Od nereda do papirja v 5 korakih

Če sanjate dan, ko boste vrgli svoje zvezke, vizitke in druge ostanke papirja in resnično postali brezpapirna oseba, zakaj ne bi začeli danes? Z nekaj nasveti in pravimi orodji lahko zdaj začnete biti brezpapirni. Najprej upoštevajte, da je brezpapirno delo podobno izgubi teže: težje je, kot se sliši. Potrebna je predanost. Izbira življenjskega sloga je več kot projekt. In nihče ne pričakuje, da boste popolni.

Če greste brez papirja, morate imeti tudi namen in cilj. Tako kot hujšanje, če je vaš cilj "biti brezpapirni", je tako nejasen kot "shujšati". Koliko teže poskušate izgubiti? Kje v življenju poskušate biti brez papirja? In kar je še pomembneje, kakšen je končni cilj?

Nekateri skupni cilji so:

• Manj nereda
• Postanite bolj učinkoviti ali organizirani
• Opravite iskanje dokumentov in zapiskov
• Vodite boljše evidence o svojem življenju in delu

Nekatera od teh vprašanj se morda slišijo nepomembno, a dolgoročno so motivirajoča. Pomagajo vam ustvariti resnične cilje, ki jih lahko obiščete vsakič, ko začnete odpravljati smer.

1. korak: Naprej, ne nazaj

Ko ste pripravljeni iti brez papirja, začnite tako, da greste naprej, ne nazaj.

Mislim na to, da si brez papirja v vsem, kar počneš zdaj , kar pomeni tudi ignoriranje vsega tistega starega papirja, na primer gomile računov, za katere si upaš, da bodo nekega dne zdrobili, in starih zvezkov z včerajšnjimi zapiski. Vem, da je skušnjava digitalizirati vse te datoteke, vendar prvi korak ni pravi.

Vaš stari papir ne gre nikamor. Vsi ti stari dokumenti bodo bolečine v vratu, da bodo digitalizirani, tudi z najboljšimi orodji, zato jih ne začnite takoj, ko začnete.

Namesto tega pomislite, da bi bili od tukaj naprej brezpapirni. To pomeni, da ukrepate kot:

• Uporaba digitalnega koledarja za nove in prihajajoče sestanke
• Zapisovanje v aplikaciji za zapisovanje (nekaj predlogov se prikaže spodaj)
• Postavitev seznama opravil v opravilo ali v aplikacijo za beležke.

Tudi če naredite te tri preproste stvari, bi lahko trajalo več časa, kot se zavedate.

2. korak: Izberite nekaj aplikacij in programske opreme ter se jih držite

Obstaja veliko odličnih aplikacij za beleženje in upravljanje opravil. Nekateri, ki jih priporočam, so: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk in Wunderlist. Možnosti je veliko!

Izberite tudi program za sinhronizacijo datotek, če ga še nimate. Morda je ne boste začeli uporabljati takoj, ampak jo namestite in na splošno postanete udobni, kako deluje. Nekaj ​​mojih najljubših so Google Drive, Dropbox, Box in SugarSync.

3. korak: Zavežite se!

Ne zapravljajte preveč časa, da bi se odločili, katera aplikacija ali aplikacije so popolnoma najboljše. Poiščite enega ali dva, ki počneta tisto, kar potrebujete, in delata s platformami, ki jih imate, in začnite jih uporabljati. Ne glede na orodje, ki ga izberete, se nekaj tednov posvetite temu.

Ne želite, da preizkusite ducat aplikacij, ker se bodo vaše datoteke in beležke na koncu razširile povsod. Potrebujete eno ali dve centralizirani lokaciji, kjer veste, da lahko vse svoje stvari najdete, ne da bi o tem razmišljali. Vem, kje najti digitalni ekvivalent vaših papirjev

4. korak: Razvijte delovne tokove

Naslednji korak je razviti nekaj delovnih procesov. To je bolj kognitivna plat tega, da gre brez papirja. Zamislite si to kot podobno razvijanju navad in rutin izgubljanja kilogramov: načrtujte obroke za teden, vnaprej se odločite, kdaj se boste odpravili v telovadnico ali vadite, začnite snemati vaje in podobno. Če gre brez papirja, se lahko vaši delovni procesi začnejo z majhnimi dejanji, kot je zagon aplikacije za zapisovanje, preden se sestanek začne. Druga stvar je, da zjutraj najprej pregledate svoje naloge v aplikaciji za opravila.

Ti majhni koraki, ki začnejo vaše delovne procese, bi morali postati navade. Všeč mi je tista o pregledovanju vašega seznama opravkov ali koledarskih sestankov najprej zjutraj, ker mnogi že imajo jutranjo navado (skodelica kave, branje med potovanjem) in lahko svojo novo navado nataknete na obstoječo. Z drugimi besedami, ko srkate to kavo, se boste spomnili, da je čas, da si ogledate koledar za dan.

Kakšni so vaši delovni procesi zelo odvisni od tega, kakšni so vaši cilji za brezpapirno delovanje. Vaš delovni potek je morda celo zgolj preprosto pravilo, na primer "Ko bom prejel novo vizitko, jo bom takoj posnel s pametnim telefonom in jo naložil v svojo aplikacijo za zapisovanje."

5. korak: reševanje zaostanka

Po nekaj tednih ali mesecih, ko boste zadovoljni s svojimi novimi navadami in delovnimi procesi ter ste predani svojim novim aplikacijam, lahko končno razmišljate, kako narediti projekt skeniranja vsega starega papirja v svojem življenju.

Ne poskušajte narediti tega koraka, dokler ne postanete resnično trdni z vsakodnevno rutino, da ste brez papirja.

Življenje brez papirja

Ne pozabite, da je brezpapirna sprememba življenjskega sloga. Tako kot dieta, jo morate jemati vsak dan in si odpustiti, ko zdrsnete, a se hitro vrnite na sled.

Dodatni viri

• Nasveti za delo brez papirja
• Izberite pravi optični bralnik za brezpapirno delovanje
• Upravljanje digitalnih družinskih dokumentov
• Sprejemanje brezpapirnih opomb
• Ustvarjanje boljših seznamov opravkov
• Nasveti za uporabo Evernote