene strani, če te številke ne blokirate, preden vam stvari uidejo iz rok.

Pošiljanje faksov po številkah

Pomembno vprašanje pri storitvi faksa je, katere številke faksa lahko izberete. Nekatere storitve vam preprosto dodelijo številko z malo ali nič vnosa. Poleg tega, da vam omogočajo, da izberete določeno regijo za svojo številko faksa, nekateri omogočajo tudi izbiro nečimrne številke. Končno je lahko 248-FAX-MAX0 vaš. Druga ključna razlika med storitvami faksa je, ali ponujajo brezplačne številke. Večina jih, le z nekaj izjemami. Prav tako cenimo, kdaj spletna storitev faksa lahko prenese vašo obstoječo številko.

Nazadnje je tu vprašanje mednarodnih številk. Vse storitve, ki smo jih pregledali, ponujajo vsaj številke v vseh ali nekaterih ZDA, večina pa v Veliki Britaniji in Kanadi. Nekatere storitve pa lahko nudijo tudi mednarodne številke faksa. To je še posebej priročno, če imate za upravljanje veliko oddaljenih pisarn.

Splet in e-pošta

Številke in meritve vas lahko pripeljejo le tako daleč. Uporabnost je velik problem katere koli programske opreme ali storitve. Zato poskrbimo, da bomo skozi celoten postopek namestitve sami preizkusili vsako spletno storitev faksa.

Številne storitve faksa ponujajo uporabniške izkušnje subpar s spletnimi vmesniki, ki so bolj podobni Hotmailu okoli leta 1999 kot sodobnemu delu programske opreme. Čeprav je mogoče trditi, da je faksiranje že od nekdaj stara tehnologija (vsaj za večino potrošnikov), to ni opravičilo za neintuitivno uporabniško izkušnjo, saj se na tem področju odlikuje več naših vrhunskih storitev.

Zmogljivosti faksiranja po e-pošti štejemo kot zahtevo za spletno storitev faksiranja, še posebej, ker je veliko spletnih spletnih vmesnikov storitve veliko muka. Če želite poslati faks iz e-poštnega sporočila, preprosto vtipkajte ciljno številko faksa skupaj s posebno pripono, običajno: @.. Dodate lahko vse priloge, kot bi jih naredili z običajnim e-poštnim sporočilom. Ko pritisnete na pošiljanje, se vaša e-pošta pretvori v faks in izhiti iz oddaljenega stroja. V mapo »Prejeto« lahko prejmete tudi fakse brez dodatnih nastavitev.

Mobilno faksiranje

Večina ljudi noče obremenjevati z obiskom spletnega vmesnika ali mape »Prejeto« za pošiljanje faksa, in zakaj bi to storili? Zdaj menimo, da sta ponudba za Android in aplikacija iPhone ključnega pomena za ponudbo faks storitev, saj aplikacije omogočajo, da s telefonom fotografirate kateri koli dokument, ki ga potrebujete za faks, priložite spremno pismo in ga pošljete prejemnika do nekaj korakov, ne da bi se kdaj dotaknil računalnika. Tako kot pri spletnem vmesniku storitve mora tudi mobilna aplikacija imeti intuitivno zasnovo in uporabne zmogljivosti, na primer predogled prilog in imenik. Če storitev ne ponuja namenskih aplikacij, bi morala imeti vsaj spletni vmesnik, ki dobro spreminja velikost zaslonov mobilnih telefonov.

Varnost in funkcije

Varnost telefaksa jemljemo resno. Na primer kaznujemo storitve, ki ne upravljajo z gesli varno (na primer jih pošiljamo v preprostem besedilu) med fazo nastavitve računa. Prav tako imamo veliko raje tiste storitve, ki podpirajo dvofaktorsko preverjanje pristnosti. Ker so vladni in zdravstveni uradi verjetno prejemniki vaših faksov, morate nujno poskrbeti, da ostanejo kakršne koli korespondence zasebne in nedostopne vsem drugim, kot bi bilo to pri katerem koli drugem spletnem računu.

Raje imamo tudi spletne storitve faksa, ki ponujajo uporabne in ustrezne funkcije. Na primer, možnost digitalnega podpisovanja dokumentov je primerna, saj vam ni treba, da dokument tiskate za podpis s peresom in nato ponovno spremenite. Močne funkcije iskanja so pomembne tudi za iskanje starih komunikacij, še posebej, ker več storitev, ki smo jih pregledali, vaša sporočila shrani za vedno.

Prihodnost faksa

V prejšnjih letih smo z dejanskim faksom preizkušali, kako dobro neka služba vzdržuje besedilo in grafiko priloge, delno za preverjanje njihove združljivosti s stroji, ki naj bi jih zamenjali. Vendar pa v naši pisarni nimamo več telefaksov niti stacionarnih telefonskih povezav. Tako zdaj uporabljamo spletne storitve faksa na obeh koncih enačbe.

Vendar pa naše stanje postavlja dve vprašanji. Prvič, koliko drugih ljudi preprosto pošilja fakse med spletnimi faks storitvami? Če faks in bakrene žice, ki jih podpirajo, izumirajo, vendar podjetja in vlade še vedno vztrajajo pri pošiljanju faksov, morda veliko manj faksov dejansko tiska na tradicionalnih telefaksih. V tem primeru vsi preprosto pošiljamo zapletena e-poštna sporočila, prikrita kot fakse. Drugič, razmisliti moramo, ali so tudi druge pisarne prehodile pot brez faksa. Menimo, da je naša pisarna tehnološko povprečna; če je naš IT oddelek oddal faks kot komunikacijsko sredstvo, potem zagotovo tudi drugi.

Faksov za vedno?

Faks, kot smo ga spoznali, obstaja že pol stoletja, a sonce zagotovo zahaja. Ker pa jih nekatera podjetja in vlade še vedno zahtevajo, bomo za zdaj te spletne storitve faksa še naprej testirali. V komentarjih nam sporočite, ali obstajajo še kakšni vidiki storitev faksa, ki so pomembni za vas ali vaše podjetje.