Video: The Great Gildersleeve: The Pot Roast / Gildy Rebuffed by Eve / Royal Visit (November 2024)
Če upravljate običajno majhno pisarno za srednje velika podjetja (SMB), je pomembno, da začnete leto na pravi nogi. MSP se morajo hitro pomakniti, da se odzovejo na nove priložnosti, ko se pojavijo, in za uspeh je ključnega pomena pisarniški temelj, na katerem lahko opravljajo to delo. Na srečo lahko zagotovite, da je vaše podjetje v vrhunski formi, dokaj hitro. Res je, to je kornekopija revizij; bodi samo hvaležen, da nobeden od njih ni iz IRS. Sledite spodnjemu šesttočkovnemu seznamu in vaša pisarna bo pripravljena sprejeti vse izzive, ki jih bo 2016 prineslo.
1. Pripravite se na davčno sezono
V poslovnem svetu se praktično vedno pripravljate na tak ali drugačen način plačevati davke. Toda začetek leta (če sovpada s finančnim letom vašega podjetja) je še posebej pomemben. Začnite tako, da sedite s svojo finančno glavo, da naredite obsežno revijo lanskih knjig.
Seveda se lahko zgodi, da boste v istem stavku uporabili besedo "revizija" in "finance", vendar jo prebolite: ne govorimo o umeščanju presežnih agentov IRS. To je revizija, namenjena vam, vašemu vodstvu in vsem sedanjim ali potencialnim vlagateljem, da vaše finance - in s tem širitev vaše organizacije - poslujejo tako, kot bi morale biti. Preverjate številke v preteklem letu, ocenjujete poslovne in finančne postopke in primerjate, kaj se je v resnici zgodilo tako s tistim, za kar ste pričakovali, kot tudi s tistim, o čemer ste poročali. Revizijo lahko izvedete pri vodenju notranjega računovodstva ali zunanjem podjetju ali CPA. Lahko celo ustvarite majhno delovno skupino, da delo opravljate kot skupina. Kaj iščete vključuje:
Ves dohodek, pridobljen v preteklem letu in iz katerega vira,
Vsi izdatki, opravljeni v preteklem letu, z uporabo plačilnih sredstev, katerim prejemnikom plačil in katerim namenom; posebno pozornost namenite izdatkom za pisarno, tehnologijo, storitve tretjih oseb in za poslovno infrastrukturo,
Pregledi bančnih izpiskov,
IRS in državni / občinski davek (če obstaja) vložitev pregledov,
Preverite, ali se upoštevajo ustrezni računovodski postopki; če ne, razumejte, zakaj je to lahko posledica posebnega poslovnega procesa, ki ga bo morda treba pregledati, in
Rezultate revizije postavite v natančno poročilo (to je orodje, ki ga želite dejansko uporabiti med letom, zato naj bo kratko, organizirano in dragoceno - ne tako obsežno, da ne najdete ničesar).
Ob ustrezni reviziji ta revizija ne bi smela trajati več kot en teden, njeno poročilo pa je temeljno orodje, na podlagi katerega lahko uporabimo vse - od načrtov nakupa do prodajnih ciljev.
2. Revizija strojne opreme
Z vidika upravitelja pisarne je vedenje, kje je denar, le prvi korak. Zdaj morate vedeti, kje je vse ostalo. Začnite s tehnološko strojno opremo. To se morda sliši očitno, vendar hitro postaja nevarno območje za veliko malih in srednje velikih podjetij - zlasti tistih, ki se bolj nagibajo k srednjim kot majhnim. To je zaradi fraze Prinesi svojo napravo (BYOD). Toliko strokovnjakov za IT sovraži in toliko uporabnikov zaposluje, da uporabljajo karkoli strojne opreme, do katere pridejo v roke - iz katerega koli vira in so pogosto plačani na čudne ali zlobne načine. Vsaj vnesite te podatke v organizirano preglednico, na katero se lahko sklicujete vse leto in naslednje leto. Še bolje je, da podatke shranite v namensko aplikacijo za upravljanje namizja, kot je Microsoft System Center Configuration Manager ali MMSoft Pulseway.
Začnite z revizijskim poročilom iz 1. koraka, saj naj bi to zagotovilo uradni seznam nakupov vaše strojne opreme. Nato spremljajte, katere naprave se dejansko uporabljajo (zagotovo boste našli nekaj presenečenj). Nekateri zaposleni bodo uporabljali osebne naprave, za katere so plačali za opravljanje dela, drugi pa bodo uporabljali potrošniške naprave tako za delovna kot za osebna opravila, za katera je podjetje plačalo. Ugotovite, kdo ima kaj, ali se uporablja pravilno, in to se vam bo pomagalo odločiti, ali je morda boljši način plačila za to.
Ko se prebijete po tej novi tehnologiji, ne pozabite opraviti tradicionalne revizije strojne opreme za iskanje osebnih računalnikov, strežnikov, tiskalnikov in druge pisarniške strojne opreme, ki se bliža koncu življenjske dobe ali koncu oz. najem, da boste vedeli, kaj bo treba letos in kdaj osvežiti. Sodelujte s predstavniki za prodajo strojne opreme in svojim računovodskim oddelkom, da razvijete načrt za upokojitev te starejše strojne opreme in jo nadomestite z novimi enotami.
3. Revizija programske opreme
Revizije programske opreme imajo enak osnovni cilj kot revizija strojne opreme: Ugotovite, kaj ste namestili, kje je bila nameščena, kako je bilo plačano (kar pomeni, kateri proračun je bil dodeljen) in katere licence ali naročnine prihajajo na obnovo. Ne pozabite označiti tistih v koledarju.
Tako kot revizija strojne opreme je tudi sodobni čas revizijo programske opreme nekoliko zakompliciral. Podobno kot zaposleni, ki za delo uporabljajo osebne naprave, tudi mnogi uporabljajo lastne storitve v oblaku. To se lahko zgodi, ker se en uporabnik odloči, da se bo prijavil za določeno storitev, ali celo celotna ekipa razporedi storitev v oblaku tik med seboj.
Pogosto se te storitve plačujejo s ponavljajočimi se stroški, dodeljenimi osebnim ali podjetniškim kreditnim karticam, računovodstvo pa lahko težko ugotovi, kaj se kupuje. To lahko prinese računovodske napake, vendar so te manjše v primerjavi s potencialnimi težavami z IT, ko te storitve v oblaku od uporabnikov zahtevajo prenos programske opreme (ki je IT ne le preizkusil, ampak jih je v celoti zaobšel). Izkoristite takšno programsko opremo, se prepričajte, da je plačana pravilno, nato pa se odločite, ali jo boste obdržali ali zamenjali z učinkovitejšo rešitev.
Na bolj tradicionalni predlogi uporabite revizijo programske opreme, da posvetite posebno pozornost varnostni programski opremi - antivirus, virtualno zasebno omrežje (VPN) in šifriranje so trije primeri. To so gradniki rešitev, ki lahko ustavijo postopek na svojih posnetkih, če njihove licence zdrsnejo, zato se prepričajte, kdaj morate obnoviti licence in naročnine in katere uporabniki jih bodo potrebovali.
Približno čas revizije programske opreme je dobra ideja, da preučite varnostno kopijo in postopke za varnost podatkov. To ponavadi vključuje tako strojno kot programsko opremo, vendar je to zahteva za večino programskih procesov, zato ga ne dajte kratkemu. Naredite preizkusne načrte za varnostno kopiranje in obnovo po nesrečah (DR) in se prepričajte, da še vedno delujejo, preglejte varnostno kopijo podatkov lokalno in v oblaku, da se prepričajte, da niso poškodovani, in poglejte, kaj ste plačali za te rešitve v preteklem letu preverite, ali lahko naredite bolje.
4. Omrežna revizija
Za pomoč pri tem boste potrebovali vodnik za IT. Revizija omrežja vam omogoča:
Vedite, katero omrežno infrastrukturo trenutno uporabljate (fizično in v oblaku),
Usmerite to infrastrukturo glede na poslovne procese, ki se izvajajo na njej, da preverite zmogljivosti, in
Ocenite ne samo tisto, kar plačujete, temveč tudi, ali dobite tisto, za kar ste plačali; to je še posebej pomembno za vse ponudnike interneta in mobilnih omrežij.
Analizirajte svojo internetno povezavo, ne samo s pisarno, ampak tudi z zunanjimi spletnimi strežniki, oblačnimi storitvami ali telekomunikacijskimi napravami in oddaljenimi mesti. Ste dobili predstavo, za katero ste plačali? Če vaš notranji oddelek za IT ne ve, kako preveriti te informacije, se posvetujte s tretjim svetovalcem za omrežje. Končno se prepričajte, da IT posodablja vaše pisarniške usmerjevalnike, stikala in drugo strojno opremo, tako da imajo najnovejšo strojno programsko opremo - in se prepričajte, da je vse preizkušeno z vašim trenutnim naborom poslovno pomembnih aplikacij, preden jih vse uvedete. Če imate oddaljena mesta ali telekomunikacijske povezave, ki se povezujejo od doma, poskrbite, da bo njihova strojna oprema za omrežje utripala in varna.
5. Sprehodite se po pisarni
To se lahko sliši, vendar je resen korak. Vsega, kar morate vedeti o svojem podjetju, ne morete izvedeti s preglednico ali nadzorno nadzorno ploščo. Vstani in se odpravi na ogled. Z zaposlenimi se pogovarjajte o tem, kako opravljajo svoje delo, zlasti o vodenju ekipe in procesov. Razumevanje, kako se delo konča, je ključno ne le za uporabo pravega orodja za pravo delo, temveč pogosto za odkrivanje novih priložnosti za prihranke ali prihodke.
Na bolj lahki strani ocenite, kako izgleda vaša pisarna in deluje na fizični ravni. Bodi pozoren na:
Pisarniško pohištvo,
Potrebščine za sobo in kuhinjske aparate,
Bele plošče, zasloni, telefoni in
Skupne pisarniške naprave - drobilniki, tiskalniki, telefaksi.
Poskrbite, da bodo te stvari potrebne, v dobrem delujočem stanju in na zalogi s potrebščinami, ki jih potrebujejo za delovanje (npr. Toner, papir itd.).
6. Analizirajte svoje poslovne in tržne načrte
Šli ste z glavo navzdol. Zdaj je čas, da dvignete glavo in si ogledate širšo sliko organizacije in to se vedno začne pri vašem poslovnem načrtu. Sedite s svojim vodstvenim osebjem in podrobno preučite svoj načrt. Ste tam, kjer bi morali biti (kar pomeni, kje v vašem načrtu piše, da bi bili)? Je način vašega poslovanja še vedno najučinkovitejši? Zastavite to vprašanje ne glede na to, ali podjetje posluje optimalno ali ne; vedno lahko obstaja boljši način. Izpišite svoje poslovne procese, se posvetujte s ključnimi zaposlenimi o teh procesih, jih načrtujte po korakih in jih nato podrobno preučite. Ali obstajajo učinkovitejša orodja, programska oprema ali storitve, ki jih lahko uporabljate za bolj konkurenčno? Ali pravi ljudje opravljajo ta dela? Ali so procesi učinkoviti ali odvečni? Cilj tukaj ni odpuščanje ljudi ali mikro upravljanje; To je popolno razumevanje, kako posluje vaše podjetje, juha do oreškov.
Pojdi z lanskim trženjskim načrtom s podobnim očesom. Preverite rezultate in vprašajte, ali ste res tam, kjer bi morali biti, ko rezultate primerjate s stroški. Kje ste šibki in kako se lahko izboljšate? Bodite posebno pozorni na:
Tržna raziskava,
Promocija in oglaševanje,
Dogodki in
Odnosi s tiskom.
Kot del te vaje ne pozabite analizirati svojega spletnega in spletnega profila družabnih omrežij. Ali dosegajo prave stranke? So na tekočem? Ali so bili posodobljeni opisi izdelkov ali storitev, cene in celo imena izvajalcev? Previdno preverite te podrobnosti, ker nič ne izklopi spletnih strank hitreje kot iskanje spletnih strani, za katere menijo, da jih ne vzdržujemo.
Seveda, lažje je napisati teh šest korakov, kot jih narediti. Govorimo o precejšnji količini dela, brez vprašanja. Ampak, če se priskočite na pomoč in poiščete prave ljudi, da vam pomagajo, bo vse to mogoče doseči v nekaj tednih. In ta dva tedna lahko plačate pomembne dividende za proces, stroške in celo dobiček za vaše podjetje za preostalo leto.
