5 Predmeti, ki jih je treba upoštevati pri izbiri programske opreme za sledenje času

Če vaše podjetje išče rešitev za sledenje časa, ki mu bo pomagala bolje spremljati, koliko časa zaposleni porabijo za določene naloge, boste z veseljem slišali, da obstaja več deset rešitev, ki vam lahko pomagajo. Ker je na voljo toliko storitev, je iskanje pravega orodja lahko zastrašujoče. Dejavniki, kot so funkcionalnost vodenja projektov (PM), nadzor zaposlenih, prilagajanje in, seveda, cena so dejavniki, ki preiskujejo enako in intenzivno preiskavo.

, bomo razčlenili najpomembnejše stvari, ki jih morate upoštevati pri izbiri programske opreme za sledenje času. Vsak dejavnik bomo podrobno razložili in povedali vam bomo, na kaj morate iskati, da se pravilno odločite. Srečen lov!

1 1. PM proti Pure Play

Programska oprema za sledenje časa ima dva različna okusa. Lahko kupite orodja, ki so majhni deli splošnih PM paketov, ali pa kupite programsko opremo, ki ne pomeni več kot registracijo, sledenje in pomoč pri izplačilu opravljenega časa. Orodja PM so idealna za podjetja za profesionalne storitve, ki želijo narediti stvari, kot so delitev datotek v oblaku, prenos nalog za upravljanje nalog, analiza projektov, poročanje o stroških, predvidevanje proračuna, izdajanje računov, plačevanje, sledenje plačljivih ur in načrtovanje prihodnjih kadrovskih potreb. Srednja velika podjetja običajno uporabljajo ta orodja bolj kot mala podjetja in neodvisni izvajalci. V tej kategoriji boste našli orodja, kot so projekti Mavenlink, Wrike in Zoho, ki predstavljajo najboljše na trgu za PM in imajo vgrajeno sledenje kakovosti.

Za samostojne podjetnike in podjetja, ki so bolj odločena spremljati, kdo je delal in kdaj, obstaja še ena kategorija programske opreme za sledenje časa, ki je verjetno bolj smiselna. V tem razredu boste našli programsko opremo, kot sta Hubstaff in naše urejevalno orodje TSheets. Ta orodja naredijo malo več kot vam omogočajo dodajanje in sledenje časa, urejanje že zabeleženega časa, poročanje o opravljenem času in nadziranje osebja delavcev. Obe orodji opravljata te naloge izjemno dobro. Na žalost čisti instrumenti za sledenje predvajanja ne bodo dobili funkcije PM, ki jo boste našli v slednji kategoriji. To pomeni, da bodo večje družbe, ki zahtevajo PM orodja, morale imeti orodje drugih proizvajalcev, če se bodo odločile za čisto igro.



2 2. Cena in načrti

Čiste rešitve za sledenje predvajanja časa so cenejše od rešitev za sledenje času, vezanih na PM pakete. TSheets začne s prostim načrtom, usmerjenim na enega uporabnika. Ta načrt je idealen za svobodnjake, ki si morajo med delom na projektih slediti čas. TSheets ima tudi načrt za do 99 uporabnikov, ki stane 4 USD na uporabnika na mesec, z osnovno pristojbino 16 USD na mesec. Hubstaff začne z osnovnim načrtom za 5 $ na mesec, ki vam omogoča dostop do preprostih orodij za sledenje časa, upravitelja plačilnega razporeda zaposlenih, podpore 24/7 in uporabniških nastavitev, ki jih lahko upravljate na podlagi zaposlenega na zaposlenega. Hubstaff ponuja tudi premijski načrt za mesec na mesec za uporabnika, ki vključuje vse, kar boste našli v osnovnem načrtu, vendar boste dobili tudi dostop do vmesnika za programiranje aplikacij (API) Hubstaffa in osnovno orodje za načrtovanje.

Ker dobivate iz orodij, osredotočenih na PM, toliko več funkcionalnosti, ne bo presenetljivo, da boste plačali več. Najcenejši načrt Mavenlink, ki vključuje sledenje časa, stane 39 dolarjev na uporabnika na mesec. Zohov najcenejši načrt sledenja časa stane 25 dolarjev na mesec za neomejeno število uporabnikov, vendar le 20 projektov. Wrikeov najcenejši načrt za sledenje časa stane 24, 80 USD na uporabnika na mesec.



3 3. Spremljanje zaposlenih

Nekatere rešitve presegajo in presegajo, da zaposleni delajo tam in takrat, ko pravijo, da so. Nekatera orodja, na primer Hubstaff, snemajo posnetke zaslona, ​​medtem ko so zaposleni na uri, nato pa te posnetke zaslona pošljejo upraviteljem, preden bodo zaposleni lahko zaslužili, da so opravili premik. Ta orodja lahko med premikami beležijo tudi beležko aktivnosti tipkovnice in miške. Večina orodij, ki smo jih preizkusili, vam omogoča spremljanje gibanja zaposlenih prek sledenja GPS, ko uporabljajo mobilne aplikacije orodja, nekatera pa od uporabnikov zahtevajo, da ob prihodu ali odhodu z mesta posnamejo selfije.

Če potrebujete to raven (grozljivega) nadzora, bo vaše polje ozko. To orodje za sledenje ne bo vedno ponujeno kot vgrajena funkcija in orodja, ki temeljijo na PM, te funkcije sploh ne ponujajo. Ne pozabite vprašati vsakega prodajalca, če vam ta ponudi, preden začnete preizkušati izdelke.



4 4. Polja po meri

Večina orodij v celoti temelji na sledenju časa. Vendar pa nekatera orodja omogočajo, da upoštevate dodatne nabore podatkov za podjetja in posameznike, ki so morda bolj osredotočeni na proizvodnjo in ne na trajanje. To je še posebej koristno pri gradbenih, prevoznih in proizvodnih storitvah, ki so nagnjene k merjenju glede na izdelane strukture, prevožene razdalje in izdelke, izdelane v delovnih urah. Na primer, TSheets vam omogoča, da sestavite šest popolnoma prilagodljivih polj, ki jih lahko dodate kot poziv za vsak izklop. Če vodite gradbeno podjetje, lahko takoj vprašate: "Je bil incident? Da ali ne." Če se delavci ne odzovejo, potem ne bodo mogli izstopiti. Lahko pa vprašate tovornjakarje, koliko kilometrov so le prevozili. Ta polja bodo nato povlečena v poročila, da si boste podrobneje ogledali, kako poteka delo, kako delujoče so ekipe in katere koli druge ustrezne podatke na delovnem mestu, ki jih boste morda potrebovali za ustvarjanje popolne slike delovnega dne ali premika.

Čeprav vam Wrike ne omogoča enakega naprednega sledenja kot TSheets, boste na začetku in na koncu izmene še vedno lahko zbirali pomembne podatke zaposlenih. Wrike vam omogoča, da v podokno opravil dodate polja po meri, tako da boste ob pregledu poročil lahko videli stvari, kot so "plačljivost", nezgode na delovnem mestu, kilometrina itd. Na žalost se bodo ti elementi prikazali v vašem splošen pogled na nalogo na konzoli PM, vendar podatki ne bodo prikazani v vaših poročilih o vnosu.

Če je vaše podjetje bolj naklonjeno merjenju proizvodnje kot delovnih ur, bi morda rešitev za vas s poljubnimi polji po meri. Ne pozabite vprašati svojega prodajalca, katero prilagoditev ponujajo in kako te prilagoditve vključijo v poročila.



5 5. Integracije in razširitve

Največja korist Zoho projektov je dostop do programskega ekosistema podjetja Zoho, ki vključuje upravljanje odnosov s strankami (CRM), trženje elektronske pošte in programsko opremo ter orodja za upravljanje s človeškimi viri. Te izdelke lahko enostavno spremenite v celovito rešitev, ki poda podatke iz enega v drugega brez ročnega posredovanja. To je super za obdelavo plačil, projektno osebje, izdajanje računov in skoraj vse drugo, kar združuje čas dela s podatki, ki so prikazani v drugi programski opremi.

Ne pozabite vprašati prodajalcev, če se integrirajo z orodji drugih proizvajalcev. Če sta vam dva prodajalca všeč enako, vendar eden ponuja več teh organskih integracij kot drugi, potem pojdite s prvim. Upoštevajte: večina rešitev za sledenje časa ponuja odprt vmesnik za programiranje aplikacij (API), kar pomeni, da lahko vaša interna razvojna ekipa gradi integracije z drugimi odprtimi orodji API. Če pa vodite majhno podjetje ali če nimate lastne tehnične usposobljenosti, boste te integracije verjetno potrebovali, da jih organski dostavite prek prodajalca.